Видеть цель в прицеле

Продолжаю серию публикаций по мотивам моих наблюдений за процессом стратегического планирования.

Итак, вы решились провести сессию, но…. Собрать ключевых людей компании на один-два-или даже три дня, очень дорогостоящее мероприятие. Ведь в эти дни они не будут заниматься вопросами оперативного управления, в то время как все их подчиненные будут теряться в догадках – что же они там делают?

Любое бесцельно времяпрепровождение будет расценено критически не только самими участниками сессии, но и всеми сотрудниками компании. Поэтому, правильно сформулировать цель, это, наверное, один из самых важных моментов при подготовке к организации стратегической сессии.

А какая цель стратегической сессии? - Когда задаешь этот, казалось бы, очень банальный вопрос большинство руководителей-заказчиков мгновенно выпаливают – нам нужна стратегия… ну там, чтобы все как положено… миссия, видение, ценности. Корпоративную культура, так сказать, подтянуть, а еще команду расшевелить, а еще план на следующий год и вот было бы еще хорошо, чтобы KPI для начальников согласовать и важно, чтобы все договорились и не ругались ни капельки и еще чтобы не занудно было и игру…, точно!! хотим еще игру и еще много чего хотим и все это за пару дней.

Безусловно, желание клиента закон, но!! … именно в этот момент, когда формулируется цель мероприятия надо начинать работать с ожиданиями вашего клиента. Если модератор в угоду конъюнктуре, согласен на все, то быть беде. Скорее всего, выполнено будет немногое и расставаться придется с чувством, что разбежались мы все на рубль, а удар то был всего на копеечку. Ну и как следствие, давайте нам следующего модератора, прошлый был невкусный.

Нет готовых рецептов, которые могли бы однозначно помочь правильно сформулировать цель стратегической сессии. Однако есть элементы, обращая внимание на которых можно подтолкнуть процесс в правильном направлении.

1. Стратегическая сессия – это небольшой краткосрочный проект, а участники – проектная группа. Поэтому почему бы не сделать небольшой проектный устав (team charter), который станет тем самым местом, где будут формально зафиксированы цель и ключевые задачи сессии? Вы так же сможете использовать устав, как место, где “хранятся” ключевые принципы и договорённости вашей рабочей группы.

2. Стратегическая сессия – это про стратегию. При этом в момент формулирования цели важно отметить, какой период планирования вы хотите охватить - 3 года, 5 лет или может быть 10?

3. Понятно, что очень детального плана за 2 дня, что вы выделили на стратегическую сессию вам не создать, просто не хватит время. Поэтому важно определить то место, в стратегическом планировании, где вы хотели бы оказаться через 2 дня. Например, сформулировать и согласовать по одной ключевой цели в категориях BSC: Финансы, Клиенты, Процессы и Люди на период 5 лет. Возможно, зная потенциал команды вы готовы сделать чуть больше. Тогда запишите в уставе, какой объём работы планирования вы хотите сделать за 2 дня.

4. Используйте слова, которые лягут в основу совместной работы. Например – “найти консенсус, добиться согласия, узнать мнение каждого”. А иначе, зачем приглашать людей на это мероприятие?

Вот несколько примеров, как была сформулирована цель стратегической сессии в разных компаниях. Я не считаю, что эти формулировки были идеальными, но они состоялись и были поддержаны коллективом. Это тоже очень важно.

«Узнать мнение каждого сотрудника относительно развития организации на следующие 5 лети найти идеальный вариант для компании, который поддержит большинство»

«Стратегия развития организации на 3 года вперед. Услышать видение каждого и согласовать дальнейшие действия»

«Сформулировать набор стратегических инициатив до 2028»

«Определить вектор развития организации на 3 года вперед. Познакомится»

«Создание дружного и работоспособного коллектива, который сможет запустить проект нашего сервиса в 2025 году и развить его в дальнейшем до небывалых высот»

Везде присутствует горизонт планирования, а в некоторых звучат слова: согласие, мнение каждого, видение каждого. Последние две компании, кроме целей планирования ставили целью еще познакомиться и найти способы, как начать сотрудничать в новой группе.

Кажется, что эти формулировки достаточно размыты, но это не так. Далее, в проектном уставе, они были подкреплены вполне конкретным набором действий, о чем расскажу ниже.

На пути к главной цели, которую вы поставите перед участниками сессии, команде надо будет выполнить целый ряд подзадач. Вероятно, вам захочется поговорить про вектор развития компании, про культуру и ценности. Возможно, вы захотите выполнить ряд задач, связанных с анализом рынка или конкурентной среды, “покрутить” будущую бизнес-модель или проект новой орг. структуры, поговорить о критически важных процессах, которые надо будет модифицировать, определить ключевых людей и спланировать дальнейший план работы.

Есть масса инструментов, которые можно использовать в период стратегического планирования, от классического, н немного набившего оскомину SWOTа, до чуть более современных, типа Canvas Остервальдера или сценарная стратегия на основе Scenario planning. Поставьте задачу для группы, какие из них вы хотите задействовать в эти два дня, но помните, что каждое упражнение имеет свою специфическую хореографию и занимает определенное количество времени.

Все это, надо скрупулёзно сформулировать и согласовать с командой, потом записать в проектный устав и это будет первым, с чего вы начнет работу уже на самой сессии – еще раз подтвердить с участниками основную цель и ключевые задачи мероприятия.

Буду рад если дорогой читатель напишет в откликах - Какие необычные или интересные цели ему удалось наблюдать в своей карьере в период планирования?