Семь секретов продуктивного совещания

Во время напряженной рабочей недели даже один потерянный час из-за непродуктивного совещания может стать большой проблемой.
Опросы показали, что почти половина сотрудников крупных организаций считает участие в слишком большом количестве совещаний самой большой потерей времени.
Однако, если проводить совещания правильно, они могут быть чрезвычайно результативными и принести большую пользу для реализации планов компании.
Рассмотрим семь секретов, как проводить высокопродуктивные совещания:

1. Учитывайте рабочую загрузку сотрудников

Проведение встреч часто отнимает у работников ценное время, что может негативно сказаться на их продуктивности. При планировании встреч следует учитывать планы сотрудников и их рабочую загрузку на неделю. Согласно опросу, проведенному в 2009 году, лучшее время для совещаний - это 15:00 в четверг. Это позволяет провести встречу достаточно рано в графике недели, чтобы не помешать выполнению недельных планов.

2. Придерживайтесь составленного плана совещания

При составлении повестки совещания следует включить в него пункты с вопросами, которые предлагается обсудить и решениями, которые планируется принять. Необходимо описать каждый пункт повестки совещания и выделить для него определенное время. Даже если какая-то деталь кажется очевидной, всё равно стоит её включить в повестку встречи, чтобы каждый участник имел всю нужную информацию. Если в процессе совещания вы исключили какой-то пункт повестки, это нормально, но вот добавлять новые пункты в повестку во время уже идущего совещания не стоит.

3. Делегируйте ответственность за проведение совещания

В крупных успешных компаниях стандарты проведения совещаний доведены практически до совершенства. Они достигли этого, делегируя каждому сотруднику часть ответственности за проведение и результаты совещания.

Например, после определения повестки совещания и состава участников каждый участник отвечает за определенные пункты повестки и лидирует процесс обсуждения. Другой подход: можно потребовать от каждого сотрудника отчёта по его достижениям за неделю и также предложить поделиться тем, какие сложности возникли по его проектам и какая помощь ему нужна.

Таким образом, каждый сотрудник будет вовлечен в процесс и будет более заинтересован в результате совещания.

4. Применяйте правило "двух пицц"

Руководитель одной крупной компании придумал правило, помогающее убедиться, что на совещаниях присутствуют только нужные люди - это правило "двух пицц".

Для проведения высокопродуктивных совещаний руководителям стоит приглашать на встречу только ключевых сотрудников, прямо влияющих на принятие решений, и формировать состав участников совещания таким, чтобы хватало всего две пиццы, чтобы накормить всех.

Это правильно можно применять для определения оптимального числа участников, чтобы понять кого точно нужно пригласить на совещание, а кого не нужно. Лучше чаще проводить совещания малых групп (например, по отделам) вместо одного большого заседания каждую неделю для всего департамента.

5. Создавайте последствия - приятные и не очень

В повестке совещания, которая заблаговременно рассылается всем участникам, должно быть указано точное время начала. В это время совещание уже начинается, а это означает, что участники должны прибыть за 5-10 минут до наступления этого времени, чтобы быть готовыми начать совещание точно вовремя.

Чтобы убедить участников совещания приходить заранее, можно предусмотреть призы и штрафы. Поскольку опоздания на совещание отвлекают и затягивают его время, чтобы избежать этого, объявите о призах для пунктуальных и штрафах для "опоздунов". Например, те, кто пришёл вовремя, получают чашку кофе или возможность первыми узнать хорошие новости отраслевого масштаба. А опоздавшие должны сказать каждому участнику совещания комплименты или о том, как важен их вклад в общий результат. В некоторых компаниях опоздавшие платят денежный штраф, и он довольно велик.

6. Завершайте совещание вовремя

Чтобы совещание не затянулось, необходимо установить и объявить четкое время его начала и окончания. Это позволит ведущему удерживать участников в рамках повестки дня и исключить ненужную болтовню или посторонние дискуссии, которые могут отвлечь участников совещания от основной темы.

Если время совещания подходит к концу, а важные решения так и не приняты, следует зафиксировать это в протоколе, указав причину, по которой решение принять не удалось: это может быть нехватка информации, отсуствие на совещании нужных участников, поступление новых данных, которые меняют ситуацию, и требуют времени на осмысление.

В этом случае результатом совещания будет решение о проведении другого совещания, к которому потребуется дополнительная подготовка, чтобы обеспечить всем необходимым процесс принятия решения.

7. Предлагайте участникам подвести итоги

Завершив совещание, можно предложить участникам сделать короткое 30-секундное резюме, в котором они поделятся тем, что ценного они сегодня узнали и что планируют в связи с этим сделать. Это поможет понять, какую информацию действительно получили участники и нуждается ли какой-либо пункт повестки в дополнительных разъяснениях.

Кроме того, можно спросить, что планирует предпринять участник на следующей неделе, какую информацию он собирается передать своей команде или чему он научился для себя на этой встрече.

Итак, чтобы проводить высокопродуктивные совещания, нужно учитывать рабочую загрузку сотрудников, составлять детальную повестку, делегировать ответственность за процесс и результат совещания, приглашать только тех, кто необходим для принятия решений, и создавать последствия "опоздунам". Также важно выдерживать чёткое время начала и окончания встречи и завершать её подведением итогов.

Я уверен, что хорошо спланированные и сфокусированные на принятии решений совещания помогут повысить общую продуктивность работы как управленческого состава, так и их команд.