Подбор исполнительного директора, пошаговая инструкция

Исполнительный директор — это топ-менеджер, который отвечает за текущую деятельность компании. Он ежедневно управляет бизнесом и обеспечивает бесперебойную работу. Исполнительный, он же операционный директор — это человек, который в первую очередь должен уметь справляться с рутиной. Его функции отличаются от задач собственника бизнеса. Проще говоря, операционный директор должен высвободить время основателя для создания стратегии.

Понять, нужен ли вам ИД

Операционного директора часто путают с руководителем проекта или проджект-менеджером. Так, недавно общалась с собственником, которому на самом деле требовался бизнес-ассистент.

Исполнительный директор обычно нужен в следующих случаях:

• Выручка компании составляет от 5 млн руб., или штат компании превышает 15 человек.
• Стоит цель систематизировать бизнес и расти дальше без выгорания основателя.
• Планируется масштабирование компании.
• Основатель намерен выйти из операционного управления, чтобы высвободить время для того, чтобы планировать будущее.
• Собственник планирует заняться новыми проектами.

Когда операционный директор не требуется:

• Если ищут человека, который в ручном режиме будет реализовывать проект, делать все сам, нужен проджект-менеджер. Операционный директор руководит командой.
• Сотрудник, который работает с бизнес-процессами руководителя компании, решает организа-ционные вопросы, — это бизнес-ассистент.

Определить, кто именно нужен

Сформируйте профиль будущего сотрудника. Определите свои запросы и результаты, которые вы от него ожидаете.

Допустим, вы хотите через шесть месяцев достичь рентабельности на уровне 20 процентов. Кто нужен, чтобы эта цель была достигнута? Каких компетенций не хватает сейчас в бизнесе? Формируем профиль и ищем по нему человека.

Чек-лист

• Вопросы, которые помогут составить профиль исполнительного директора.
• С какой целью я нанимаю ИД?
• Каким будет главный результат его работы?
• С какими сложностями он столкнется при входе в должность?
• Какие боли должен закрыть ИД в первую очередь?
• Каких результатов я жду от него после испытательного срока?
• По каким показателям я буду оценивать результаты его работы?
• Какие функции он будет выполнять в компании?
• Какими навыками, знаниями и опытом должен обладать ИД?
• По какому графику он будет работать?
• Какие ресурсы нужны для реализации цели?
• Я точно не хочу, чтобы в результате произошло _____ (заполните пробел).
• Чем занимается операционный директор

Выбрать направление поиска

Если нужен быстрый результат — в районе трех–шести месяцев — вероятно, придется нанимать директора со стороны. Например, у вас стоит задача — вывести компанию из ситуации кассового разрыва за три–шесть месяцев и далее в плюс. Внутри компании нет руководителей, способных решить такую задачу. Выращивать специалиста внутри некогда и не из кого.

Тогда надо следить, чтобы претендент на место исполнительного директора обладал ровно теми навыками, которые ему предстоит использовать в компании. Навыки подтверждаются реализованными кейсами.

Если не горит, то есть нет необходимости выйти из операционки прямо здесь и сейчас, но есть задача оставить себе только функции основателя, можно вырастить исполнительного директора внутри компании.

Допустим, есть цель выйти на международный рынок, а на существующем сделать прирост в 30 процентов. В компании есть три топ-менеджера. Один из них может и хочет расти с компанией дальше. У вас есть опыт, который вы можете передать. Нужно быть готовым вложить несколько сотен тысяч рублей в обучение и повышение квалификации будущего ИД.

На практике хорошие исполнительные директоры зачастую вырастают из руководителей отделов продаж. Обычно они отличаются сильной мотивацией, высокой лояльностью, глубоким знанием продуктов и процессов. Однако в целом внутри компании можно рассматривать любого продуктивного руководителя.

• Поиск кандидатов по внешним каналам

Правило простое: чем больше каналов коммуникации задействуете, тем быстрее найдете сотрудника. Трубите о том, что вы ищете исполнительного директора, всем. Дайте краткое описание должности и попросите распространить.

Сарафанное радио.Расскажите сотрудникам об открытой вакансии. Возможно, проявится кандидат, о котором вы даже и не думали.Или сотрудники рекомендуют знакомых.

Соцсети.Опубликуйте объявление в своем аккаунте. Там лояльная вам аудитория, которая распространит пост, привлечет больше внимания к вакансии.

Поисковые сайты.Дайте объявления в HeadHunter, LinkedIn и пр.

Если сотрудник нужен быстро, имеет смысл обратиться в HR-агентство. Если есть время, сначала стоит попробовать бесплатные каналы, а потом уже обращаться к платным.

• Кандидат в исполнительные директора из работающих сотрудников

Признаки сотрудника, из которого может получиться хороший исполнительный директор.

• Человек показывает хорошие результаты на своей текущей позиции на протяжении трех–шести месяцев. Его отдел стабильно выполняет KPI, сдает работу в срок.
• Сотрудник хочет расти и развиваться. И вы видите у него это желание. Он заинтересован в средствах повышения квалификации, спрашивает о том, как он может развиваться в компании.
• Ему доверяет команда. Между отделами налажено взаимодействие, нет конфликтов. Порой сотрудник — классный спец, который делает свою работу очень хорошо, но его не воспринимают другие руководители. Маловероятно, что из такого человека получится исполнительный директор.
• Сотрудник лоялен к продукту и собственнику. Отсутствие лояльности может проявляться в несоблюдении правил компании или в выражении сомнения в качестве продукта.
• Сотрудник делает вклад в развитие компании, предлагает способы оптимизации, готов брать на себя больше ответственности.
• Личностные качества человека позволят ему стать лидером, способным справляться с трудностями и вести команду к победе.

Внутреннему кандидату, который соответствует этим требованиям, нужно только обучение. Отправьте его на курсы по повышению квалификации и управлению бизнесом.

• Отбор по резюме

Не рассматривать резюме на позицию исполнительного директора, если человек перечисляет одни процессы: «я делал…», «я организовывал…» При этом результаты работы не обозначены. Такой человек презентует себя как процессника, а исполнительный директор, как и любой профессиональный руководитель, заточен на результат.

Плохо: «Руководил оптимизацией документооборота в компании».

Хорошо: «Внедрил систему сквозного электронного документооборота, в итоге процесс закрытия финансовой отчетности ускорился на 20 процентов».

Нормально, если человек работал над одним краткосрочным проектом. Но если у него было несколько таких краткосрочных проектов за два года? Возможно, он не уживался с основателем или не давал ожидаемый результат. Часто это значит, что соискатель ошибается в оценке своих возможностей, ресурсов компании и уровня задач.

Резюме без фотографии рассматривайте в последнюю очередь. Обращайте внимание на белые пятна в трудовой биографии. Например, последнее место работы соискателя в резюме — 2020 год. Важно понять, чем был занят такой кандидат в этом промежутке. Порой начинаешь выяснять, и оказывается, что он все еще в проекте или вообще занимался своим бизнесом. В любом случае сначала свяжитесь с соискателем и задайте несколько контрольных вопросов, чтобы понять, имеет ли смысл приглашать его на очное собеседование.

Если вы берете ИД с рынка труда, стоит поставить его на какой-либо проект, где он в период до трех месяцев должен показать конкретный результат

• Собеседование

Оценка на собеседовании должна состоять из трех частей: тесты на личностные качества, на продуктивность и на демонстрацию навыков и знаний. Лучше всего использовать для проверки кейсы. Подготовьте тестовые задачи, которые продемонстрируют конкретные навыки.

Задача на проверку способностей к планированию и декомпозированию

Составьте план на квартал с разбивкой на недели по выполнению плана продаж через повышение эффективности работы отдела продаж.

Задача на проверку способностей по принятию решений

У вас есть сотрудник, который сорвал срок и не вышел на работу. Задачу надо выполнить через два дня. У вас есть компетенции, чтобы сделать ее самостоятельно. Но есть и свои дедлайны, которые срывать нельзя. Как вы поступите?

Если кандидатов несколько, кейсы и задачи должны быть одинаковыми. Иначе непонятно, как сравнивать результаты.

Хороший сервис для оценки личных характеристик — HRscanner.ru. В любом случае обязательно наводите справки с предыдущих мест работы и проверяйте факты.

Контроль на испытательном сроке

Если вы берете ИД с рынка труда, стоит поставить его на какой-либо проект, где он в период до трех месяцев должен показать конкретный результат. Потом уже можно передавать ему управление всей компанией. Это безопасный способ проверить друг друга на совместимость. Проектом может быть конкретная задача по развитию либо сфера бизнеса (например, продажи или маркетинг).

Стоит сделать чек-листы — разработать список критериев, по которым вы будете оценивать сотрудника во время испытательного срока. Важно обсудить эти критерии с сотрудником на входе. Для него они точно не должны быть секретом.

Рекомендую, кроме твердых числовых показателей, оценивать сотрудника по четырем ключевым критериям. Успешный кандидат наберет по каждому из них минимум 8 из 10 баллов.

Коммуникации с сотрудниками.Здесь важно, как исполнительный директор будет знакомиться. Знает ли он принципы вхождения в должность? Будет ломать, подстраиваться, присоединяться или использовать иную тактику? Команда — его основной ресурс. Поведение кандидата позволит понять, как он будет использовать этот ресурс.

Коммуникация с собственником.Нужно понять, может ли исполнительный директор решать проблемы без вмешательства руководителя, выстроил ли систему отчетности для отражения ситуации в компании, сколько времени собственника «съедает» своими вопросами. Вопросы на первом этапе — это нормально. Но порой их количество зашкаливает.

Глубина погружения в процессы.Исполнительный директор не может эффективно управлять компанией, если не «надел сапоги» и не пошел в самый низ. Человек должен сам пройти процессы, чтобы понять, как их контролировать. Круто, если он сел на место менеджера по продажам и начал лично звонить клиентам. Плохо, если оценивает ситуацию по отчетам линейных руководителей и принимает их на веру.

Ответственность в принятии решений.Почти всегда во время испытательного срока случается какой-нибудь форс-мажор. Не пришла поставка, сотрудник заболел. Как исполнительный директор будет действовать в такой ситуации?

Достаточно, если в течение испытательного срока человек наладил коммуникации, правильно оценил ресурсы. Круто, если он понял, как устроены процессы, и установил над ними контроль.

Выстроить систему мотивации

В зарплате операционного директора всегда должна быть переменная часть. Часто собственники напрягаются при составлении системы мотивации, как будто делают ее на всю жизнь. Отнеситесь к этому спокойно. Система мотивации может меняться вместе с задачами исполнительного директора. Три раза за первый год работы рекомендую возвращаться к этому вопросу.

На время испытательного срока это одни ключевые показатели. В следующие три–шесть месяцев — другие.

Исполнительный директор выходит на полную эффективность где-то с четвертого по шестой месяц работы. Третий этап изменений мотивации происходит после того, как он собрал команду, вышел на максимальную продуктивность. Это финальный этап. Потом, исходя из целей, можно корректировать систему мотивации раз в год.