Как создать бизнес-процесс для компании?

Моим первым созданным бизнес-процессом было положение по адаптации офисного персонала. Ох, и намучалась я с ним – то структуры нет – переделывай, то непонятно, кто какие действия выполняет и какие документы заполняет – дополняй... Затем неверно используешь шрифты и заголовки – опирайся на регламент по оформлению документов. А где краткая памятка к БП, нужно определить, кто кому и что передает, добавить действий? Было столько версий этого документа…

Я думала, что поседею.. и был даже волосок.. шутка😂
Потом для этой организации я создала и внедрила 10 регламентов, так как я придумала свой алгоритм для создания понятных и структурных бизнес-процессов.

Описание бизнес-процесса – это описание последовательности шагов сотрудников при выполнении определенных действий, приводящих к конечной цели.

Последовательность действий:

1. Для начала определитесь с целью, зачем вашей организации еще один документ, какие вопросы и проблемы он сможет решить, какие процессы упростит, какие выгоды для компании от его наличия?
Сразу скажу – на первом же собрании вы столкнетесь с отрицанием коллег: "А зачем что-то менять, если и так все работает? Опять новые бумажки придется заполнять, некогда продавать будет? Кто научит заполнять эти данные наш персонал и т.д."
Снимаем возражения и подводим к цели данного документа, к увеличению результативности, повышению kpi, увеличению доходов сотрудников и прибыли компании, а также о важности прозрачности и понятности процессов. Не люди решают, как им работать, а бизнес-процесс определяет задачи и действия сотрудников компании. Мы не цель подгоняем под ресурсы, а ресурсы работают на общую цель.

2. Определить, что в начале и что в конце, какие структурные блоки у документа. Продумать скелет документа. Сразу важно понять с какими уже существующими регламентами он будет пересекаться и прописать ссылки на них, чтобы не было нарушения логики. Для себя можно создать блок-схему, чтобы визуализировать проект – для этого есть множество специальных бесплатных программ.

3. Пишем сам текст бизнес-процесса с учетом требований к оформлению документов в вашей организации. Особое внимание уделяем заголовкам, шрифтам, орфографии и логике документа. На данном этапе очень подробно отражаем все действия, шаги, документы и участников процесса ответственных за контроль.

4. Далее наполняем действия смыслами и результатами. Кто какие документы создает и кому передает, кто подбирает персонал, кто обучает, кто аттестует и т.д.

5. После того, как большая часть уже готова, нужно понять какие шаги можно автоматизировать уже сейчас, силами IT-службы и внутренних порталов, для того, чтобы упростить взаимодействие между подразделениями и ускорить передачу данных. Цель – упростить процессы, а не усложнить. Для этого разрабатываем те формы, которые нужно будет автоматизировать (техническое задание). Остальные формы выносим, как приложения в конце документа.

6. Теперь самый трудоемкий этап – этап согласования проекта и внесения корректировок. Здесь очень советую делать всё через порталы компании и принимать все замечания в электронном виде, так как на "бумажечке" можно месяцами переделывать и доделывать, разбираться в почерке коллеги, доказывать, что он просил в прошлой версии убрать это, в новой уже добавляет.
Нужна прозрачность – доработал перевыложил новую версию, все коллеги увидели, им пришло оповещение, внесли свои мысли и рекомендации. И так до победного пока не родится уникальный и структурный документ.

7. Когда бизнес-процесс утвержден, садимся и пишем краткую памятку в виде таблички: "Дата / Ответственный / Что делает / Кому передает / В какие сроки / На каком носителе." Нужно уместить весь документ на 1-2 листах, для обьемных документов – 3 листа. Памятка должна быть очень структурной и быстро погружать в суть документа, это позволит новым сотрудникам быстро вникнуть в смысл, и уже потом более вдумчиво его вычитать и понять все нюансы. Памятка так же нужна, чтобы всегда быть под рукой, когда нужно будет разобраться кому переслать отчет и в какие сроки, подсмотреть если что-то забыл. Поверьте моему опыту – никто не будет перечитывать по 10 раз положение или регламент, а вот памятку будут из месяца в месяц использовать. Еще и как шпаргалку на аттестацию с собой возьмут.

8. Далее собираем планерку и обсуждаем внедрение документа, сроки запуска, перераспределяем ответственность за его реализацию на местах и обучение руководителей филиалов. Назначаем контролирующих исполнение, в крупных компаниях есть для этого целые отделы.

9. Через 1 месяц собираем обратную связь от филиалов о сложностях, вопросы, пожелания, идеи по дальнейшей автоматизации в письменном виде на вашу электронную почту.

10. Спустя 2-3 месяца после запуска бизнес-процесса проводим тестирование знаний или аттестацию персонала. Вот и готов наш новый регламент😊

Успехов, коллеги!!!