Внедрение HR системы с "0" для масштабирования малого бизнеса

Компания (малый бизнес) с успешной коммерческой историей и минимальным (до 7 человек) штатом сотрудников. 
С помощью внедрения системы управления персоналом и всех элементов HR достигнуты следующие результаты:
 -      масштабирование бизнеса и автоматизации производства (увеличение количества и маржинальности проектов);
-      вывода собственника из операционного управления сотрудниками.

Клиент: маркетинговое агентство, направления деятельности:

- выстраивание системного маркетинга;

- упаковка и продвижение образовательных проектов / он-лайн школ «под ключ»;

- продюссирование клиентских проектов.

Проект:

Заказчик проекта – собственник компании

Длительность проекта: 4 месяца 

Краткосрочные результаты: пошаговое внедрение HR системы / трудоемкость проекта для собственника – 4-6 часов в неделю. 

Долгосрочные результаты: построение системы управления персоналом под задачи

-          масштабирование бизнеса и автоматизации производства (увеличение количества и маржинальности проектов);

-          вывода собственника из операционного управления сотрудниками;

Кратко:

Компания успешно осуществляет коммерческую деятельность и быстро разрабатывает и внедряет новые направления работы и инструменты. 

Клиентская база расширяется, растет лояльность клиентов и востребованность продуктов компании. Проектов становится больше, для обработки и реализации этих проектов нужны эффективные команды сотрудников во всех направлениях деятельности.

Отсутствие HR системы по найму, подготовке, управлению сотрудниками тормозит развитие бизнеса и ограничивает собственника в количестве и масштабе проектов, которые компания может взять в производство.

В результате построена система HR с «0», которая покрывает потребности развивающегося бизнеса, позволяет запускать и открывать новые направления и обеспечивает решение всех HR задач.

Инструменты и элементы для HR – системы подобраны с учетом особенностей производственных процессов, а также управленческих и личностных особенностей собственника - минимизацию участия в операционном управлении сотрудниками.

Система построена с запасом эффективности и актуальности на 2-3 года вперед. 

Ситуация:

Ядром и генератором идей и технологий работы является собственник и основатель компании. Бизнес динамично развивается на рынке более 7 лет. Собственник изначально реализовывал системный подход к выстраиванию бизнеса на масштабируемых кейсах и технологических инструкциях. Операционное управление сотрудниками и коммуникация с ними не входят в область сильных сторон собственника, есть ярко выраженные стремление дистанцироваться от повседневного и личного взаимодействия с исполнителями.

Изначально компания использует эффективные инструменты для управления производственным процессом:

- управление проектами и коммуникацию в task-manager Asana;

- корпоративный портал с размещенными в нём технологическими инструкциями и материалами обучения;

- политику разграничения каналов связи и хранения информации;

- разработанные и внедренные принципы корпоративной культуры, взаимодействия и рабочего поведения.

Исполнители подбирались как фрилансеры на проекты и как внештатные сотрудники. Основное ядро исполнителей работает дистанционно в формате частичной занятости. Работа команды строится по технологии Agile – с еженедельными планерками и постановкой и контролем выполнения задач. Для решения задач юридического и бухгалтерского сопровождения бизнеса привлекаются внешние эксперты.

Как таковых HR процессов и элементов системы HR в компании не существовало, т.к. работа с персоналом велась в рамках производства отдельных проектов и направлений и в рамках исполнения конкретных технологических инструкций и задач.

Изначальным запросом собственника на HR-консалтинг было выстраивание системы создания и обновления оргполитики (инструкций работы и управления эффективностью), а также создание набора инструкций для внедрения подбора и дальнейшей долгосрочной работы с сотрудниками под возрастающие объемы бизнеса.

Решение в теории:

Пошаговое внедрение с «0» за 12 рабочих недель всех элементов системы управления персоналом, учитывающей особенности производственного процесса и управленческой модели собственника.

Реализация на практике:

Основные этапы проекта:

1. Анализ информации, полученной от клиента.
2. Выбор методики и технологии внедрения.
3. Подбор инструментов, сервисов и технологий для отдельных элементов HR системы.
4. Создание и планирование этапов, последовательности выполнения проекта и конкретных шагов каждого этапа.
5. Пошаговое внедрение проекта с коучинговым HR сопровождением.
6. Интеграция всех элементов HR системы.

Для  реализации изначального запроса клиента были проанализирована следующая информация:

• Продукты и направления деятельности компании
• Предпочтительные технологии управления и работы собственника
• Используемые практики поиска и подбора исполнителей
• Целевая модель и предполагаемая оргструктура бизнеса после масштабирования
• Наполнение корпоративного портала
• Процесс управления исполненителями, систему постановки и контроля задач в действующему проекту
• Особенности технологии ведения проектов
• Операционные инструкции сотрудников
• Сервисы и встроенные возможности ИТ – платформ, используемых компанией

В процессе анализа были выявлены сильные стороны управленческой культуры компании, которые можно результативно использовать в предстоящем HR внедрении, а также области, нуждающиеся в дополнительном усилении и проработке в ходе проекта.

На основании этого была выбрана методика внедрения, наиболее экологичная компании – Agile. Проект был спланирован как последовательность  1-2х недельные спринты, каждый из которых подразумевал фокусную концентрацию на очередном элементе работы. Так обеспечивалась технология работы, привычная для производственного процесса компании и позволяющая качественно отработать каждый этап, идти последовательно по шагам и увидеть результат каждого этапа. После окончания спринта очередной элемент HR системы внедряется в оперативную работу – и начинается новый спринт. Методика работы короткими спринтами позволяет гибко вносить изменения и «есть слона по кусочкам» - работать короткими понятными задачами.

Для планирования спринтов проекта и конкретных шагов – задач внутри каждого спринта была использована система управления проектами клиента – Asana.

Каждый спринт состоит из конкретных шагов – задач, содержащих:

• назначение ответственного исполнителя (с возможность делегирования),
• сроков исполнением,
• описанием формата результата каждой задачи,
• описание действий по реализации каждой задачи,
• конкретными ссылками на инструкции, описания, формы документов и используемые материалы.

Asana, таким образом, стала одновременно планом и инструкцией по внедрению, инструментом управления задачами и единым информационным полем проекта, где вся информация и материалы привязаны к структуре проекта.

В начале проекта были запланированы базовые системообразующие элементы – разработка HR стратегии и организационной структуры и политики. На это были отведены самые длинные спринты и запланированы очные сессии работы с HR – консультантом.

Дизайн элементов HR системы был подобран под компанию клиента и отвечал на вопрос, как именно должен быть построен и из чего должен состоять подбор, адаптация, обучение, мотивация, развитие сотрудников, администрирование трудовых отношений.

Все элементы были нацелены на отсутствие персоналозависимости и максимальную привязку к дистанционным и технологически автоматизированным способам реализации.

Дизайн разработан путем подбора результативных HR практик, которые подходили имеющимся производственным процессам и особенностям управленческой культуры:

• технологии проведения собеседований – дистанционные (что вводило дополнительные требования к скрипту собеседований и проверке безопасности);
• в адаптации сотрудников система наставничества заменена пошаговым обучением.
• для оценки и развития сотрудников выбран метод ежегодного развивающего диалога.
• предусмотрено развитие корпоративного портала, который из развлекательно-информационного компонента корпоративной культуры являлся инструментов управления развития и обучения сотрудников.
• кадровое делопроизводство помещено на уже используемый клиентом сервис Контур-Эльба.

В ходе проекта осуществляется еженедельная коучинговая HR – поддержка, обеспечивающая сопровождение, обучение и мониторинг хода проекта. Коучинг направлен на вход в спринт и завершение спринта, внесение изменений в задачи проекта и консультационное сопровождение реализации задач проекта.