Как грамотно отказать кандидату, который настойчиво звонит и хочет устроиться, но нам он не подходит?

Взяла на заметку. Всем спасибо.

Ни в коем случае не стоит отказывать, блокировать и т.д. Просто сообщить, что еще идет этап отбора, пока нет ответа. А ответ мы пришлем на почту спустя такое-то время.

Конечно, нужно вовремя проинформировать кандидата о том, что есть НЕСКОЛЬКО претендентов на вакантное место. И это ПРАВДА.
Что идёт конкурс. Что все кандидаты очень сильные.
Доброжелательно нужно общаться.
Не отмахиваться от кандидата. Он может пригодится на другую вакансию, или как агент влияния- бесплатная реклама Вашей компании.
С уважением, Айрат Мустафин

Сейчас у меня такая схема.
Я каждому на собеседовании озвучиваю "конкурсный отбор", что для приглашения на работу вы должны собрать минимум 3 подписи. После нашего с вами собеседования я составляю реестр и рассылаю его вместе со сканами ваших анкет руководителям, ответственными за принятие решений. В итоге мне возвращается общий реестр, с подписями. Причин отказов мне никто не сообщает. Скандалить никто не скандалил. На звонок кандидата я просто уточняю результат: да или нет. Причин принятия того или иного решения руководители мне не сообщают.

Как грамотно? Честно. Но с умом.
С уважением, Айрат Мустафин

К сожалению негатив от кандидатов это есть и будет . Поэтому не надо все так близко к сердцу воспринимать , а отказывать корректно . Выше уже описано много способов такого отказа. И главное , после корректного отказа , не винить себя. Неадекватных людей тоже хватает...

У меня нет какого-то стандартного шаблона для отказа кандидатам. Тем не менее я всегда использую правила "сэндвича". Это правило используется менеджерами при предоставлении обратной связи сотруднику о результатах работы. Сэндвич - это 3 слоя информации в определенной последовательности: положительное, отрицательное, положительное.
Сначала я я говорю что-то положительное, например : "Вы очень понравились нашей команде."
Дальше пишу об отказе и его причине. Это может быть что-то вроде "не хватило знаний отрасли" или "владения инструментами аналитики". Конкретно и только по техническим скиллам. Дальше опять приправляю положительной ноткой. Типа "буду рада предложить другие подходящие вакансии и оставаться на связи".

Вариантов отказов кандидатам достаточно много: от "прямых в лоб"-Вы нам не подходите до гибких и деликатных. Стандартная форма с Head Hanter вызывает у кандидатов уже негативный эмоциональный след. Гораздо комфортнее для кандидатов, когда письмо приходит с корпоративной почты Компании или рекрутера.
Когда много собеседований и времени просто в обрез отвечать каждому кандидату, то удобно сказать сразу на этапе собеседования следующее кандидату: в случае дельнейшей заинтересованности мы с вами обязательно свяжемся в течение ....дней, если же появятся более профессиональные (компетентные, подходящие) кандидаты, то обратной связи от нас не будет; в то же время ваше резюме мы сохраняем в своей базе данных.
Не раз так говорила кандидатам и такой ответ был для кандидатов вполне комфортен. А главное экономил наше время! Важно называть реальные сроки предоставления положительной обратной связи.
А вот когда (по началу говорили: "мы вам обязательно перезвоним", а потом при большой объёме работы было не до этого и обратную связь кандидаты не получали - то это уже отрицательный фактор для репутации Рекрутера, Компании.

Вижу для себя несколько важных моментов:
1. Думать об обоснованности отказов всегда, а не тогда, когда возникла ситуация. То есть начиная работу над вакансией продумывать возможные варианты ответов, чтобы они были в рамках закона и чтобы себя подстраховать.
2. В сложных случаях, когда давать обратную связь затруднительно, как можно больше использовать нейтральные способы отказа - те же шаблоны на работных сайтах. Всё же личное обращение увеличивает шансы того, что кандидат попросит обратную связь, раз уж ему позвонили.
3. В сложных случаях, когда успешность соискателя это вопрос личностных копметенций и велики риски дать неоднозначную обратную связь, аппелировать к другим аргументам. Например, объяснить соискателю (если это отказ после собеседования) что нужен один человек, в конкурсе участвуют несколько и все они достойные, поэтому просто приходится выбирать и отказывать некоторым достойным кандидатам. И что Вы высоко оцениваете проф. качества, но вынуждены отказать. Это тоже сложная ситуация. Потому что проводить конкурс и соблюдать закон полностью сложно)
4. Конечно же, везде, где это возможно, использовать объективные параметры оценки кандидатов. То же тестирование. Описание вакансии так же затачивать под риски и делать его достаточно четким и строгим. Лучше перебдеть, самостоятельно приглашать кандидатов, чем писать пространные требования, желая увеличить воронку и получать проблемы с отказами.

Всегда есть у профессиональных рекрутеров потребность поддерживать хорошие отношения с ценными кандидатами и тут один выход - откровенный разговор, хороший контакт, честность. Это увеличит шансы остаться в хороших отношениях и не создать себе лишние проблемы. Но это вариант далеко не для всех вакансий, к сожалению.

Согласна с Ириной Карниловой полностью. Мы забываем,что в законодательстве данный вопрос несколько лет назад прописали четко и все мы стали намного осторожнее в выражениях при отказах дабы не навлечь на компанию беды в виде судов и споров.
Добавлю,что осторожнее и конкретнее необходимо быть на протяжении всего времени работы с каждым кандидатом, ведь мы не знаем его особенностей настолько,чтобы со 100% уверенностью утверждать,что он психически здоров и адекватно относится к отказам.
А что касается отзывов - с ними тоже множество вариантов борьбы. Согласна,что обидно получить не за что негатив,но в отдельных случаях, это просто больные и неадекватные кандидаты и на их отзыв можно открыто ответить представителю компании на том же ресурсе,где он оставил свой.
Всем удачи!

Здравствуйте! Спасибо за актуальную тему. Случаи "Настойчивых" кандидатов тоже бывали. Согласна со скриптами и предложениями коллег. Опишу один из своих случаев, когда кандидат настаивал на том, что бы рассмотрели его резюме (не совсем релевантное) и пригласили на собеседование. Я согласилась, при условии что он выполнит тестовое задание и кейс. Оправила по почте, как и следовало ожидать, ответа не последовало.

Даю скрипт:

"Адекватно воспринимать отказы, также является требованием заказчика.
- вы не прошли второй этап собеседования. Желаю успехов. До свидания."

Добрый день, HR.ZK. Коллеги уже поделились с вами полезными рекомендациями по данному вопросу.
Из своей практики могу дополнить следующее:
1. На сайте, как вы указываете, кандидат обиделся на отказ на отклик, добавьте в описании вакансии абзац примерно такого содержания: "Уважаемый Кандидат! Благодарим Вас за интерес к нашей компании/нашей вакансии (на ваш выбор). Резюме будет рассмотрено в течение 7/8/14 дней (в зависимости от количества вакансий и вашей нагрузки) с момента его получения. Если ваш опыт и пожелания релевантны требованиям и возможностям компании, мы свяжемся с Вами по указанным в резюме контактам. Отсутствие ответа в течение указанного срока, означает, что, к сожалению, в данный момент/на сегодняшний день /свой вариант, мы не готовы предложить данную вакансию. С вашего согласия резюме будет сохранено ..... (можете указать/не указывать) для предложении в будущем вакансии, релевантной Вашему опыту и квалификации.
С уважением к Вам, ...... (указать как у вас принято, Отдел/Служба/Менеджер Иванова и т.п.)
2. При интервью с кандидатом озвучить, что мы еще смотрим/интервьюируем кандидатов до ... числа/пятницы/еще две недели и вы у нас первый/что-то свое и в СЛУЧАЕ ПОЛОЖИТЕЛЬНОГО ОТВЕТА свяжемся с вами. Если не позвонили - значит, ответ отрицательный. Сделать акцент, что позвоните только в случае положительного решения.

По неадекватным кандидатам - не помогут никакие скрипты, но вот такие ответы помогают мне уменьшить количество недовольных, которые будут всегда.

Добрый день. Думаю по мимо отказа необходимо так же обратить внимание на само объявление которое вы разместили, так как если оно очень короткое и абстрактное, то и отказывать будет не просто и здесь главное еще и соблюсти требования законодательства, что бы у кандидата не возникло возможности обратиться в трудовую инспекцию или в суд. В моей практике была ситуация когда сотрудник отдела сказал одно неверное слово и пришлось приложить потом много усилий.
Что касается отказов все таки то как минимум они должны быть:
1. Конкретные
2. Честные (насколько допустимо)
3. Содержать в себе рекомендацию по трудоустройству
4. Доброжелательные
5. Безопасный для организации
Это в общих чертах, а вообще то это целое искусство, которому я обучаю своих сотрудников в течение нескольких дней.

Прежде всего, не понятен термин "отказ отклика". То есть Вы отклонили резюме, и кандидат возмущен?
Да, таких много, как это ни странно. И отказ по результатам собеседования почему-то вызывает меньше агрессии, чем отклоненное резюме. Поэтому кнопкой отклонить я пользуюсь только для совсем уж неподходящих резюме. Которые "вот совсем никак !" После такой первой фильтрации я, наоборот, выбираю максимально подходящие. А остальные так и висят в откликах. Почти нет гневных звонков.
А для самых "буйных" моя помощница сочинила классную легенду. На вопрос, почему Вы меня не пригласили, она начинает в красках расписывать сказку о том, что наши ИТ-специалисты написали программу, которая пользуясь многофакторным трехмерным анализом, рейтингует резюме кандидатов и выдает их рекрутеру по мере убывания релевантности, чтобы исключить существенное влияние человеческого фактора и максимально все оцифровать. Вклиниться в этот процесс невозможно, резюме поступает ооооооочень много и очередь до некоторых доходит через две-три недели. Ну, а за две-три недели агрессивные шизоиды переключаются еще на кого-то, а нормальные вспылившие люди и неплохие специалисты успевают найти работу)))
"Спокойствие! Главное - спокойствие!!!"
Позитива нам побольше!

На мой взгляд грамотный отказ - это обоснованный отказ, в котором указаны причины, которые не нарушают статьи Трудового кодекса и не указывают на дискриминацию по полу, возрасту, семейному положению, наличию детей, национальному признаку. Отказ может касаться только отсутствия необходимого образования или трудовых навыков, необходимого опыта или знаний, требуемых для выполнения работы по данной должности. При таком отказе компания не пострадает. Но не факт, что кандидат будет удовлетворен и спокоен. Часто те, кто затрудняется найти работу, чьи нервы на пределе из-за постоянных отказов, могут вести себя агрессивно и срывать свою злость, оставляя негативные отзывы. Такой процент соискателей всегда будет. Их не всегда можно отследить на первоначальных этапах, так как нервный срыв, эмоции могут выйти из-под контроля даже у людей с нормальной психикой, но попавших под давление обстоятельств или своего окружения. Я знаю несколько случаев из своей практики, когда кандидаты спокойно выслушивали отказ и соглашались, а спустя пару дней начинали звонить и агрессивно требовать, угрожать, потому что их "накрутили" родственники, живущие за счет этого кандидата, и заинтересованные в его скорейшем трудоустройстве любой ценой. Они днями накачивали его и нагнетали обстановку, чтобы он пошел и настоял на своих правах, ввели его в заблуждение, дав ему неверную информацию, ссылаясь якобы на статьи Трудового кодекса. Была пара случаев, когда вообще мама и жена кандидатов, которым отказали, звонили и угрожали, потому что сами мужчины не хотели ввязываться в конфликт. Так что идеального варианта отказа, при котором гарантировано не возникнет никакого конфликта, не существует. Разве что при отказе вместо упущенной должности кандидату предложат другую, равноценную той, на которую он претендовал.

Согласен с коллегами: полностью застраховаться от неадекватных кандидатов невозможно. Если на первоначальном этапе общения выявляются настораживающие признаки (в тексте сопроводительного письма и т.п.) - лучше всего вообще не вступать в контакт и блокировать любое дальнейшее общение (черный список номеров, например). Если же контакт состоялся (собеседование) - нужно обращать внимание на так называемую моторику кандидата, т.е. особенности поведения при разговоре. Посредством некоторых признаков можно выявить как психическую неуравновешенность, так и ложь. В качестве литературы можно порекомендовать любое пособие по тактике ведения допроса - они есть в свободном доступе. Во втором случае при отказе можно сослаться на то, что "к сожалению, вакансия закрыта с испытательным сроком, и вот если..." и т.д. Конечно, не 100% гарантия от жалоб и прочих негативных проявлений, но в большинстве случаев действует.

Общаться только по месенджерам и поставить в игнор,если нет надежды на понимание.

Я говорю либо, что раньше был на собеседовании кандидат, и мы его берем как первого. Либо говорю, что принципиальные требования есть

А почему бы честно не ответить? Мол, мы ищем кандидата, соответствующего таким-то требованиям, Вы, к нашему сожалению, не соответствуете по таким-то параметрам. Уверены, что с вашей квалификацией и настойчивостью, Вы найдете отличную работу. Спасибо за интерес к нашей компании.

Коллеги, это реально неприятный, но и не такой острый случай.
Я пользуюсь 3-мя способами:
1. Не отправляю письма "Мы не готовы....", так большинство и делает. Просто молчу. Случаев, когда кто-то возмущается - очень мало, 0,5%.
2. Если человека взяли, а кандидат кричит: "А почему не меня!!!" (пример: нужен директор по производству на машиностроительный завод, а рвётся начальник производства с пивной фабрики) - так и спрашиваю: "А какой у вас опыт производства газоперекачавающих аппаратов для Газпрома?". Ну и до свидания.
3. Самое сложное: вакансия висит, соискатель отправил резюме и думает (правильно!) что его не рассматривают по возрасту. Или национальности. Или полу. Самое простое - если соискатель из Тюмени, а вам нужен человек в СПб. Так и отвечайте. А если по всем параметрам в принципе подходит - сообщите, что нужен продвинутый итальянский язык. А что вы это в заявке не оформили, - ой, сорри .
Очень типичный случай Марии: "Доцент какой-то кафедры". Таких очень много, кто умеет пересказывать учебники, а нам-то нужен производственник!
Я таких спрашиваю: "А вы на станке портальном "Coburg" 1988-го года со стойкой НЦ-200 работали? Нет? Простите, нам нужен Главный инженер, знающий это оборудование в совершенстве.
И вся муть отпадает.

Согласна с коллегами, которые предлагают озвучивать кандидату, что решение принимает руководитель сравнивая опыт кандидатов, что предложение получит сильнейший. Если кандидат, говорит, что вакансия долго не закрыта, так мы можем формировать резерв в течение всего испытательного срока нового сотрудника. А вдруг он откажется от работы или возникнут иные обстоятельства.

У меня были разные случаи реакции на отказ. Однажды очень коротко и корректно отказала возрастному кандидату по телефону: "Спасибо за интерес к нашей вакансии, но на данный момент мы не готовы сделать вам предложение о работе". Он сказал Спасибо и впоследствии отправил письмо моему руководству с благодарностью. Было неожиданно. Также был случай. На должность руководителя отдела подобным образом ответила кандидату. Вакансия по ряду причин была актуальна более 3 месяцев, отказ был в начале подбора. Он звонил через каждую неделю и спрашивал: если меня не взяли, почему вакансия до сих пор актуальна? Объясняла всё, как могла, все равно звонил.
На сегодняшний день могу предложить еще один вариант ответа: на данный момент на вакантную должность вышел стажер. В случае, если он не справится с работой, мы вам перезвоним.

Однажды, после моего отказ на сайте, мужчина (доцент какой то там кафедры) нашел меня поздно вечером в соцсетях и требовал объяснить причины отказа. Обвинял в некомпетентности, говорил, что собирается назавтра найти меня в головном офисе и все выяснить "лично!". И это был один из случаев, когда я поняла: 1. мои отказы всегда обоснованы (кандидаты сами доказывают это подобным поведением). 2. застраховаться от ненормальных невозможно. ОНи появляются там, где их совсем не ждешь.
Обычно, в телефонном разговоре при отказе кандидату, даже если я сама его нашла, но поняла, что не подходит, честно озвучиваю, что при прочих равных условиях , предпочтение будет отдано кандидатам с ... (тут зависит от ситуации), и если у нас се же будет интерес к кандидату, то мы перезвоним в определенные сроки ( называю дату)

Добрый день. Застраховаться от неадеквата на 100% не возможно.
Согласна с Анной и Екатериной. Через сайт откликом также не отказываю. Люди попадаются с разные.
Если кандидат проблемный, пишу письменный отказ нейтрального содержания: благодарим за интерес проявленный к нашей открытой вакансии, однако руководитель в настоящий момент не может сделать Вам предложение о работе. А далее, если не помогает, только "черный список" и блокировка номера телефона.

Застраховаться от неадекватных кандидатов полностью не помогают никакие скрипты. Есть кандидаты, которым отказ не отправляю именно по этой причине - есть неадекватность считываемая уже на этапе рассмотрения резюме (восклицательные знаки, текст набранный капслоком, ультиматумы в обращении к рекрутеру и пр.).
Универсальный ответ: работодатель, к сожалению! (вот этот момент важен: эти слова, сказанные искренне, зачастую не дают кандидату развернуться в "праведном" гневе) предпочел другого кандидата.