Как понять, что удалённая команда реально работает — без таймеров и слежки?

Мария, Коллеги, всем доброго времени суток!
Мария, поделюсь реальным кейсом, который ещё в 2014 году научил меня взвешенно подходить к реальному вкладу и труду сотрудников.
Сначала про управлении проектами. Вся система управления проектами строится на золотом треугольнике с абсолютно равными углами: К (качество); Р (ресурсы); С (сроки).
Отсюда возникает формула: К=Р+С. Сокращаете Сроки - увеличьте ресурсы. Сокращаете Ресурсы - увеличьте сроки. Всё, чтобы не потерять в качестве!
НО! Это вечное - НО!
Не все сотрудники одинаково выполняют свои обязанности. Даже, чтобы приготовить салат Оливье, для того, чтобы нарезать все ингредиенты кому-то потребуется 5 минут, а кому-то 25 минут и 2 обрезанных пальца!
(вообще, более практично все лайфхаки собраны здесь: https://www.litres.ru/book/pavel-bormotov-22835938/kak-stat-effektivnym-rukovoditelem-56309075/ )
Так вот! 14-15 марта 2014 года.
Пример.
На семинаре по управлению проектами в Женеве присутствует 14 участников из разных стран. Перед началом семинара, прошу участников нарисовать сетевой график уборки стандартной трёхкомнатной квартиры общей площадью 101 кв.м. с помощью пылесоса. Через 8 минут графики готовы. У кого-то получилось 2, у кого-то 4 часа, кому-то потребовалось 30 минут. И тут один швед озвучивает, что ему требуется 45 часов. Все в шоке и удивлении. Прошу его выйти к флип-чарту и нарисовать свой график на листе. Начинается цепочка действий и отклонений:
- 45 минут найти пылесос (ну, да! В такой огромной квартире он явно затерялся);
- 35 минут сходить в магазин (зачем спрашивается? Ну, конечно же, за пивом. Ведь вечером футбол и его обязательно надо посмотреть);
- далее по программе посмотреть футбол, выпить пиво, лечь спать, утром проснуться, умыться, позавтракать, вспомнить о том, что нашёл пылесос, достать мусорный мешок из пылесоса, вместе с пустыми бутылками вынести на мусорку, встретится с друзьями, сходить ещё попить пива с ними, вернуться, найти (если нет – заказать или сходить купить новый мусорный мешок для пылесоса), прочитать инструкцию пользования пылесосом, вставить новый мешок в пылесос, опять отдохнуть ночь и уже наконец-то приступить к уборке квартиры с помощью пылесоса.
Конечно, этим он всем нам поднял настроение. Он получил приз за самый неординарный подход к решению бытовых задач.
При этом он показал «сермяжную правду жизни». Когда мы расставляем компетенции, нам очень важно учитывать и человеческий фактор. Например, по оценке международного агентства «Гэлапа» 76% проектов терпят неудачу не из-за сроков или ресурсов, но из-за людей.
Как мы выходим из данной ситуации в режиме реального времени сейчас!
Мы живём в век информационный. Мануфактурный век давно себя изжил. Информация правит миром. Поэтому! С учётом требуемых компетенций персонала и оценкой их развитости у каждого сотрудника, прописываются и детализируются бизнес-процессы.
Подробно здесь: https://hrtime.ru/material/sekrety-i-layfkhaki-operatsionnoy-effektivnosti-blok-3-gibkost-162207/
Эти бизнес-процессы мы закладываем в Битрикс24, настраивая параметры исполнительской дисциплины по срокам реализации задач разных направлений.
Если ты 7 пядей во лбу - решай их за 4 часа. Если нет, то хоть 12 часов работай, главное развивай себя и выполняй.
Всем добра!

Коллеги, приветствую!

Работал с распределенными командами в формате SCRUM. Считаю этот инструмент одним из лучших для проектных команд. Из плюсов:
1. Вы всегда на виртуальной доске видите объем работы и движение задач от "Надо сделать" до "Готово"
2. Ежедневные короткие планерки (daily scrum) дисциплинируют и позволяют отслеживать прогресс в режиме реального времени
3. На daily сразу видно, кто командный игрок, а кто индивидуалист
4. Работа короткими спринтами дает команде ощущение ритмичности и быстрые результаты
5. Завершающие мероприятия спринта помогают команде скорректировать свои действия и отрефлексировать. что было хорошо в работе, а что не очень

Про минусы не буду, они тоже есть, но, если все настроено как надо, то и работает отлично

Мария, добрый день!
Мы перестали считать часы и начали смотреть на результат.
Что для нас реально работает на удалёнке:
Есть движение по задачам. Не «я занят», а понятно, что уже сделано и что будет дальше.
Нормальная коммуникация. Человек задаёт вопросы, предупреждает о рисках, не пропадает.

Соблюдаются договорённости. Если дедлайны постоянно плывут — это тревожный сигнал, даже при красивых отчётах.
Красные флаги: размытые формулировки, авралы в последний день, тишина с внезапными «ой, не успел».
По инструментам — ничего сложного: Trello / Jira + короткий недельный чек-ин. Ежедневные отчёты пробовали — не зашли, много шума, мало смысла.
Доверие работает только там, где есть ясные ожидания. Когда люди понимают, что именно считается хорошим результатом, контроль почти не нужен.

Добрый день!
Эффективно настроенная система KPI и OKR действительно позволяет управлять производительностью сотрудников независимо от их локации, фокусируясь на результатах, а не на присутствии в офисе. Это особенно актуально для удаленной и гибридной работы, где традиционный контроль заменяется прозрачными метриками.
И, конечно же, работа с вовлеченностью. Статистика доказывает - удовлетворенные, вовлеченные, вдохновленные сотрудники работают больше и эффективнее даже на удаленке.

"Ищу живые примеры: как вы нашли свой баланс между доверием и контролем?"

Мой кейс: после корпорации пришла в роли COO в "компактную" digital-компанию, где работали те самые "творческие" сотрудники.

Что помогло:
- сначала выстроила доверие: проводила 1to1 с лидерами направлений, а они - со своими сотрудниками; разработала стратегию с участием CEO-1 и донесла ее до всех сотрудников (через ценности и ясные цели);
- затем внедрила инструменты: взамен текстовым регламентам (которые никто не читает и поддерживать дорого) внедрила инфографику со всеми бизнес-процессами; внедрила современные тасктреккер (ClickUp) и месенджер (Slack), которые легко интегрируются с др. ПО, к которому привыкли сотрудники.
Т.е. успех был в том, что я не навязывала скучные регламенты и IT-системы, не ломала ценности "творческих" сотрудников, а нашла инструменты, которые были удобны и понятны им.

Добрый день! Я просто уже сама 9 лет на удаленке и персонал тоже. Для меня это давно не является проблемой. Все работает как часы.
1. Обязательно договор о дистанционной работе -если работают по ТК РФ. если работают по ГПД, то тем более.
2. Четкий регламент работы по шагам 1-2-3
3. Должен быть руководитель (старший) ответственный за показатели удавленников
4. Отчеты понятные и прозрачные каждый ДЕНЬ (в строго отведённое время) по ключевым показателям, как от работника, так и от руководителя (старшего). Все отчеты в режиме он-лайн.
5. По мимо цифровых показателей, также должно быть от руководителя (старшего): запланировано, что сделано, что не сделано, почему, каике меры приняты, результат.
6. Если работа подразумевает постоянное присутствие у компьютера в течение рабочего дня, это легко отслеживается, при переписке в мессенджере.
Если работа связана с работай телефонией или перепиской, можно отследить по скорости обработки.
7. Если у вас три и более работника, надо вводить отдел ОКК (отдел контроля качества). Правильно настроенный ОКК, помогает зарабатывать деньги и не является баластом в компании.
Вы говорите -отчеты пустая трата времени. Значит их у вас или не заполняли, или заполняли для галочки, или не те показатели оценивались.
Если нужна помощь в вопросе навести порядок с дистантом, обращайтесь, с удовольствием помогу.

Мария, доброго дня!

Для меня удаленная работа начинает быть управляемой в тот момент, когда фокус смещается с занятости на результат. Не часы, не статус онлайн, не скорость ответов в чате, а понятный итог в срок и в нужном качестве. Хороший маркер что человек работает это предсказуемость. Он берет задачу, задает вопросы на старте, фиксирует промежуточные точки и приносит результат без напоминаний. Если результат есть и он стабилен, контроль времени просто теряет смысл.

Красные флаги тоже довольно простые. Размытые формулировки, вечные уточнения в последний момент, переносы дедлайнов без внятных причин, исчезающие договоренности. Когда человек много говорит о процессе, но сложно показать конкретный прогресс, это почти всегда сигнал проблемы. Из инструментов лучше всего работают визуальные доски задач и короткие регулярные чек инс без отчетов ради отчетов. А главное договоренности на берегу. Что считается результатом, в какие сроки и как мы понимаем что все идет не туда. Без этого никакая удаленка не спасет ни доверие, ни бизнес.

Коллеги, Добрый день!
"Красные флаги" - человек не выходит на связь 1 раз, 2-й и 3-й, хотя и перезванивает через некоторое время. Кейс бьл такой, что Бизнес-Ассистент снизила эффективность и пришлось начать поиск Бизнес- Ассистента для Владелицы крупного Бренда на WB.
Понять уровень вовлеченности и эффективности нельзя без четко оцифрованных Бизнес-процессов, если Бизнес перерос величину Микро - . Поэтому важно понимать КТО и ЗА ЧТО отвечает, КОМУ передает результат своей работы и в КАКОМ виде. А где мы это ведем в Google -таблицах, Trello, Битрикс - не столь важно.
Важно чтобы система была Единая, а не несколько. Когда несколько систем -трекеров - тогда и Времени много затрачивается, а Время сотрудника - это деньги Компании и размытость образуется, то есть непонятно кто и за что отвечает.
Спасибо за тему дискуссии!

Опишу свой опыт участия в удаленной команде по разработке обучающих корпоративных онлайн-курсов в качестве методиста.
В этой удаленной команде вся работа велась через координаторов проектов. Это были связующие звенья между руководителями проектов и участниками проектов. Т.е. управление содержательной частью работы было в руках руководителей проектов, а вся организационная часть - на координаторах.
Координаторы передавали задачи членам команды, назначали согласованные дедлайны, получали выполненные задания от исполнителей и передавали дальше. Именно они участвовали в ежедневных митапах с руководством и с руководителями проектов. Рядовые участники команд могли вообще не встречаться ни с руководством, ни с руководителями проектов.
Вся работа велась в Гугл Документах, Гугл Таблицах. Коммуникации - в Телеграм. Отчетность была ежемесячной в Google Sheets. Были вбиты формулы, которые рассчитывали нагрузку по проектам в часах. Начался переход в Битрикс, но тогда я уже прекратила сотрудничество с этим заказчиком.
Координаторы же оценивали и вовлеченность участников проектов, и качество работы (первоначально), отвечали на вопросы, собирали предложения. Соблюдался ли баланс доверия и контроля? Наверное, да. Координаторы не воспринимались как руководители (и точно не были ими), считались своими, на доверии, но контроль с их стороны был достаточный для соблюдения сроков и качества работы.
По опыту в бизнесе могу сказать, что подобная прослойка между руководством и коллективом может быть очень успешным элементом системы. И опыт работы координаторов в удаленной команде это подтвердил.

Мария, день добрый.
По личному опыту и тому, что слышу от руководителей, с которыми обсуждаем подобные вопросы.

Напишу про поведенческие маркеры, в конечном итоге чем бы вы не пользовались - Яндекс Трекером, Трелло или ставили задачи в CRM системе - вопрос эффективности это прежде всего содержание общения.

1. Выполнение договоренностей - сделал вовремя и не формально, если не успевает - предупредил не меньше чем за 2-3 дня (по длинным задачам) и за 24 часа по коротким
2. Активная позиция исполнителя - инициирует встречи, запрашивает информацию, задает вопросы не типа "где взять" и "какая форма отчета", а смысловые вопросы и проблемы, по содержанию которых человек двигается по задаче. Худший вариант - нет вопросов, нет промежуточных форм и результатов - в итоге может и вовремя, но всегда не то, что нужно.
3. Минимальное количество пустых сообщений в общих чатах и группах - у того, кто работает нет потребности все время быть на виду и забирать чужое время на чтение
4. Обработанная информация в общий эфир - не просто форфарднуть сообщение или письмо, а как-то его оформить в действие. "Пришло приглашение на мероприятие, посмотрел, оценил - нет возможности посетить, коллеги, посмотрите - кто свободен, там можно организовать пару полезных встреч с тем-то и тем-то".
5. Решение рабочих вопросов не общих чатах, а лично с ответственными или теми, кто будет полезен.

Елена, добрый день!

1) С чего начинали: инструменты и правила
В одной компании у нас был YouTrack, в другой Microsoft Planner (или Tasks... точно сейчас не вспомню) для задач. Это сразу дало прозрачность: все видели, что запланировано, в работе и сделано.

Да, действительно - для продажников одно, для разработчиков другое, а HR вообще работает в хантфлоу, но трекать задачи приходится в ютрек. Я не работала в амоСРМ, и не понимаю, насколько будет удобно, допустим, продажникам дублировать какую-то информацию в ютрек или трелло. Мы, HR, в свое время дублировали статусы по вакансиям, остальные процессы и база знаний у нас была заведена в общий воркфлоу.

2) С какими сложностями столкнулись и как решали
Основное сопротивление было у коллег старше 35 лет - у них не было привычки трекать время, передвигать статусы, никак не могли расстаться со своими бумажными ежедневниками в эко-коже. Молодые специалисты принимали инструменты легко, и с ними не было проблем. Мы преодолели это, изменив подачу: объяснили, что это инструмент для их же эффективности и рефлексии, а не для слежки. Пришлось первое время активно напоминать об обновлении статусов, но когда люди увидели, как это упрощает жизнь и защищает от лишних вопросов, приняли (хотя по некоторым сотрудникам все равно были вопросы - мне кажется, это неизбежно).

3) Инструменты и правила часть 2
Самое важное - выбрать единый воркфлоу и работать в нем всем. Нельзя, чтобы часть коммуникации была в почте, часть в чатах в Telegram, а задачи в трекере. Ключевая проблема в том, что инициатива должна идти сверху, но часто CEO или основателю самим неудобно менять привычки. Нельзя, чтобы он писал задания в TG, а потом требовал, чтобы все было в Teams. HR и все руководители должны это поддерживать и мягко, но настойчиво направлять: "По рабочему вопросу пишем в Teams, давайте продублируем туда ваше важное сообщение". Когда все решения и обсуждения привязаны к задаче, работа становится прозрачной, а ответственность - понятной. Это позже сильно выручило: когда сотрудник увольнялся, не нужно было неделями искать, почему принимали те или иные решения - вся история была в задачах. Сейчас знаю, многие переходят на Битрикс, где можно вести и коммуникацию, и задачи - это идеал.

4) Как работали ежедневно, затянувшиеся дедлайны или размытые отчёты.
Самым важным ритуалом стали короткие 15-20 минутные видео-созвоны утром. Формат четкий: что сделал вчера, что делаю сегодня, какие есть сложности. Видео - обязательно, это заменяет личное присутствие (и обсудить изначально - не должно быть таких ответов, не работает камера и тд, выходи тогда с 2-х устройств - на одном если надо расшаривай экран, телефон общайся в по видео, + это проговаривали на интервью - что у нас такая культура общения)
Цель - не контроль, а быстрая синхронизация. Если у человека задача из "сегодня" неделями переезжает в "завтра", это повод не для выговора, а для разговора: "Что мешает? Может, задача слишком большая или есть более срочные дела?". Тут делаешь выводы: да, человек работает, либо было такое, что по скорости очень медленно.

5) Наши ошибки и что оказалось бесполезным
Самой большой ошибкой были объемные письменные отчеты. На их составление уходили часы, а пользы - ноль. Короткие дейлики оказались в сто раз полезнее.