Отказ кандидату: зачем и как правильно?

Одна из самых горячих и злободневных тем поиска работы – обратная связь от эйчаров/рекрутеров.
Самый тяжкий грех, в котором обвиняют рекрутера – это молчание после интервью (а ещё молчание в ответ на отклик на вакансию).
 
Как эту ситуацию видит кандидат? В конце собеседования рекрутер говорит: «Мы вам обязательно перезвоним» и дальше наступает молчание. У любого кандидата остаётся ощущение недосказанности, и большинство ожидает неких действий от работодателя, и если ответа так и не последовало, остаётся негативное впечатление от компании-работодателя.
 
Надо ли высылать отказ?
Итак, вы рекрутер, у вас огромный поток кандидатов, срочные вакансии и по несколько десятков откликов в день со всех источников по всем вакансиям. Это частая и понятная ситуация.
В таком случае, стоит начать с того, что на собеседовании лучше четко обозначить: «В случае положительного ответа мы свяжемся с вами».
Но я советую связываться в любом случае. Какой бы ни был поток, какая бы ни была загруженность. Это то, что делают серьёзные компании и то, что вам может помочь в конкурентной борьбе за хорошего кандидата.
Кроме того, рынок труда, особенно в определённой отрасли,  может быть достаточно узок. Так или иначе со многими своими кандидатами вы ещё встретитесь, и вполне возможно, что именно они будут принимать решение о том, чтобы взять вас в компанию.

Обратная связь ожидается от рекрутера в двух ситуациях:

1. При отклике кандидата на вакансию.
2. После интервью.

В первом случае кандидатов действительно может быть слишком много, они могут поступать из разных источников, среди них , например, немалое количество откликнувшихся вообще не по своей специальности. 

Поэтому я завела себе такое правило:

кликать на все отклики на hh.ru, чтобы кандидаты понимали, что их видели.

Когда же у меня есть время, я выбираю галочкой кандидатов, которые не подходят на ваканаию и отправляю всем им шаблонный отказ (разумеется, шаблон hh.ru я переписала на свой собственный).

А вот на отклики на почте я отвечаю всегда и в течение нескольких часов. Просто хотя бы отправляю шаблонное письмо примерно следующего характера: “Спасибо, резюме получила, в случае положительного решения свяжусь”.

Теперь что касается собеседования. Его результатом может быть одно из трех событий:

1. Положительных исход – мы либо переходим с кандидатом на следующий этап, либо готовы его принять на работу.
2. Таймаут – нам по какой-либо причине нужно ещё время.
3. Отрицательный результат – мы отказываем кандидату.

И если с первыми двумя всё более-менее понятно, то с отказом возникают проблемы.

Как правильно отказать?

Вы можете озвучить отказ:

1. По телефону. И это самый хороший вариант – это не стандартное сухое шаблонное письмо, а лично вы потратили пару минут, чтобы сообщить решение кандидату. Кроме того, правильной интонацией и нужными словами вы можете сильно повысить рейтинг компании в глазах кандидата. У меня бывали случаи, когда после моего отказа, в который я вкладывала искренность и участие, мне нужно было вернуться к этому кандидату. Они потом говорили, что было очень приятно и впечатление о компании и о рекрутере было самое приятное. Конечно же, они соглашались дальше сотрудничать и с удовольствием принимали оффер.

С другой стороны, озвучивать отказ по телефону не все могут и умеют. Для многих рекрутеров это стрессовый момент, не знаешь, как кандидат себя поведет. Да и кандидату тоже неловко, ему сложно найти нужные слова вот прямо сейчас, где вы там его застали звонком. И всё же я очень рекомендую в качестве способа отказа именно телефон, особенно если вы ищете неординарных кандидатов, гуру своей области итд.

Как правильно отказать по телефону?

Очень много здесь значит интонация. Вы должны разговаривать с кандидатом, как с партнером, на равных, ваш голос должен как будто бы передавать отношение «мы вели переговоры, не договорились, но это нормально, было здорово посотрудничать», никаких жалостливых, грустных, сочувствующих ноток быть не должно. Ровный, спокойный, позитивный (но не черезчур), уверенный голос.

Слова постарайтесь подобрать соответствующие: спасибо за уделенное (не потраченное, а уделенное) время, было здорово пообщаться, к сожалению, не готовы сделать предложение, но спасибо, удачи вам в поисках. Я стараюсь под конец дать немного позитива (последние слова и конец общения запоминаются лучше всего). Например, пожелать хорошего дня.

И не надо говорить: «Мы вас сохранили в базе, если что, будем иметь в виду». Не кривите душой, кандидаты вообще не любят наигранные шаблонные фразы. Всем ясно, что не вернетесь вы к его кандидатуре. Но уж если вы чувствуете, что кандидат может в будущем быть интересен, скажите это, но другими словами, например: «Вы оставили хорошее впечатление, и опыт у вас интересный, я надеюсь, что мы в будущем ещё пообщаемся».

2. Отказ по чату. У меня так бывает, когда я много переписываюсь по скайпу с кандидатами и, допустим, вы с кандидатом общаетесь неформально. И всё-таки лучше отказывать по почте.

3. Лично на собеседовании. Этого я делать не рекомендую, не все кандидаты потом могут справиться с неловкостью все те несколько минут от момента озвучивания отказа до момента, когда вы проводите его в холл и покинете. Да и сказать вот так в глаза кандидату, что он не подходит – это нужно очень хорошо уметь отказывать.

4. Письмом по email. Очень удобный способ – вы составляете шаблон и немного корректируете его перед каждой отправкой.

Нужно ли давать развёрнутую обратную связь?

К сожалению, наше законодательство стимулирует нас давать как можно меньше информации в части причин отказа. Кроме того, не всегда кандидаты адекватно реагируют на причину, начинаю спорить и доказывать, что вы ничего не понимаете и отказали несправедливо.

Поэтому, как бы это ни было печально, причину отказа лучше не озвучивать, или можно это сделать в случае, если вы уверены в том, что кандидат адекватно воспримет подобную обратную связь.  

Как написать письмо?

В письме как минимум должно быть:

• факт отказа (« не готовы предложить позицию», «Руководитель не готов продолжить общение по вакансии»).
• Благодарность за уделённое время.
• Позитивная концовка.

Вот мой стандартный шаблон:

, добрый день!

К сожалению, по результатам собеседования коллеги сообщили, что не готовы предложить вам данную позицию.

Спасибо вам большое за уделённое внимание, желаю вам удачи!

Я не говорю о том, что мы взяли другого кандидата, если это не так, потому что это неправда и это легко вычислить – вакансия обновляется, люди ищутся, общие знакомые в отрасли также могут это подтвердить.

Как упростить себе работу с отказами?

3 простых шага:

1. Напоминалки в аутлуке – сразу после собеседования приходим на рабочее место и ставим напоминалку “– фидбэк” и ставим ремайндер на +2 дня от сегодня.
2. Пометки в базе. Помечайте, кому отказ отправлен, а кому нет. Я в конце недели обычно отфильтровываю в списке кандидатов тех, кто в статусе “отказать” и получаю список тех, кому отказать забыла. Получается двойная проверка.
3. Шаблоны. В аутлук забиты шаблоны отказа, просто подставляем имя, почту и что-нибудь персонифицированное и отправляем. Если у вас не аутлук и там в почте нет удобных шаблонов, сохранаем шаблоны в ворде и копипастим.

И ещё: приучайте заказчика/нанимающего менеджера/собеседующего специалиста давать обратную связь (четкую обратную связь с выводами: да/нет/таймаут) до конца дня собеседования.

И последнее.

О реакции кандидатов на отказ (зависит, конечно, от рынка труда, я сейчас про квалифицированных IT специалистов).

1. Примерно 50% ничего не отвечают.
2. Почти 50% благодарят за обратную связь.
3. Пару раз в год (в основном, по весне) от какого-нибудь очень вежливого кандидата вдруг неожиданно после отказа получаю ответ (цитирую): «Да вы зажрались» или «Очень надо, да никого вы не найдете».

Последнее очень забавно, и как нельзя лучше убеждает в том, что мы правильно сделали выбор :)