Что делать, если в штате нет HR

Отделы по работе с персоналом уже давно стали неотъемлемой частью любой крупной компании. Их эффективная деятельность решает огромное количество проблем. При этом сами эйчары часто остаются в тени, выступая эдакими «серыми кардиналами», которые незаметно влияют на все процессы, проходящие внутри как отдельных подразделений, так и в целом всей организации.

Однако, случаются ситуации, когда данной службы или единицы по какой-то причине нет. Возможно ее не было вообще, но компания развивается, а вместе с ней появляется и необходимость в регулировании новых процессов. Возможно, hr «выпал» из системы по причине длительной командировки, семейных обстоятельств, увольнения и т.д.

Спасти и/или наладить основные процессы компании можно и собственными силами, если правильно подойти к данному вопросу. 

Вариант 1

Самостоятельное решение вопросов

HR неизбежно контактирует по большинству вопросов непосредственно или опосредованно с директором, собственником или его уполномоченным представителем. Поэтому, любому управленцу хорошо знакомы практически все бизнес-процессы, находящиеся в ведении службы персонала. На какой-то период можно сосредоточить решение возникающих вопросов в своих руках. 

Для этого необходимо:

• пересмотреть свой распорядок дня и расставить приоритеты по-новому;
• найти себе союзников или хотя бы наложить часть нового функционала на личного помощника или администратора, четко обозначить предстоящие задачи;
• не забыть назначить вознаграждение помощнику за выполнение дополнительного функционала;
• заняться оперативным поиском hr.

Вариант 2

Совмещение должностей

Данный вариант имеет место, если в компании есть администратор или секретарь, помощник руководителя, инспектор по кадрам, юрист. Сотрудники подобных должностей достаточно эффективно работают с персоналом. 

Для этого необходимо:

• выбрать должность с наименьшей загруженностью текущими вопросами;
• проанализировать план работы сотрудника на ближайшие 1-3 месяца, чтобы новый функционал не совпал с важной командировкой, отпуском, отчетом и т.д.;
• ознакомить сотрудника с новым функционалом, максимально четко поставить задачи;
• назначить вознаграждение (материальное или нематериальное, в зависимости от возможностей компании и мотивации сотрудника);
• в течение 1-3 месяцев найти hr.

Вариант 3 

Передать работу с персоналом на аутсорс 

• Если основная задача поиск новых сотрудников, то можно привлечь частного специалиста по подбору персонала или обратиться в кадровое агентство. Передавать можно как единичные вакансии, так и массовые проекты. В данном случае оплате подлежит исключительно результат работы, а не процесс;
• Если вопрос в оформлении новых сотрудников, то решить ситуацию поможет кадровик на фрилансе, внешний совместитель или, как наиболее сильная мера, вывод персонала за штат (аутстаффинг). Аутстаффинг подойдет при достаточно большом штате. Кроме того, что компания, оказывающая услуги по аутстаффингу, возьмет на себя обязательства по ведению КДП, расчету заработной платы и отчислений в соответствующие фонды, это еще и хорошая (и законная) возможность снизить среднесписочную численность сотрудников компании и не выйти из вилки среднего бизнеса.

Описанные выше схемы подойдут как в случае временного отсутствия hr так и в случае, если hr никогда не было в компании. Нужно понимать, что предложенные меры носят исключительно временный характер, иначе совсем скоро компании придется столкнуться с ухудшением показателей работы. 

Во-первых, работой с персоналом должен заниматься профессионал, знающий психологию поведения людей и умеющий выстроить качественное взаимодействие всех элементов корпоративной системы. 

Во-вторых, сфера управления персонала – это не только подбор новых сотрудников. Это комплексная и, что самое главное, систематическая работа с персоналом. 

В-третьих, при длительных перегрузках очень часто начинает страдать эффективность сотрудников, обремененных новыми функциями. Администраторы теряют важные документы, юристы не могут сосредоточиться на процессах, бухгалтеры и кадровики путают цифры и т.д. И вот уже сотрудником, который был одним из лучших, которому была доверена судьба компании в сложный период, недоволен руководитель. Хотя фактически, сотрудник в этом не виноват, а именно руководитель сам спровоцировал подобные проблемы в его эффективности. 

Как понять, что у компании острая потребность в отдельной единице hr или полноценной службе персонала

• в какой-то момент перераспределение обязанностей и приоритетов перестает быть эффективным ввиду большой нагрузки по работе с персоналом (много новых сотрудников, текучка, новые должности и т.д.);
• в ближайших планах компании вывод на рынок новой услуги или продукта, и как следствие поиск новых сотрудников, формирование нового отдела, ротация кадров;
• анализ штата говорит о необходимости новой единицы. Анализировать штат нужно очень аккуратно и принимать во внимание сразу несколько факторов: количество сотрудников, уровень текучки, характер межфункционального взаимодействия и уровень конфликтности сотрудников. Этот показатель необходимости перемен очень гибкий и индивидуальный. Какие-то компании без ущерба справляются собственными силами при штате 50 человек, а каким-то уже при 10 сотрудниках показан штатный hr.