Любой менеджер обязан одновременно заниматься множеством дел и переключать своё внимание и энергию на деятельность, которая в наивысшей степени способна увеличить производительность его направления. Другими словами, он должен ориентироваться на выполнение тех задач, где положительный эффект от его действий будет наивысшим, и, соответственно, уметь защитить своё время от всего менее приоритетного. Ниже - пошаговый план повышения личной эффективности для менеджеров.
Шаг 1. Честный аудит расходов времени.
Процесс осознанного управления своим временем руководителю следует начать с понимания того, на что сейчас оно расходуется — с так называемого аудита расхода времени. Этот процесс заключается в регистрации текущего использования времени каждые 15—20 минут на протяжении одной-двух недель с последующими группировкой и анализом того, на что именно расходуется ваше время (можно вести учёт на бумаге, сделав соответствующую таблицу или использовать специальные приложения для смартфона). Чтобы не забывать осуществлять фиксацию, поставьте напоминания или будильники на телефоне.
Такой анализ хорошо дополнить вопросом для участников своей команды: «Делаю ли я что-то, что поглощает ваше время, но не повышает эффективность работы?».
Шаг 2. Устранение лишнего и делегирование.
Следующий этап — избавление от того, что не приносит результата, но отнимает время, и того, что может качественно и с пользой для себя выполнять кто-то другой.
Большая часть рабочего дня результативного руководителя должна тратиться на получение информации (включая вовлечённое выслушивание своих сотрудников), донесение информации и принятие решений, что неизбежно предполагает делегирование большей части задач.
Шаг 3. Оптимизация оставшихся элементов.
Оптимизация , оставшихся элементов которая в том числе включает:
· Группировку однотипных задач.
· Оптимизацию выполнения отдельных задач, в том числе с помощью автоматизации процессов.
· Выделение около 20% времени в качестве резервного.
· Выработку поддерживающих привычек и избавление от мешающих привычек, типа частой проверки почты и мессенджеров.
· Планирование времени на отдых и восстановление (что, оказывается, тоже крайне важно для того, чтобы оставаться продуктивным).
Шаг 4. Внедрение системы управления своим временем.
Личная система управления временем, как правило, включает:
· Календарь с распорядком дня, например Google Календарь, который удобно дополнить сервисом Сalendly или аналогичными решениями для упрощения согласования времени встреч. Старайтесь распределять свои слоты в календаре так, чтобы на один слот не приходилось больше часа.
· Список дел, который можно вести в общекорпоративном таск-трекере (подробнее в следующей главе), в задачах Google Календаря или даже на бумаге. Важно формулировать задачи в формате «Что нужно сделать?» с детализацией.
· При необходимости список проектов — перечень больших дел, которые вы ещё не довели до конца. Идеальный вариант — использовать программу, где можно и вести список задач, и прикреплять задачи к большим проектам. Так легче отслеживать свой прогресс и добавлять новые шаги.
· Систему хранения информации, которая включает в себя проработанный общий принцип организации документов и электронных папок, а также ИТ систему, в качестве которой можно использовать облачные хранилища (Google Drive, DropBox, Yandex Disc, Mail Облако и др.) или специальные более сложные решения типа Notion или Confluence. Обычно поиск нужной информации — незаметная, но существенная статья расхода времени руководителя, которую стоит минимизировать.
Чтобы привести в действие систему, важно устраивать её регулярные обзоры — еженедельные и ежедневные обзоры для актуализации планов, списков и файлов. Также рекомендую периодически "проходить" снова по рассмотренным в статье шагам и находить новые возможность для улучшения ситуации.
Дополнительно порекомендую полезные, с моей точки зрения, книги с рекомендациями по тайм-менеджменту для руководителей: Эндрю С. Гроув. "Высокоэффективный менеджмент"; Питер Друкер. "Эффективный руководитель"; Максим Дорофеев. "Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо"; Дэвид Аллен. "Как привести дела в порядок"; Александр Фридман. "Пожиратели времени. Как избавить от лишней работы себя и сотрудников"; Джеймс Клир. "Атомные привычки: как приобрести хорошие привычки и избавиться от плохих"; Вячеслав Макович (это я). "Результативный руководитель. Пошаговое руководство по управлению собой, командой и карьерой".
Отправляя данные вы подтверждаете пользовательское соглашение