Построение HR-службы: от тушения пожаров к систематической работе

Этот кейс о том, как мне удалось перейти от работы в режиме "аврала" к планомерной работе и системному подходу в организации HR-департамента.
Когда-то я, как и многие, работала в первую очередь со срочными-важными задачами, занималась «тушением пожаров» и устранением проблем. Получалось результативно, но очень ресурсозатратно и все время - в режиме подвига. А главное – проблемы возвращались вновь и вновь и оставались одними и теми же.

Руководитель компании говорит «нет толковых людей, дефицит работников» - и мы фокусируемся на подборе, публикуем вакансии, привлекаем кандидатов, проводим собеседования, команда HR работает как звери. Но кандидаты не доходят, откликаются не те, выбирать особо не из кого, и мы скрепя сердце берем лучших из тех, кого смогли найти. Руководитель считает, что HR работает плохо, внутренние заказчики недовольны. Проблема в непрофессиональных HR? В том, что рынок труда плохой?

Или ещё: компания поставила амбициозные цели и задачи, довела их до сотрудников, а сотрудники к этим целям и задачам даже не приблизилась. Работают некачественно, просто делают какие-то действия, вроде бы стараются, трудятся – но при этом эффективность низкая, постоянно приходится исправлять ошибки и включаться в режиме ручного управления. Сотрудники плохие? Цели ставить не умеем?

Или еще интереснее: задачи в области HR раздали, сотрудники пошли работать. Но общая стратегия не прояснена, HR-стратегия не разработана, бюджет расходов на персонал не спланирован, с бизнес-целями и общей экономикой не синхронизирован. В результате HR-специалисты работают, ищут и находят людей, новые сотрудники выходят на работу… и выясняется, что они не нужны. Или можно было обойтись без них. Или их фонд оплаты труда неоправданно дорогой и сводит на нет всю прибыль. 

Или классика: некачественная адаптация нового сотрудника и невыстроенный процесс мониторинга и контроля испытательного срока может стать причиной увеличения расходов на персонал. Взяли нового сотрудника, три месяца он что-то делает, задачи перед ним не поставили, по каким критериям оценивать испытательный срок – не понятно. А все это время компания платит ему зарплату. А потом еще и уволить не может. 

А узкое место может быть совсем в другом – не в том, что кажется на первый взгляд. Подбор нерезультативен, например, потому что неправильно сформированы объявления о вакансии. Они могут быть не там размещены или не интересны целевым кандидатам. Или нет эффективного скрипта интервьюирования. Или коммуникация с кандидатами строится так, что потенциально интересные кандидаты просто не доходят до руководителей подразделений. Или так криво выстроен процесс согласования, обсуждения условий работы и выхода на работу, что кандидаты выбирают других работодателей. 

Или эффективность работы сотрудников – дело может быть не в постановке целей, а в обученности сотрудников, системе их мотивации и системе контроля и обратной связи от линейных руководителей.

Часто считается, что проблема глобальная и в целом заключается в направлении работы HR или внешних факторах – а на деле оказывается, что некоторые отдельные шаги процесса либо не выстроены, либо делаются ошибочно и в неправильной последовательности и не ведут к результату, а являются «узким местом». И нужно просто выявить и скорректировать эти шаги процесса – и всё начинает работать.

И я поняла: чтобы не тратить время и деньги компании, продуктивным подходом будет работа не с симптомом и проблемой в общем, а пошагово со всей технологической цепочкой - проанализировать, как и что происходит в каждой точке процесса. И выстроить так, как это будет наиболее эффективно для данной компании, на основе лучших и наиболее результативных практик HR. С четкими инструкциями и показателями – что делать и говорить, как делать, какие маркеры и инструменты использовать. Какими сервисами и методиками пользоваться.

Не нужно тратить месяцы работы, ресурсы компании, большие бюджеты и нанимать дорогостоящих специалистов. Нужно просто понять, где и что работает неэффективно, настроить и научить сотрудников работать по улучшенной технологии. 

Именно на это следует выделить время и ресурсы, а не на тушение бесконечных пожаров.