Автоматизация бизнес-процессов. Часто задаваемые вопросы

Автоматизация бизнес-процессов (BPA) может дать множество преимуществ, включая повышение эффективности, повышение производительности, уменьшение количества ошибок и повышение согласованности процессов. Но не каждый процесс является идеальным кандидатом на автоматизацию, и не все усилия по BPA проходят гладко. Вот почему важно применять лучшие практики при выборе, планировании и реализации проектов BPA.
При проведении автоматизации важно выбрать правильные цели, добиться более высоких показателей успеха и максимизировать выгоды для вашей организации. 

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Какие бизнес-процессы можно автоматизировать?

По мере развития технологий все больше и больше бизнес-процессов можно автоматизировать. Они включают в себя множество задач, выполняемых с помощью технологий, таких как отслеживание хода проекта, создание электронных писем клиентам, составление отчетов и выставление счетов клиентам. Физические процессы также могут быть автоматизированы: от простого конвейера, который устраняет необходимость вручную перемещать объекты по заводу, до роботов, выполняющих сложные сборочные задачи при производстве полупроводников или комплектующих товары на складах. Последние инновации используют камеры и компьютерное зрение для выполнения множества функций: от автоматического отслеживания запасов до получения текстовых данных из изображений. Ранее трудоемкие и дорогостоящие процессы, такие как учет расходов сотрудников, можно автоматизировать с помощью повседневных устройств, таких как смартфоны.

Что значит автоматизировать бизнес-процесс?

Автоматизация бизнес-процесса означает использование технологий для автоматического, многократного и последовательного выполнения задачи или набора задач в рамках бизнеса. Это может быть программное обеспечение, оборудование, которое взаимодействует с чем-то физическим, или комбинация того и другого. Задачи могут быть как небольшими, как один шаг в более крупном процессе, и в этом случае автоматизация предлагает эффективный инструмент для человека, так и очень сложными, например, полностью автоматизированные заводские сборочные линии.

Каковы этапы автоматизации бизнес-процессов?

Хотя не существует универсальной последовательности шагов для автоматизации бизнес-процессов, они обычно включают в себя:

Анализ процессов. После определения процессов, которые являются кандидатами на автоматизацию бизнес-процессов, убедитесь, что вы полностью понимаете текущий процесс, чтобы иметь возможность воспроизводить и улучшать его посредством автоматизации, не упуская при этом ничего важного.
Проектирование процесса: опишите точные этапы, которые будет выполнять автоматизированная технология.
Прототипирование, тестирование и разработка: убедитесь, что весь автоматизированный процесс может выполняться успешно и неоднократно, прежде чем заменять существующий бизнес-процесс. Это включает в себя тестирование новых процедур для людей, которые работают с этой технологией.
Обучение: Обучите пользователей новой системе и новым процедурам.
Развертывание: это когда тщательно протестированное технологическое решение запускается в эксплуатацию вместе с новыми процедурами для людей, работающих с этой технологией.
Мониторинг, обслуживание и улучшение. Контролируйте автоматизированную технологию, чтобы убедиться, что она правильно выполняет свою работу. Обеспечьте устранение проблем и обновление технологии при выявлении возможностей для существенного улучшения.
Оценка воздействия. Оцените влияние автоматизированного процесса, уделяя особое внимание областям, в которых он превосходит или отстает от ожиданий.

Почему стоит автоматизировать бизнес-процессы?

Автоматизация бизнес-процессов может дать множество преимуществ, включая экономию средств, экономию времени, повышение прозрачности и снижение количества ошибок. Поскольку автоматизация бизнес-процессов сокращает трудоемкие повторяющиеся действия, выполняемые вручную, она освобождает сотрудников, которые могут тратить больше времени на анализ и другую более ценную работу. 

Специалист в области автоматизации – это человек, который понимает все эти процессы, и который проходил все этапы неоднократно в различных компаниях. Поэтому ему понятно, как правильно, а как нет. Где нужно и можно сэкономить, а где экономия мнимая и самый дешевый вариант по итогу окажется самым дорогим.

Задача у тех, кто продает продукты автоматизации - просто продать. Они не будут оценивать ваши риски, а если и будут, то в большинстве случаев только в рамках продуктов, которые они сами и предлагают. Далеко не все специалисты скажут "Не покупай у меня" - купи лучше у конкурента, потому что его продукт тебе подходит больше.

Независимому эксперту важно закрыть реальную потребность клиента. Ему все равно, кому вы по итогу заплатите за продукт. Он получит деньги только за итоговое решение вашей проблемы. А еще за экономию ваших ресурсов, денег и времени.

Максимальный результат при минимальзых затратах.