Чек-лист "Идеальный личный ассистент"

Каким должен быть идеальный помощник руководителя, что он должен уметь? Подобрать личного ассистента для  руководителя – это задача из области «миссия невыполнима», поэтому она переходит в разряд суперсложной. 

У каждого руководителя есть свой идеал помощника, но есть константа – всем нужен надежный, преданный и ответственный помощник, способный брать на себя все организационные и информационные задачи, освободить руководителя от нерациональной траты времени и умело решать стандартные и нестандартные проблемы.   

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

ПОРТРЕТ  ИДЕАЛЬНОГО  СОТРУДНИКА 

• чаще девушка; 
• исполнительная; 
• наведет порядок в ваших делах, встречах и задачах; не задает лишних вопросов и не вступает с вами в диалог на  личные темы; 
• всегда на связи (даже после 18:00 частично); 
• стремится разгрузить вас от рутинных задач; 
• самостоятельно контролирует задачи и напоминает, если нужно.  

Какие задачи  выполняет сотрудник? 

• Напоминание руководителю о встречах,  звонках, письмах, оплатах 
• Планирование рабочего дня  
• руководителя, ведение календаря  
• Поиск исполнителей на различные  задачи 
• Поиск и сбор информации по запросу
• Подготовка простых презентаций
• Размещение объявлений на площадках
• Организация поездок руководителя,  покупка любых билетов, резервирование  гостиниц/ресторанов 
• Работа в CRM  
• Коммуникация с другими сотрудниками  компании 
• Выполнение рабочих и личных  поручений руководителя 
• Составление и подготовка писем,  запросов, договоров и иных документов
• Свод информации в таблицы  
• Ведение общих папок организации
• Заказ товаров и поставок 
• Рутинный контроль  
• Работа в чатах и соц. сетях 

Что не рекомендуется поручать сотруднику? 

• ставить задачи другим сотрудникам - это подрывает ваш авторитет
• делать продажи, дополнительные продажи и звонки клиентам - это уже другая должность – менеджер по продажам или менеджер по работе с клиентами
• обращаться с важными вопросами напрямую к вашим ключевым клиентам или  партнерам вместо вас 
• составлять сложные юридические договора и ожидать, что они будут написаны  грамотно и юридически правильно.