Совещание ли? Или что почём?

Совещания сопровождают нас всегда и везде: планёрки, пятиминутки, коллы, заседания, рабочие группы, комитеты, сессии и многое другое. Ожидается, что совещания призваны помочь нам повысить операционную эффективность, разработать разные решения от стратегических до оперативных. А так ли всё обстоит на самом деле?  

Безусловно в совещаниях, как в аспекте управленческой деятельности, есть много полезных моментов! В частности: 

- Живое общение по важным вопросам;

- Возможность обменяться конструктивными мнениями; 

- Возможность обсудить вопросы взаимодействия; 

- Довести важные бизнес изменения, каскадируя их сверху-вниз;

- Ознакомиться более предметно с инициативами снизу-вверх, 

Да и ещё ряд положительных моментов кроется в конструктивных совещаниях, если они все в итоге направлены на развитие или сокращение издержек. 

Вот только очень часто сами совещания становятся серьёзными бизнес-издержками. Уверен, что Вы уже ни раз задумывались над тем, кому эти совещания вообще нужны? 

Статистика свидетельствует о том, что менеджеры линейного звена тратят порядка 25-30% своего рабочего времени на совещаниях. Как проводя из, так и участвуя. По мере восхождения по карьерной лестнице данные издержки увеличиваются, доходя до 59% у ТОП-овых позиций. А сюда необходимо добавить ещё порядка 10-20% непредвиденных ситуаций и незапланированных совещаний.  

Порой мы просто не задумываемся и не предаём значение тому, как влияют совещания на реальную экономику нашей организации! 

Давайте поговорим языком «экономного менеджмента». Основной его принцип: «Не процессы должны следовать за структурами, а структуры должны чётко соответствовать процессам». Существует объективная экономическая зависимость: «Сокращение финансового цикла организации хотя бы на одну неделю способствует высвобождению до 37% заёмных средств из операционных». А это уже реальное повышение маржинальности и снижение себестоимости! 

В итоге, основная задача «Экономного менеджмента» — это выстроить логику бизнес-процессов таким образом, чтобы исключить из них должности, который попадают под понятие: «Отсутствие полезной работы не должно мешать нагружать окружающих бесполезными делами!» Сокращению финансового цикла организации способствует повышение результативности и эффективности деятельности по каждой должности в организации в рамках бизнес-процессов. То есть, каждый должен заниматься «своим делом». 

Основная цель любого руководителя – достижение целей вверенного ему подразделения и решение вменённых подразделению задач. Для этого он использует инструменты (функции по Файолю): организация; планирование; мотивирование (управление заинтересованностью – рус.); контроль; развитие персонала. 

И теперь давайте посчитаем какую операционную финансово-экономическую «выгоду» нам даёт совещание: 

Время затраченное на совещание Х на стоимость затраченного времени участников от их зарплат в месяц. 

Даже если собрались 10 человек со средней стоимостью часа в 2 т.р. на 2 часа, то это уже заработная плата неквалифицированного персонала в месяц! А порой и квалифицированного! 

Мы живём в век информационный. Век мануфактурный давно уже себя изжил. Информация правит миром! Есть современные CRM системы, которые позволяют свести все незапланированные совещания к 0. 

Но если уж Вы планируете совещание, то обязательно пользуйтесь принципом «7П».

Предмет — то, из-за чего нужно проводить совещание: проблема, ситуация, согласование, задача. Нужно начать с определения необходимости и целесообразности проведения данного делового совещания, сформулировать задачи, которые требуют оптимального и своевременного решения.

Продукт — результат встречи, который вы хотите получить. Этот результат нужно запланировать таким образом, чтобы можно было оценить, достигли мы этого результата или нет. Обсудить проблему — это предмет совещания, процесс, а результат — выработать решение с указанием действий, сроков и ответственных.

Присутствующие на совещании. Кто будет участвовать во встрече и, кто вообще нужен, чтобы достичь цели? Основной критерий отбора участников — это компетентность в обсуждаемом вопросе. По каждому из участников нужно принять взвешенное решение — что полезнее: его присутствие на совещании с отрывом от текущей работы или его нахождение на рабочем месте?

Подготовка и подводные камни – обязательно разослать предварительные вопросы для обсуждения планируемым участникам совещания заблаговременно. Определить ответственных (компетентных) по данным вопросам. 

Проведение и процессы - При подготовке и проведении совещаний решающую роль играет распределение времени. Ваше время и время Ваших сотрудников — ограниченный капитал, Вы сможете распоряжаться им с пользой только при ус­ловии целенаправленного, тщательно продуманного планирования. Главное требование — заниматься пла­новыми и прогнозируемыми вещами, а не оставлять все на волю случая. Подумайте о следующем. 

Исследования о частоте «помех» на рабочем месте, когда Вас постоянно отвлекают, спрашивают, дёргают и т. д., показывают, что они происходят между 10.00 и 12.00, а также 14.00 и 17.00. Планируйте совещания таким образом, чтобы Вам не мешали. 

Вы можете ис­пользовать и «беспокойные» «часы пик», назначая совещания таким образом, чтобы они не приходились на время Вашей максимальной работоспособности.

Назначайте совещания таким образом, чтобы они окан­чивались одновременно с каким-либо периодом рабо­чего дня. Благодаря этому Вы сможете контролиро­вать затраты времени. Некоторые руководители пла­нируют совещания на совершенно определённые часы, например, на 11.30, потому что знают: в обеденный перерыв сотрудники захотят пойти поесть.

Используйте принцип «Трёх минут» или 5. Повесьте большие часы на видном месте и контролируйте время выступления. 

Избегайте назначать совещания на конец рабочего дня. Иначе Вы будете получать решения «на отвали». 

Желаю успехов в совещаниях! 

С уважением, Павел Бормотов

Бизнес-аналитик, бизнес-коуч