Процедура информирования сотрудников компании: какой формат лучше?

Рудольф, добрый день.

Мое личное мнение - информировать сотрудников необходимо. Это хорошая практика, которая, к сожалению, редко присутствует в современных компаниях России.
А еще мое мнение, что этот инструмент хорошо работает в том случае, если в компании хорошо определена цель, куда движется компания, и все сотрудники ее понимают и работают на достижение этой самой общей цели. Тогда такие мероприятия дают понимание, насколько эта цель достижима, и мотивирует коллектив к движению дальше.

Добрый день, ранее уже отвечала, добавлю еще немного информации
Цели внутренней информационной системы.

1. установить единые ценности, стандарты и формы информационной коммуникации для повышения управляемости организации

2. обеспечить руководителей и подчиненных информацией, необходимой им для производственного процесса

3. воспитывать и укреплять у сотрудников чувство причастности к предприятию

4. стимулировать сотрудников и влиять на настроение в коллективе (правильно построенная система мотивации повышает производительность труда)

5. улучшать и облегчать межведомственное взаимодействие для выполнения общих производственных задач.

6. внедрять изменения. Формировать лояльность сотрудников к объявленным изменениям.

7. укреплять трудовую дисциплину.

8. создание положительного психологического климата в коллективе.

Для создания системы внутреннего информирования необходимо определить содержание, количество и целевую аудиторию регулярных информационных коммуникаций.

Коллеги, добрый день!
Любое информирование сотрудников однозначно имеет свой положительный эффект и важно для компании и ее сотрудников.
Понимание целей, задач, текущей ситуации, озвучивание общих достижений, стремлений и сложностей - повышают вовлеченность, включенность, в целом уровень сопричастности и мотивации.

Если обратиться к конкретно описанной ситуации, то на мой взгляд, это в любом случае полезное мероприятие, при этом важна периодичность, реализация на постоянной основе.
Важно также понять, какая именно стояла цель, была ли она достигнута.
Уже со следующего раза можно включить этап обратной связи или любого рода интерактив, а также разбить на временные блоки до 35-40 минут или сократить общее время.

Здравствуйте, Рудольф! Польза, конечно есть и это здорово, что руководство информирует сотрудников о результативности работы. Обратная связь тоже должна быть, иначе нарушается принцип законченности. Формой обратной связи, например, может быть общий чат с руководством предприятия, где каждый сотрудник может задать вопрос генеральному директору, либо руководителю определённого направления и получить ответ, также будет в пользу наличие еженедельной газеты на предприятии. Самое главное, чтобы этим занималась кадровая служба.

Здравствуйте, Рудольф!

Универсального ответа, на мой взгляд не существует. Коллеги выше абсолютно верно сказали, пр определяющие факторы в виде размера компании, задач информирования, вида деятельности и тп. Я бы после двух-трех таких мероприятий каждый раз проводил опрос сотрудников и на основе их ответов выявил лучший формат. Также подумал бы о способах вовлечения сотрудников в обсуждение, чтобы не совсем превращать мероприятие в отчетно-выборное собрание.

Добрый день,
Выбор формата процедуры информирования сотрудников зависит от множества факторов, таких как размер компании, тип информации, её срочность и целевая аудитория. Вот несколько распространенных форматов, которые могут быть использованы:
1. Электронная почта: Это один из наиболее распространенных способов распространения информации. Электронная почта позволяет отправлять сообщения большому количеству сотрудников одновременно и прикреплять файлы или ссылки на важные документы.
2. Внутренний портал/сайт компании: Если у компании есть внутренний ресурс, то здесь можно разместить все необходимые новости, обновления и документы. Это обеспечивает централизованный и удобный доступ к информации.
3. Интравизор/внутреннее ТВ: Если компания имеет большое количество сотрудников, можно рассмотреть возможность создания внутреннего ТВ-канала или видеопортала, где можно размещать видеоролики с важной информацией.
4. Встречи/семинары: В зависимости от того, о какой информации идет речь, можно проводить встречи с сотрудниками в режиме онлайн или оффлайн.
5. Группы в социальных сетях или мессенджерах: Если в компании используются внутренние группы в мессенджерах (например, Slack, Microsoft Teams) или социальных сетях (например, Workplace by Facebook), то здесь можно обсуждать и распространять информацию.
6. Регулярные отчеты и дайджесты: Можно установить регулярный график рассылки дайджестов или отчетов, в которых собирается важная информация за определенный период времени.
7. Интерактивные платформы и приложения: В зависимости от потребностей компании, можно разработать собственные интерактивные платформы или приложения для распространения информации.

Не существует универсального формата, который подходит для всех ситуаций. Важно учитывать потребности и характеристики вашей компании, а также предпочтения сотрудников при выборе формата информирования. Нередко эффективная комбинация нескольких форматов может быть наиболее эффективной.
С уважением.

В распоряжении руководителей, секретарей и службы персонала есть множество инструментов для организации информирования трудового коллектива, от корпоративных порталов и электронной почты, до досок объявления и периодических печатных изданий.

Не стоит забывать о том, что:

-у работников предприятия (рабочие производственных цехов, водители, механики и т. п.) в силу специфики их деятельности на рабочих местах нет компьютеров, поэтому они оказываются за информационным бортом;
-нельзя игнорировать потенциальных сотрудников, т. е. людей, пришедших трудоустраиваться или иных гостей и посетителей предприятия. Хорошо, если они смогут ознакомиться с некоторыми аспектами жизни предприятия и составить о нем благоприятное впечатление.

Поэтому информирование сотрудников в местах их наибольшей концентрации с помощью информационных стендов, было и остается важным каналом для взаимодействия.

Технический прогресс не стоит на месте и на смену устаревшим и не отвечающим современным вызовам доскам с бумажными объявлениями, пришли цифровые дисплеи с системой управления контентом (CMS), на экранах которых информация отображается в привлекательной форме, заставляет обращать на себя внимание, регулярно обновляется, оставаясь всегда актуальной. Общепринятое название такого программно-аппаратного комплекса – Digital Signage. Иногда систему информирования сотрудников предприятия с помощью видеоэкранов называют корпоративным телевидением, когда видеоряд сопровождается дополнительной текстовой информацией таким образом, что взаимодействие с аудиторией осуществляется без звук, только с помощью визуального воздействия.

От того, на сколько удобной, гибкой, функциональной, надежной и безопасной будет установленная на предприятии система цифрового информирования и оповещения зависит эффективность взаимодействия между руководством и сотрудниками.

Продолжу. При правильно построенной системе KPI результаты работы каждый руководитель может посмотреть в системе корпоративных программ. Итоги и корпоративные слайды можно рассматривать , как мероприятие по командо образованию. Но это не обязательно для информации, просто поговорили!
Нормировщик Галина Кирьянова

Добрый день, коллеги!
Описанная тусовка не имеет ни чего общего с информированием сотрудников, тем боле, что участвовали только руководители. Тем более 9 месяцев, это не итог года.
Информирование по результатам работы компании должно проводится не раз в квартал и не разово, а иметь системный характер. Возможны тематические итоги или по продукту. Необходимо выстраивать отчет и информацию не по отделам и функциям , а по процессам. Постоянно мы с вами говорим про мотивацию по системе KPI, которая построена на понятности и прозрачности результатов, взаимодействии. При правильно построено

Рудольф, здравствуйте. Подобное "Информирование сотрудников" - это одни из инструментов управления, реализован он может быть с помощью разных техник. Выбор техники зависит от специфики компании, в т.ч. масштаба. У вас в описании кейса нет данных об этом.
Судя по реакции сотрудников у вас компания 100-300 человек. Потому, что в более мелких компаниях подобный формат работы заходит на "ура", там высокая вовлеченность сотрудников и мероприятие проходит неформально, цель мероприятия вовлечь, сделать каждого участником целого Здесь уместны любые техники с активным вовлечением.
Если масштаб компании более 300 человек (условная цифра) , то подобные мероприятия в большей степени имеют цель мотивировать сотрудников через принадлежность большой и успешной структуре.
Какой была цель "Информирования" в данной компании, что хотел получить собственник/генеральный директор?
А так, инструмент полезный.

Рудольф, добрый день. Формат нужный. Информация донесена.
Оживить можно ЧЕРЕЗ "ДЕРЕВО ИДЕЙ":
1). Нарисовать дерево с ветками. На ветках написать название отдела. Дать стикеры в форме листочков и яблок каждому участнику.
2). Попросить записывать свои мысли, идеи по выступлению спикера. После выступления приклеить их на ветку отдела. Возможно, что когда один отдел будет выступать, у него родятся идеи , просьбы для другого отдела. Они тоже приклеиваются на дерево идей.
3). Когда все выступят, спикер от отдела берет стикеры со своей ветки. Обсуждают идеи в команде отдела. И структурируют их на листе ватмана, где написаны блоки: начать, прекратить, продолжить, подумать.
4). Презентуют.
5). И в дорожную карту сроки, ответственных, ресурсы.

Коллеги, общее собрание с итогами от каждого подразделения - это очень хороший инструмент.
И цель такого собрания - только информирование. Обратная связь, обсуждения, споры, предложения - это другой формат коммуникации.
Единственное, что меня смущает - это 2 часа... на 30 минуте уже люди скучают... Нас всегда ставили в рамки на подобных мероприятиях.

Добрый день, Рудольф.
Информирование сотрудников — это достаточно сложная и серьезная тема. Информация — это один из ключевых ресурсов управления, главное правильно выбрать формат. От этого зависит не только эффективность коммуникации, но и общая продуктивность, а также уровень вовлеченности персонала.
Электронная почта – классический инструмент. Однако не всегда бывает эффективна, порою из-за своей перегруженности, почта может стать источником стресса.
Интранет – внутренний портал компании, требует от сотрудников активности в поиске нужных данных.
Мессенджеры – могут способствовать информационному шуму из-за большого количества сообщений.
Вебинары и видеоконференции- требуют времени и предварительного планирования.
Корпоративная социальная сеть – бывает менее эффективной для срочных и важных сообщений.
Личные встречи – затратно по времени и не всегда подходит для больших компаний.
Сочетание разных инструментов, будет оптимально. Например, важные изменения в компании лучше всего анонсировать через корпоративную почту с последующим обсуждением в мессенджерах или на личных встречах.
Не раз наблюдала, когда совещания превращались в пытку, а если они длились больше часа, то информация уже с трудом воспринималась. Такие совещания должны тщательно готовиться и лучше использовать комбинированные формы, т.е. сначала направить на ознакомление сотрудникам какую-то часть материала, предварительно сделать анонс совещания, тем самым сократив время проведения совещания.
Сложно поймать баланс между формальным и неформальным подходами, и между письменными и устными методами коммуникации. На мой взгляд, необходимо, используя разные методы, проверять как они откликаются и какой более эффективен в конкретной компании.

Добрый день, Рудольф.
Формат "Информирования сотрудников" не новый, но действительно интересный и имеет свои преимущества.
Во-первых, он позволяет всем сотрудникам быть в курсе общей картины работы компании, что может мотивировать их на более продуктивную работу.
Во-вторых, это способствует прозрачности и открытости в компании, что может улучшить внутренний климат и уровень доверия сотрудников к руководству.

Однако, как вы верно заметили, важно не превратить это мероприятие в формальность. Живое общение и обратная связь от сотрудников очень важны. Возможно, стоит добавить блок для вопросов и ответов или обсуждения после каждого выступления, чтобы сотрудники могли выразить свое мнение, задать вопросы или предложить идеи.

Также, чтобы увеличить вовлеченность сотрудников, можно предложить им заранее подготовить вопросы или темы для обсуждения. Или же организовать небольшие рабочие группы, которые будут обсуждать результаты работы своего отдела и предлагать идеи для улучшения.

Добрый день, коллеги!
Секретари и другие сотрудники приемной выполняют роль связующего звена между руководством и коллективом. Через них руководство выражает свою волю, издавая приказы и распоряжения, знакомит сотрудников с распорядительными документами, собирает участников совещаний. Секретарь, совместно с отделом кадров, обязан своевременно информировать сотрудников. Для этого необходимо создать систему внутреннего информирования.

Грустно, если это единственный способ информирования сотрудников… Ибо информирование сотрудников должно быть комплексом коммуникационных мероприятий - сверху вниз и снизу вверх. Про то, что есть проблемы по каналу "снизу вверх", автор уже написал. А канал "сверху вниз" должен наполняться регулярно (не один раз в год - на описанном в кейсе собрании коллектива) и на разных площадках. Это и все внутренние порталы, и общая информационная рассылка по почте, и доски с бумажными объявлениями и новостями, и интерактивные доски в центре офиса, и информационные бюллетени, и корпоративные газеты, и каналы в мессенджерах, и сетевые папки всех видов и мастей - полный простор для внутренних креативщиков и для выделения бюджетов.
Такого рода собрания коллектива - отличный ресурс для поддержания мотивации и корпоративного духа. А если они еще встроены в единую систему внутренних коммуникаций и информирования - это просто здорово!

Здравствуйте.
Оценивая этот процес в системе управления предприятием, он выглядит следующим образом...
Секретари и другие сотрудники приемных (под рукой)) – это связующие звенья между руководством и коллективом: через них руководитель выражает свою волю, издавая приказы и распоряжения, они знакомят сотрудников с распорядительными документами, собирают участников на совещания. Именно секретари совместно с HR управлением обязаны вовремя информировать сотрудников.
В крупных структурах есть специалист по внутренним корпоративным коммуникациям в структуре HR управления. В его функции входит ежедневная работа в этом направлении. Он делает все корп.рассылки, наполняет контентом корп.сайт, собираает статистику по всем вопросам, работает с обратной связью и т.д.
Внутренняя система информирования сотрудников – это комплекс мероприятий по информированию сотрудников, призванный решать поставленные руководством задачи.
Система информирования инструмент, который решает и предупреждает множество проблем в организации.
Задачи системы внутреннего информирования:

1. Создать единую систему ценностей, стандартов, форм передачи информации, чтобы повысить управляемость организацией.

2. Обеспечивать руководителей и подчиненных информацией, необходимой для производственных процессов.

3. Создавать и укреплять у сотрудников чувство причастности к делам предприятия.

4. Стимулировать сотрудников влиять на настроения в коллективе (правильно выстроенная система мотивации увеличивает производительность труда).

5. Улучшать и облегчать взаимодействие между подразделениями для выполнения общих производственных задач.

6. Внедрять изменения. Формировать лояльность сотрудников к анонсируемым изменениям.

7. Укреплять трудовую дисциплину.

8. Создавать благоприятный психологический климат в коллективе.

Чтобы выстроить систему внутреннего информирования, надо ежедневно определять содержание, объем и целевую аудиторию передачи информации.

С уважением, Инесса

Рудольф, добрый день!
Отличная практика, так необходимая многим нашим компаниям!!!
Плюсы:
- общение руководства с сотрудниками - это мостик между боссами и работягами (явная нехватка во многих компаниях)
- общее инфо-поле (нет слухам и домыслам!)
- более-менее объективная информация о месте компании "в мире" - для кругозора сотрудников
- видно всех руководителей (субъективная оценка сотрудниками)
- теоретически, возможность пообщаться "снизу вверх"
- формирует лояльность при системном проведении

Минусы:
- без обратной связи (снизу вверх) - неполноценный формат
- сухие цифры/статистика плохо воспринимаются даже замотивированными людьми (а уж про рядовых сотрудников даже не говорю)
- если становится обязательным - в тяжесть.

В целом, согласен с коллегами - инструмент полезный и важный!

Рудольф, Коллеги, доброго времени суток!
На самом деле такой формат довольно распространённый. Перечислю лишь несколько компаний в которых так же проводится информирование сотрудников: Гринфилд, Дентро, Колёса даром, Артпласт, Исток-Аудио да и ряд других.
На мой взгляд, даже без обратной связи это крайне полезное мероприятие, которое позволяет снять с персонала ощущение неизвестности и неопределённости. Данные мероприятия не позволяет рождаться домыслам и сплетням.
Желаю успехов!

Рудольф, добрый вечер,

Формат информирования сотрудников, о котором вы написали выше, в западных компаниях не новый. Там он называется красивым словом Town Hall Meeting:))).
Суть, асболютно такая-же. Собираются все сотрудники, топы и каждый делает презентацию с цифрами по выполнению годовых KPI, целей или стратегических целей.
По своему опыт могу сказать, что такой формат не супер фановый и веселый для сотрудников, но позволяет выстроить мостик в души сотрудников, и напомнить им про годовые цели, рассказать о текущем состоянии компании. Иногда это полезно, т.к. сотрудники на ура придумывает сплетни и слухи.
Также иногда дается возможность задать вопросы топам. Они собираются либо до встречи (так будет больше времени придумать ответы и отсеять неадекватные вопросы), либо если смелости много, то в прямом эфире.
Инструмент важный и полезный.