О написании деловых писем

Хочу поделиться своим опытом, связанным с организацией первых шагов работы отдела. Одна из важных задач, которые решают сотрудник - написание деловых писем (руководству, друг другу, сотрудникам соседнего отдела, в другую компанию). Плохие письма могут сформировать негативный имидж не только этого сотрудника, но и вашей отдела или компании, стать причиной конфликтов и потери времени, а порой и денег. Начиная работу в качестве руководителя подразделения, я всегда сообщал сотрудникам о том, что именно я от них ожидаю по всем направлениям деятельности. Письмо о том как писать письма я предлагаю вашему вниманию. Можете цитировать его без ссылки на автора.

Писать грамотные письма - это даже не призыв, а требование...

Одна из трудностей нашей совместной работы - коммуникации. Поэтому для нас существенно важней, чем для других уметь делать очень хорошие служебные записки, планы, готовить грамотные четкие письма.

Вот основные тезисы по письмам:

• Письмо должно быть читаемым. Обратите внимание на то, что сплошной текст без акцентов в виде цвета, подчеркиваний трудночитать.
• Письмо должно быть такое, что его можно было сразу пересылать Директору или его заместителю (без правки).
• Заголовок письма должен быть, содержать название клиента и тему, например: "ЕВРАЗХОЛДИНГ: согласование истории успеха".
• Лучше начинать письмо с основного вопроса. Он в 90 случаях из 100 в следующем: "Прошу согласовать затраты на … в сумме… (или выделить ресурс специалиста по серверу ХХХ  на 1 день, и т.п.)", то есть закрытый вопрос требующий срочного ответа или решения.
• Желательно выводить адресата на однозначный ответ "да" или "нет", а также "подсказывать" ему верный ответ.
• Обязательно указывать требуемый срок ответа или решения: "Прошу Вас сообщить решение …" или "Ожидаю получить Ваше согласование до …".
• Старайтесь избегать эмоций и личностных оценок, особенно коллег (наживете врага или сильно пожалеете, но будет поздно). Недопустимы фразы "Вы меня обманули...", "Как Вы могли подумать!", "Некоторые могли бы и подумать прежде, чем писать такое…" и т.п.  Старайтесь писать о проблеме, задаче, а не о чьих-либо неверных действиях. На резкие эмоциональные нападки лучше не отвечать совсем.
• Старайтесь при переписке прикладывать копию письма, на которое отвечаете.
• Нельзя отправлять большие файлы, а особенно это нельзя делать при большом числе получателей. Лучше положить файл в «контейнер» или в специальную папку на сервер и переслать ссылку.
• Ошибки лучше исправить, перечитав письмо. Например, владелец компании «АйТи» Тагир Яппаров, просто не читает письма с ошибками: "Зачем мне тратить время на человека, который меня не уважает и не удосужился проверить опечатки".

Все это результат моего личного опыта… 

С уважением,

Руководитель департамента ДДД