Функции отдела персонала коммерческой компании (с распределением ответственности)

Предлагаю в работу описание функций отдела персонала коммерческой компании, которое может быть актуально для аналогичного (см. описание ниже) бизнеса.

Дано:

Количество персонала компании – около 400 человек, сфера бизнеса – производство и оптовая продажа (посредством сети дилеров) строительных материалов, организационная структура включает производственное и коммерческое направление, а также несколько региональных филиалов.

Отдел персонала коммерческого блока состоит из следующих штатных единиц: руководитель отдела персонала, менеджер по персоналу, учебный центр (руководитель УЦ, менеджер по обучению персонала), бизнес-аналитик (впоследствии вошел в состав отдела организационного развития).

В компании функционирует внутренний портал (интранет).  
Предлагаемый материал описывает функционал отдела персонала коммерческого блока (около 200 человек).

Итак, за что отвечает отдел персонала в коммерческой компании?

Цель работы отдела персонала – разработка и реализация комплекса мероприятий, обеспечивающих формирование и поддержание работоспособности коллектива, способного эффективно реализовывать цели компании и адекватно реагировать на меняющиеся требования рынка.

Функции отдела персонала.

1А. Стандартизация процессов управления организационной структурой.

Задачи:

1.1. Поддержание актуальной организационной структуры (Bisiness-Studio, интранет).
1.2. Описание и формализация всех бизнес-процессов компании (Bisiness-Studio).
1.3. Создание регламентов деятельности (на уровне компании) и описаний бизнес-процессов (Bisiness-Studio, интранет).
1.4. Создание регламентов подразделений и должностных инструкций на основе описанных процессов (Bisiness-Studio, интранет).
1.5. Поддержание в актуальном состоянии регламентирующей документации компании, обеспечение соблюдения требований нормативных документов.
1.6. Создание и поддержание в актуальном состоянии единой системы сбалансированных показателей для подразделений и сотрудников на основе описанных процессов и должностных инструкций (Bisiness-Studio).

Ответственный – бизнес-аналитик.

1Б. Стандартизация процессов управления персоналом.

Задачи:

1.7. Создание и внедрение единой для всей компании системы подбора и отбора персонала.
1.8. Создание и внедрение единой для всей компании системы адаптации персонала.
1.9. Создание и внедрение единой для всей компании системы оценки персонала.
1.10. Создание и внедрение единой для всей компании системы обучения и развития персонала.
1.11. Создание и внедрение единой для всей компании системы кадрового резерва.
1.12. Создание и внедрение единых для всей компании принципов материальной и нематериальной мотивации.

Ответственный – руководитель отдела персонала.

2. Реализация установленных систем оплаты и стимулирования труда, компенсаций и льгот.

Задачи:

2.1. Организация и поддержание системы материального стимулирования по окладам (грейды).
Ответственный – руководитель отдела персонала, участвует – менеджер по персоналу.

2.2. Организация и поддержание системы материального стимулирования по ключевым показателям деятельности.
Ответственный – руководитель отдела персонала, участвует – бизнес-аналитик.

2.3. Организация системы компенсации и льгот, направленных на поддержание лояльности сотрудников.
Ответственный – руководитель отдела персонала.

2.4. Поддержание системы компенсаций и льгот.
2.5. Проведение опросов, анкетирования для всех сотрудников, направленных на определение уровня удовлетворенности сотрудников системой мотивации.
2.6. Определение мотивационной текучести кадров (опросы, анкеты для увольняющихся сотрудников, направленные на установление причин увольнения).

Ответственный – менеджер по персоналу.

3. Своевременное обеспечение потребности в персонале необходимого уровня компетенций.

Задачи:

3.1. Регулярный анализ состояния рынка труда.
3.2. Планирование потребности в персонале на основе заявок подразделений в соответствии с планами развития компании.
3.3. Оценка возможностей внутреннего и внешнего источников кадров.
3.4. Осуществление подбора и отбора персонала.
3.5 Внедрение процедур оценки кандидатов.
3.6. Планирование предстоящих увольнений.
3.7. Статистика закрытия вакансий внешними провайдерами (по каждому провайдеру) и силами отделами персонала.

Ответственный – менеджер по персоналу, участвует – руководитель отдела персонала.

4. Ввод в должность новых сотрудников.

Задачи:

4.1. Организация и контроль подготовки рабочего места и всех необходимых подключений.
4.2. Ознакомление с внутренними регламентирующими документами.
4.3. Внесение информации о новых сотрудниках на внутренний сайт. Обеспечение наличия фотографии на сайте.

Ответственный – менеджер по персоналу.

4.4. Обучение должности на первой неделе работы и в течение испытательного срока.
4.5. Организация ознакомительной экскурсии на производство.

Ответственный – менеджер по обучению персонала.

5. Адаптация персонала.

Задачи:

5.1. Обеспечение наличия плана вхождения в должность новых сотрудников.
5.2. Анкетирование и интервьюирование (получение обратной связи) во время испытательного срока.
5.3. Встречи с наставниками новых сотрудников.

Ответственный – менеджер по персоналу.

5.4. Оценка после испытательного срока.
Ответственный – руководитель учебного центра, участвует – руководитель отдела персонала.

6. Обучение персонала.

Задачи:

6.1. Анализ соответствия фактических знаний сотрудников требованиям должности.
6.2. Обеспечение постоянного своевременного обучения персонала как с помощью учебного центра, так и с помощью внешних провайдеров.
6.3. Создание и популяризация базы знаний и корпоративной библиотеки в интранете.

Ответственный – руководитель учебного центра.

7. Развитие персонала.

Задачи:

7.1. Разработка и внедрение методики карьерного продвижения и профессионального развития (матрица должностей, грейдирование, категорийность, создание модели компетенций идеального сотрудника на каждой должности и портрета компетенций сотрудника, занимающего эту должность по факту).
7.2. Создание индивидуальных планов обучения и развития для сотрудников, включенных в кадровый резерв.

Ответственный – руководитель учебного центра.

8. Оценка персонала.

Задачи:

8.1. Внедрение системы оценки на основе компетенций.
8.2. Определение методов проведения оценки (ассесмент, 360 градусов, др.).
8.3. Принятие организационных решений по итогам оценки персонала.

Ответственный – руководитель учебного центра, участвует – руководитель отдела персонала.

9. Обеспечение внутренних коммуникаций, развитие корпоративной культуры.

Задачи:

9.1. Создание форумов, опросов, анкетирования в интранете.
9.2. Внедрение онлайн-совещаний и конференций.
9.3. Регулярное проведение мониторинговых опросов на определение уровня удовлетворенности корпоративной культурой.
9.4. Организация корпоративных мероприятий.

Ответственный – менеджер по персоналу, участвует – руководитель отдела персонала.

9.5. Популяризация Корпоративной книги, корпоративных стандартов, норм делового поведения.
9.6. Организация обучения культуре общения, формирования навыков работы в команде.

Ответственный – руководитель учебного центра.

10. Обеспечение кадрового документооборота и документооборота с кадровыми агентствами.

Задачи:

10.1. Оформление приема.
10.2. Оформление перевода.
10.3. Оформление увольнения.
10.4. Оформление отпусков (ежегодных, без сохранения заработной платы, по беременности и родам, по уходу за ребенком).
10.5. Учет больничных листков.
10.6. Учет рабочего времени.
10.7. Ведение реестра счетов и наличия оригиналов документов от кадровых агентств.

Ответственный – менеджер по персоналу.

Резюме.

При внедрении какого-либо действия, мероприятия важно понимать, где в системе управления персоналом оно находится, чтобы не было действия ради действия, мероприятия ради мероприятия. Обучение – для какой цели? Опрос – что нам даст? Тимбилдинг – в какую функцию входит? Понимая систему, легче планировать результат.