Отдел продаж работает как часы. Мечта или ральность?

Все хотят, что бы бизнес работал как часы. И неважно, стартап это или компании 20 лет, и в том и другом случае, зачастую это мечта.
Руководители внедряют инструменты, нанимают «специалистов», и в результате есть три варианта: получилось, получилось на короткий период времени и не получилось.
Давайте вместе разберем, что нужно делать, что бы отдел продаж работал как часы, на постоянной основе.

Любимое сравнение ОП с автомобилем. Если автомобиль не возить на ТО, он в скором времени будет плохо работать или не работать вовсе, и все опытные автомобилисты знают, что за всеми деталями и расходниками надо следить и ухаживать. Так и с отделом продаж, за всеми сотрудниками, их процессами и инструментами продаж надо следить и ухаживать.
Чтобы было легче принять и внедрять, разобью работу на этапы.

ЭТАП № 1. Стратегия продаж.

Разберите по пунктам:

1. Что продаем?
2. Кому продаем?
3. Как продаем?

Что продаем?
Зачастую встречаю ОП, где менеджеры не могут конкретно назвать/перечислить продукт / услугу, которую они продают, соответственно вы теряете потенциальную прибыль.
Как проверить? Попросите каждого менеджера написать в моменте, что они продают. По полученным данным (уверена на 90%, что будут те, которые продают только 50% деятельности) запланируйте для ОП обучение по продуктам / услугам.

Лайфхак. РОП 1 раз в месяц прозванивает клиентов компании (важно затронуть базы всех менеджеров). РОП представляется отделом качества компании и по единому чек-листу, проводит опрос*.
Очень люблю этот инструмент, работает на 100%.
*нужна помощь в составлении чек-листа – обращайтесь.

ВАЖНО! Обучение должно включать в себя мотивацию, в ключе «будете продавать это, получите %%%». Мотивация должна быть понятной, а план реальным.

Кому продаем?
Ситуация аналогичная с «что продаем», так же просим менеджеров проделать ту же работу, а потом выполнить обучение с раскрытием портрета клиента.

Как продаем?
Так же сначала запрос от менеджеров, какие каналы продаж они используют и почему.
Потом для всех сотрудников расписать, все возможные каналы продаж, которые подходят вашему бизнесу. После внедряем эти каналы с подробным описание шагов по каждому.

ВАЖНО! Необходимо слушать звонки сотрудников и проводить аудит. Многие компании сейчас тратят рекламный бюджет на формирование лидов, а менеджеры их попросту сливают.

Поэтому:

• слушаем;
• анализируем;
• обучаем менеджеров;
• закрепляем практикой;
• контролируем.

Разобрались с вопросами что, для кого и как. Идем далее.

ЭТАП № 2. План продаж.

В компании должно быть как минимум три плана продаж (менеджеры знают и работают по одному).

План №1 Минимальный.
Это план, при котором компания находится в точке безубыточности. Его необходимо всегда держать в голове, так как от него ставятся все последующие планы. Если его не выполнить, то это означает, что компания в данный момент сработала в минус.

План №2 Текущий.
Это план, где компания перешагнула точку безубыточности на сколько-то процентов. На сколько именно – все зависит от ситуации и компании. К примеру, если компания уже работает, то самый правильный ход – это взять отчетный период прошлого года и прирасти на 30%, а если компания только начала свой путь, то тут сложнее, как минимум точка безубыточности +15% (гипотеза).

План №3 Эффективный.
Это план, при котором компания получает больше прибыли, а сотрудники премии за выполнение. Говоря об этом плане, можно сказать, что при выполнении компания формирует «запас прочности». Другими словами, компании не так страшны кризисы, перепады рынка.
Главное, все устроить так, чтобы данный план был досягаем для менеджеров, в противном случае, мы получим негативный результат, а именно:

• уменьшение лояльности к компании/руководству;
• потеря прибыли / клиентов;
• потенциальная текучесть кадров;
• вероятность оказаться у плана №1.

Менеджеры всегда работают и знают только о плане №3. Это важно, особенно если у Вас пока еще система мотивации не привязана к форме «результат по плану = оплата труда».
План по продажам должен быть гибким и изменчивым, так как по факту это гипотеза. Подтвердили ее, увеличили план и проценты менеджерам.

ВАЖНО! Всегда делайте декомпозицию плана с использованием «доски результатов», в закрепленной таблице в общем чате или crm (если есть функциональная возможность).

ЭТАП №3. Учёт рисков.

При планировании плана обязательно нужно учесть:

• сезонность;
• качество прошлых сделок (долгосрочные, краткосрочные);
• устойчивость рынка.

Зная все эти моменты, составляйте реальный план №3 с учетом этих знаний.

ЭТАП № 4. Обучение, наставничество.

Это важный момент в любом ОП, даже автономном. РОП всегда смотрит наперед, именно поэтому в рабочем графике отдела расписаны дни, когда у сотрудников обучение, и они строят свои планы отталкиваясь от этого. Руководитель в текущей ситуации формирует обучение именно на ту тему, которая сейчас актуальна и востребована отделом.

ВАЖНО! Востребованность тем для обучения, определяем путём оценки качества их работы и полученных результатов, ну и прямых запросов сотрудников.
Тему наставничества я раскрывала в другой статье.

ЭТАП № 5. Отчёты и результаты.

ОТЧЁТЫ
Сейчас мы будем говорить об отчётах, которыми должны использоваться сотрудники для выполнения своих планов по возрастающей (в каждом конкретном случае данный «скелет» надо адаптировать под ваши цели и задачи):

1. План на день.

В нем прописывается вся активность менеджера на день и результат.

Пример плана менеджера по продажам.
План на 04.04.2022:

1. 50 звонков,
2. 50 КП,
3. 50 заполненных корректно карточек crm,
4. 2 подписанных договора,
5. Получены деньги в размере 125 000 рублей,
6. И я молодец!

Прописав данные в начале дня, менеджер визуализирует свои задачи и понимает, к чему надо стремиться, и какой должен быть результат, а в конце дня менеджер по этому же списку пишет факт дня с указанием результатов. Как вариант – отмечать пункты разными цветами, к примеру план отмечать жёлтым, исполнение на 100% – зелёным, неисполнение – красным.

2. План на неделю.
Данный план более крупный, в нем мы прописываем:

• количество сделок за неделю;
• поступление денег за неделю;
• подписание новых договоров.

Данные показатели должны быть с датами оплат и сроками подписания.

Пример.
План на период 11-15.04.22:

• ООО «Ромашка» 75 000 руб. 12.04
  ИП Иванов 80 000 руб. 15.04
• ООО «Свет» 12.04
  ООО «Миг» 11.04

Общий план отдела с разбивкой по менеджерам. Данную доску заполняют менеджеры на постоянной основе каждый день. Руководитель контролирует правильность заполнения, по результатам работ похвала или мотивация сделать лучше.

РЕЗУЛЬТАТЫ.
Так бывает, отдел работает, а результаты плохие или их вовсе нет.
Тут важно проанализировать работу сотрудников, а конкретно – их ключевые обязанности, найти зону роста и оперативно корректировать.

ЭТАП № 6. Оптимизация.

В оптимизацию входят следующие инструменты, которые надо внедрить в работу отдела продаж:

1. Базы потенциальных клиентов. Их нужно искать, заливать в crm автоматически. Не нужно менеджеров заставлять это делать, это неэффективно, вы же отобрали себе в менеджеры «лучших» продажников, а не «буквоедов». Тратьте их время на переговоры и добывание денег.
2. Авто дозвон из crm системы. Инструмент экономит время сотрудников, и делает их работу менее рутинной. Плюсом является то что данная интеграция сохраняет записи разговора в карточке клиента, что позволяет менеджеру первично самому сделать анализ разговора, а так же просто прослушать информацию.
3. Система crm. Если у Вас её нет нужно задуматься о внедрении, выбирайте какая вам ближе, не буду делать рекламу. Что даёт crm:

1. Формируется база ваших клиентов по категориям;
2. Есть возможность делать рассылки, т.е без участия менеджеров напомнить о себе;
3. Менеджеры ни когда не забудут о данных обещаниях перезвонить и не потеряют клиента. Повышается лояльность к компании;
4. Увеличиваем прибыль за счет сокращения потери потенциальных клиентов;
5. В настроенной crm, легко проследить слабые стороны ОП, просчитать конверсию.

Плюсов на самом деле очень много.

ЭТАП № 7. Материальная мотивация.

Для того, чтобы мотивация отдела продаж работала на компанию, а не на оборот, необходимо, что бы данная мотивация была:

• Понятной, простой;

ВАЖНО! После того, как внедрили и объяснили, возьмите с каждого сотрудника обратную связь и узнайте, как он понял мотивацию. А лучше раздайте им примеры, чтобы они на их основе просчитали сколько они заработают и когда. Так вы точно убедитесь, что каждый сотрудник, понимает и умеет считать свой доход.

• Прозрачной. Если это гугл таблица, то все данные, которые используются в формулах для расчетов, должны там быть;
• Побуждающей. Менеджеры должны видеть и хотеть бонусы, повышенный %%, т.е. прописать все возможные варианты повышение своего дохода, через личные продажи.
• Честная.

Также не забываем про нематериальную мотивацию.

ЭТАП № 8. Маркетинг.

Не буду этот этап раскрывать здесь. Тезисно – необходимо разработать и внедрить маркетинговые стратегии для увеличения лидогенерации.

ЭТАП № 9. Выводим ОП в автономный режим.

На данный момент у нас с вами есть досягаемый план, точный портрет клиента, прописаны каналы продаж, а также менеджеры знают и понимают, как работает их мотивация.
Автономный режим – это когда ваш ОП работает как часы, а именно владея всеми инструментами, знаниями и техниками, руководителю остается технически настроить план работы отдела и контролировать исполнение.

Конечно, все эти шаги не панацея и в каждом конкретном случае данные этапы могут увеличиваться или уменьшаться. Но главное – это системность и стабильность их выполнения и контроля, только в руках опытного и системного РОПа отдел продаж работает как часы!

Желаю, чтобы в каждой компании отделы продаж работали как часы.