Ретроспектива проекта: опыт использования визуального шаблона "Парусник"

В статье я описала свой опыт проведения ретроспективы проекта с использованием визуального шаблона "Парусник", обозначила пошаговые действия при проведении ретроспективы и  дала свои рекомендации, как упросттить и ускорить проведение процедуры.
 
Статья будет интересна тим-лидерам, скрам-мастерам, руководителям, заинтересованным в развитии компетенций сотрудников и создании саморазвивающихся команд.

Прежде, чем описывать свой опыт, пару слов о процедуре Ретроспектива. 

Ретроспектива позволяет:

• обсудить уроки и опыт, который мы получили в процессе реализации проекта
• определить список действий для повышения эффективности
• открыто сказать, что двигало и тормозило
• поделиться идеями

Практика оценки и анализа завершенного проекта для меня не нова. Когда я только начинала работать бизнес-тренером в 2008 г., после каждого тренинга я проводила самоанализ, чтобы развить свои навыки. А вот полноценный формат ретроспективы внедрила в свою работу в 2017 году, когда стала практиковать Agile и работать со SCRUM командами.

Когда я стала внешним консультантом и начала реализовывать проекты для своих клиентов, ретроспектива стала для меня палочкой-выручалочкой! После завершения каждого консалтингового проекта я провожу ретроспективу с участием каждого члена команды, который был вовлечен в его реализацию: консультанты, менеджер по продажам, представитель Заказчика (по возможности).

Сценариев проведения ретроспективы множество. Я очень люблю использовать визуальные шаблоны. Применение одного из шаблонов я описала ниже.

Недавно завершился проект по ассессмент-центру, который мы проводили в одной из крупных IT- компаний. В результате проведенной ретроспективы мы составили план действий по категориям: 

✅ТЗ для онлайн системы: определили, какие доработки необходимо внести в онлайн-систему, с которой работают ассессоры. ТЗ – это уже финальный результат, с которым мы работали после завершения ретроспективы. На самой же ретроспективе мы с командой определили сначала все свои хотелки, которые облегчат труд ассессору, повысят точность оценки и упростят генерацию отчетов. Но хотелки на то и хотелки, чтобы часть из них была реализована сразу, часть – отпала потому, что не особо прагматичны, а часть перешла в долгосрочную перспективы (т.к. некоторые доработки требуют существенных финансовых инвестиций, которые не всегда по карману в момент времени)

✅ Организационная подготовка ассессмент-центра: добавили важные требования и особенности подготовки ассессоров, которые гарантируют успех. В этом проекте я как раз-таки добавила новые методы работы с ассессорами, которые оказались очень результативными. А заострить на них внимание и утвердить уже в качестве стандарта мы смогли благодаря ретроспективе и отзывам всех членов проектной команды.

✅ Дисциплина ассессоров во время проведения ассесмент-центра, а также перерывы при проведении ассессмента для больших групп участников. В глазах Заказчика и участников все прошло гладко, но мы честно признались себе, где наша зона роста. И уже в следующем проекте реализовали свой план улучшений по этому пункту.

✅Методология: опять-таки в этом проекте я использовала новые шаблоны с улучшенными методическими рекомендациями для ассессоров. На ретроспективе мы вместе с командой дружно утвердили их как новый обязательный для себя стандарт, т.к. оценили их в деле.

Для обсуждения проведенного проекта мы использовали любимый, простой и от этого не менее эффективный визуальный шаблон Парусник (напишите мне в личное сообщение, и я вам его вышлю с детальным описанием по его использованию). 

КАК РАБОТАТЬ ПО ВИЗУАЛЬНОМУ ШАБЛОНУ "ПАРУСНИК"

Нарисуйте на листе флипчарта или распечатайте картинки из интернета, вырежьте их и наклейте их на флипчарт.

Что должно быть на рисунке:

• Лодка
• Остров
• Ветры
• Якорь
• Солнце
• Скала

Что символизирует каждый из элементов:
• Лодка: команда

• Остров: цели для достижения
• Ветры: наши силы, которые движут нами
• Якорь: что нас тормозит, тормоза
• Солнце: кого я благодарю, что мне понравилось
• Скала: будущие риски (препятствия на пути) 
• на пути) 

Порядок действий:

1. У каждого участника есть 5 - 15 минут (зависит от скорости команды), чтобы индивидуально подготовить свои стикеры к различным элементам рисунка.

Рекомендую использовать цветовое кодирование: для каждого элемента на рисунке подготовьте свой цвет или форму стикера.

А чтобы команда не запуталась:

• напишите на каждом стикере вопрос или слово, которое поясняеет, что на нем нужно писать. Например, для солнца я взяля желтый стикер и написала на нем: «Благодарю / Понравилось»
• расклейте стикеры на каждый элемент: так каждый участник ретроспективы, переходя от одного элемента к другому

2. Каждый член команды наклеивает свой стикер на рисунок, кратко объясняя каждый пункт. Важно, чтобы участник передавал суть и не углублялся в детали, которые не имеют решающего значения.

Чтобы управлять временем, можно ввести правила для выступающих и слушающих. Вот несколько примеров:

• Говорите лаконично. Передавайте суть
• На 1 стикер максимум 30 секунд
• На выступление 1 человека максимум 3 минуты
• Я уважаю и ценю своих коллег, поэтому не перебиваю и не отвлекаюсь
• Когда говорит мой коллега, я задаю вопросы лишь тогда, когда он завершил высказывание и суть мне не ясна

На этом этапе лучше начать группировать стикеры, в которых говорится об одной и той же теме – это делает модератор.

3. Команда голосует за предмет (-ы), которые кажутся ему / ей наиболее важными приоритетами (точечное голосование).

Попросите команду ограничить число тем/идей: лучше посвятить себя одному предмету, по которому удастся быстро выполнить действия, а не множеству частично завершенных тем. Непрерывное улучшение должно происходить небольшими, измеримыми шагами.

4. По каждой из идей команда составляет план действий, который важно реализовать, чтобы улучшить продукт и саму команду. 

А вы проводите ретроспективы своих проектов? Какие сценарии используете?