Стиль, текст и подтекст в различных аспектах деятельности бизнес-тренера

В работе бизнес-тренера достаточно большую роль играют не только его уровень профессионализма, но и воспитание, этичность и чувство меры.
В этой статье представлены рекомендации как лучше вести себя бизнес-тренеру в общении с представителями бизнеса при планировании и проведении тех или иных мероприятий.

Организация и проведение супервизий, предоставление обратной связи по итогам супервизии — при детализации данного вида деятельности, бизнес-тренер несет ответственность за атмосферу, в которой проходят эти мероприятия. Бизнес-тренер не должен восприниматься как надсмотрщик или контролер, в то же время не должно возникать сомнений в его компетентности, целесообразность его работы должна ясно представляться участниками процесса.

Именно поэтому бизнес-тренеру необходимо внимательно следить за четкостью выполнения своих действий, содержанием и четкостью своей речи, доброжелательного отношения, профессионализма.

Бизнес-тренеру необходимо также постоянно отслеживать явные и скрытые проявления общего рабочего фона, чтобы управлять и корректировать его.

Возможная крайность.

Стиль — бизнес-тренер сух и деловит.

Текст — «Илья Ильич, по результатам данной супервизии, как специалист в данной области, могу Вам заявить, что многое нужно исправить. Мои рекомендации следующие...»

Подтекст — «Илья Ильич, я так стараюсь сохранить деловой тон, что кажусь высокомерным и самодовольным». 

Желательный вариант.

Стиль — бизнес-тренер сконцентрирован, но расслаблен и доброжелателен.

Текст — «Илья Ильич, в Вашей работе есть отличные моменты, которые можно всем ставить в пример. При этом кое-что можно сделать еще лучше. Давайте сделаем следующее...»

Подтекст — «Илья Ильич, Вы профессионально со всем справляетесь. При этом замечательно, что есть потенциал и можно всегда развиваться и совершенствоваться». 

Организация и проведение тренингов — организовывая тренинги, бизнес-тренеру необходимо сначала четко спланировать собственные действия, прежде чем начать взаимодействовать с участниками этого бизнес-процесса — должны быть уточнены даты, темы, списки участников, помещение и пр. Это позволит сделать взаимодействие с сотрудниками максимально емким и эффективным — не обращаться несколько раз (звонком или в письме), каждый раз добавляя уточненную информацию, а в одном тексте сконцентрировать всю необходимую информацию, которая бы не вызывала вопросов, не создавала сложностей в исполнении и, желательно, не изменялась в процессе.

В противном случае у руководителей это вызовет раздражение и сопротивление, что будет сильно препятствовать реализации бизнес-процесса.

В любом случае — четко организовывая свою деятельность, бизнес-тренер прежде всего демонстрирует уважение к тем, с кем взаимодействует и создает комфортную рабочую атмосферу. 

Возможная крайность.

Стиль — бизнес-тренер многословен, суетлив, несобран.

Текст — «Илья Ильич, здравствуйте! Чтобы организовать тренинги (темы еще уточняются) для повышения эффективность работы директоров магазинов прошу как можно скорее назначить ответственных за подготовку раздаточных материалов и кофе-брейка. Тренинги состоятся 12-13 или 15-16 февраля (я позвоню Вам позже — скажу, когда точно). Список с участниками я отправлю начальнику отдела продаж на проверку, там будет человек 17. Раздатки лучше напечатать с запасом, штук 30. Заранее спасибо».

P.S. Письмо отправлено руководителю 07 февраля.

Подтекст — «Илья Ильич, я совершенно запутался, ничего не успеваю, поэтому я загружаю Вас лишней, неточной или ненужной информацией». 

Желательный вариант.

Стиль — бизнес-тренер сконцентрирован, обладает полной информацией, речь легкая и понятная.

Текст — «Илья Ильич, учитывая особенности нашего филиала, целесообразно будет провести тренинги «Организация работы» и «Управление конфликтами» в ближайшее время, чтобы углубить знания директоров магазинов по этим вопросам. Тренинги планируются на 13 и 14 февраля в Учебном центре, списки возможных участников прилагаются. Назначьте, пожалуйста, ответственного за раздаточные материалы и кофе-брейк.

Подтекст — «Илья Ильич, я внимательно наблюдаю за филиалом и так же, как и Вы хочу помогать ему развиваться. Для тренингов все готово, нужно только одно важное решение, которое можете принять только Вы». 

Предоставление обратной связи руководителям — обратная связь необходима руководителям для улучшения их деятельности и повышения эффективности, поэтому она должна содержать оценку положительных моментов и положительное подкрепление, указание аспектов, над которыми нужно работать с обязательным объяснением почему необходимо делать по-другому и желательно предложениями, как конкретно это нужно исправить.

В осуществлении обратной связи руководителям есть опасность, что если стиль общения будет слишком строгим и сухим, то может показаться высокомерным и вызвать сопротивление, желание соперничать, защищаться. Поэтому бизнес-тренеру необходимо создать благоприятный фон, который позволил бы руководителю воспринять рекомендации, чтобы возникло естественное желание их скорее исправить.

В то же время нельзя упрощать общий статус обратной связи, чтобы она начала восприниматься, как несерьезные или бесполезные действия. 

Возможная крайность.

Стиль — бизнес-тренер дружески советует.

Текст — «Илья Ильич, я думаю, что Ваше замечание Анне Сергеевне было слишком жестким. Корпоративная культура нашей компании предполагает формат «+-+», Вы же руководитель, на Вас же все ориентируются, а Вы так некрасиво...»

Подтекст — «Илья Ильич, я думаю, что мы с Вами в достаточно хороших отношениях и я спокойно могу сказать — что именно не так, я же хочу как лучше, пусть это и не очень приятно». 

Желательный вариант.

Стиль — бизнес-тренер сконцентрирован и доброжелателен.

Текст — «Илья Ильич, вы грамотный руководитель и всегда стараетесь довести работу персонала до совершенства. Наверное Анна Сергеевна восприняла бы замечание лучше, если ей сказать немного по-другому. Мы же с Вами знаем, как просто найти ключ к каждому и как это волшебно действует на подчиненных.

Подтекст — «Илья Ильич, Вы великолепны, легкая шлифовка интонаций позволит сделать Вас еще лучше, Вы ведь умеете это — всем можно учиться у Вас». 

Решение общих вопросов с руководителями —бизнес-тренер взаимодействует с руководителями различных подразделений для выполнения общих задач по развитию персонала и поддержанию необходимой атмосферы в компании. Независимо от того, прописаны ли действия руководителя в бизнес-процессе или нет, бизнес-тренер не имеет права давить или манипулировать руководителем, в то же время он и не должен быть манера общения и не должна быть заискивающей. Возможно руководителям может показаться, что действия бизнес-тренера не имеют отношения к основной деятельности компании.

Но в данном случае помимо выполнения непосредственной задачи, бизнес-тренеру необходимо прояснить необходимость достижения общей цели, завоевать авторитет, продемонстрировать компетентность и серьезное отношение к делу. Более того, руководитель должен увидеть в бизнес-тренере помощника и консультанта в тех вопросах, которые касаются обеих сторон. 

Возможная крайность.

Стиль — бизнес-тренер агрессивен и требователен.

Текст — «Илья Ильич, я знаю, что новые помещения офиса уже отремонтированы и готовы к работе. Прошу выделить одно из помещений под учебный класс, оснастить мебелью и техникой. В течение 2х дней сообщите мне о результате».

Подтекст — «Илья Ильич, я так стараюсь соответствовать деловому стилю, что выгляжу просто очень грубым». 

Желательный вариант.

Стиль — бизнес-тренер вежлив, но настойчив.

Текст — «Илья Ильич, приятно знать, что ремонт в новых помещениях офиса уже закончился и скоро можно будет заниматься в новом классе. Какое помещение будет выделено под учебный класс? Сколько планируется времени на оснащение? Очень прошу уточнить для меня эту информацию в течение ближайших двух дней, это необходимо, чтобы спланировать дальнейшую работу с учетом нового класса.

Подтекст — «Илья Ильич, ура, закончился ремонт, представляю, какое это для Вас облегчение. Обрадуйте меня поскорее хорошими новостями, очень хочется быстрее приступить к работе в новом классе». 

Деловая переписка – это канал связи с сотрудниками, который позволяет организовать выполнение поставленных задач, при этом получить задокументированное подтверждения своим действиям. Особенность деловой переписки заключается в том, что чаще всего бизнес-тренер обращается с просьбой или информирует о каких-либо событиях, поэтому важно, чтобы стиль письма выдерживал очень тонкий баланс между теми аспектами, которые всегда необходимо учитывать.

- Необходимо выдерживать деловой стиль текста — это позволит бизнес-тренеру завоевать авторитет в глазах сотрудников, поддержать общий образ деятельности по развитию персонала, подчеркнет важность этой работы. В то же время нужно помнить, что строгость делового стиля не должна переходить в сухость, так это в большинстве случает будет расцениваться сотрудниками как грубость или давление, а в этом случае у адресата может возникнуть агрессия и сопротивление, которое далеко не способствует наилучшему решению задач;

• Чтобы привлечь внимание к письму и выделить его в памяти адресата, чтобы на его взгляд более важные задачи не вытеснили нашу просьбу, можно разбавлять речь метафорами, интересными оборотами (в рамках литературной и деловой стилистики). Это сделает деловой стиль более «живым», образным и личностным, психолингвистические особенности текста позволят создать благоприятный образ бизнес-тренера и установить благоприятный климат общения. В этом аспекте нужно помнить, что есть риск сделать текст несерьезным или фамильярным, поэтому нужно быть внимательным при выборе метафоры или образа, всегда проверять стиль на уместность в данном контексте.

• Установить необходимый контакт или сгладить необходимость выполнения просьбы или «лишней» работы позволит качественная вводная «+»-фраза в начале письма — комплимент, хорошая новость, психологическое поглаживание и позитивное подкрепление. В то же время нужно помнить, что сказать что-либо приятное — это тоже искусство, это должно быть искренне и соответствовать действительности, иначе может показаться лестью, неуместным подлизыванием или откровенной манипуляцией.

• Не нужно забывать о смайлах. Это уникальный способ, успешно вписавшийся в деловой этикет, который позволяет создать необходимый эмоциональный фон. Достаточно одного обычного смайла, чтобы сухая информация выглядела вежливой и не назидательной. Смайлы существенно расширяют смысл сообщения, так как выражают эмоцию, контекст и подтекст письма. Здесь необходимо не перегрузить сообщение изображениями желтых рожиц, иначе оно покажется несерьезным и неискренним для адресата. 

Возможная крайность.

Стиль — бизнес-тренер балагур без чувства нормы.

Текст — «Илья Ильич,здравствуйте! Хочу поздравить Вас с днем пограничника! Прошу назначить ответственного за раздатки и кофе-брейки для планируемых тренингов 12 и 13 февраля (темы «Управление конфликтами» и «Лидерство»). Заранее спасибо, увидимся на корпоративе;)»

Подтекст — «Илья Ильич, я думаю, что могу устанавливать со всеми контакт, но мои прицелы сбиты — иногда стараюсь как лучше, а получается — как всегда, забываю о деликатности и личных границах». 

Желательный вариант.

Стиль — бизнес-тренер вежлив и профессионален.

Текст — «Илья Ильич, добрый день! Хочу поблагодарить Вас за то, что откликнулись на мою просьбу и помогли мне с решением вопроса N. Большое спасибо!

В ближайшее время в нашем филиале планируются такие тренинги, как: NNN, в следующие даты — NNN. Также необходимо назначить ответственного за раздатки и кофе-брейк. Если возможно, прошу дать мне ответ в ближайшие два дня =)».

Подтекст — «Илья Ильич, ценю и восхищаюсь Вашими профессиональными и личными качествами. Делаю все, чтобы работа была эффективной и приятной».