Как работает система управления?

Мы продолжаем изучать основы менеджмента. В нескольких предыдущих уроках мы рассмотрели различные виды управления: внешнее и самоуправление, открытое и скрытое, структурное и бесструктурное. Все виды управления должны быть встроены в систему управления компанией. В этой статье мы кратко рассмотрим, как работает любая система управления, и какие управленческие процессы в этой системе протекают.

Как работает система управления? В самом общем и упрощенном виде систему управления можно представить как совокупность двух подсистем: органа управления и объекта управления.

Орган управления – это руководители разных уровней. Объект управления – это сотрудники, отвечающие за определенные рабочие процессы и соответствующие им результаты деятельности. Для достижения этих результатов со стороны руководителей к сотрудникам поступают информационные управляющие воздействия в виде приказов (поручений, заданий, распоряжений), правил (планов, инструкций, положений, регламентов и т.д.), целей, задач, ценностей, полномочий. Важно подчеркнуть в системе управления организацией управляющие воздействия носят информационный характер. То есть, другими словами, руководители непосредственно "производят" информацию и только информацию и ничего кроме информации.

Далее, так или иначе исполняя эти воздействия, сотрудники выполняют трудовые действия (рабочие процессы) и получают некоторые результаты действий (финансовые, рыночные, производственные и др.), имеющие значение для внешних или внутренних клиентов. Информация о процессах и результатах (в виде отчетов, показателей, отзывов клиентов и др.) поступает в орган управления (хотя на практике это происходит далеко не всегда), где она обрабатывается, и принимаются (если необходимо) решения о корректировке управляющих воздействий с целью устранения нежелательных отклонений от запланированных результатов (отрицательная обратная связь) или усиления желательных (положительная обратная связь).

Здесь важно понимать, что обратная связь - это не получение органом управления (руководителями) информации о результатах работы объекта управления (компании, подразделения, сотрудников), а именно реакция на эту информацию со стороны органа управления, которая усиливает или ослабляет полученные результаты работы.

Затем цикл управления повторяется. И так постоянно до тех пор, пока организация живет и здравствует. И если процессы управления обладают высоким качеством и высокой эффективностью (что, как вы понимаете, не одно и то же), то ваша организация будет жить долго и счастливо. 

В этой логике ключевую роль играет деятельность органа управления, т.е. руководителей организации. А чем должны заниматься руководители? Правильно. Руководить. А точнее, не руководить, а управлять. Управленческая деятельность реализуется через разнообразные процессы управления, которые и должны составлять содержание работы руководителей. 

К ним относятся процессы планирования, организации, мотивирования, обучения и развития (это тоже функция руководителей!), координирования и контроля. В каждом из этих процессов у руководителей много «хлопот по хозяйству». Например, в процессе планирования важно не забыть сформулировать цели деятельности, спланировать действия, а также ресурсы для их выполнения. Процесс организации включает в себя различные задачи от правильного распределения функций и обязанностей сотрудников (это, кстати, не одно и то же!) до тонкой настройки межличностных отношений в коллективе. В процессе мотивирования важно провести точную диагностику мотивации подчиненных, создать мотивирующую среду и умело применять соответствующие методы стимулирования. Обучение и развитие – это постоянное саморазвитие и работа над собой, развитие подчиненных и совершенствование организационных ресурсов (технологий, оборудования и др.). В процессе координирования важно уметь давать обратную связь, обеспечивать сотрудников необходимой информацией и оказывать им психологическую поддержку. В процессе контроля необходимо вести наблюдение и сбор информации о работе подчиненных, измерять или оценивать показатели деятельности, вести управленческий учет. В общем, работы много. 

Но кроме базовых процессов (или функций) управления есть еще и т.н. связующие процессы, которые необходимы всегда и везде. Это принятие решений, лидерство, коммуникация. Это процессы сквозные, так как они обеспечивают выполнение каждой управленческой функции. Без них ничего не получится или что-то получится, но криво, неубедительно и неэффективно.