Организационные сессии: не замена стратегическим, а основа для их успешной реализации

Сегодня многие компании уже осознали важность проведения стратегических сессий. Они позволяют определить долгосрочные цели, направления развития, сформировать видение и ключевые показатели эффективности. На таких сессиях закладываются планы по завоеванию новых рынков, расширению ассортимента, внедрению инноваций и повышению конкурентоспособности. Однако, несмотря на важность стратегических сессий, одна только постановка глобальных целей не гарантирует их достижение.

Почему так происходит? Дело в том, что для реализации стратегии компании необходимы четко выстроенные процессы и эффективное взаимодействие между подразделениями. Ни одна, даже самая амбициозная стратегия, не даст желаемых результатов, если:
- сотрудники не понимают своих ролей,
- зона ответственности размыта,
- межфункциональные взаимодействия не отлажены.

Цели, поставленные на стратегической сессии, становятся труднодостижимыми, если внутри компании отсутствуют такие важные элементы, как инициативность и ответственность каждого сотрудника. Здесь на помощь приходят организационные сессии. В отличие от стратегических, они фокусируются не на глобальных целях компании, а на операционных процессах и распределении ответственности в повседневной работе. 

Организационная сессия направлена на то, чтобы сотрудники и руководители четко понимали свои роли, осознавали значимость своих задач и видели, как их труд влияет на общий результат. Она помогает наладить работу компании «на местах», что создает надежную основу для успешного внедрения стратегии.

Основные трудности, которые помогают решать такие сессии – это проблемы взаимодействия и их влияние на работу компании.

Часто в компаниях, особенно крупных, сотрудники могут не понимать, как их работа влияет на деятельность других, или не представляют себе структуру компании в целом. Такое положение вещей ведет к дублированию задач, «размыванию» ответственности и потере времени на ожидание информации или согласования. Как следствие, возникают конфликты, снижается общая эффективность, страдает дисциплина, а у сотрудников может исчезнуть чувство вовлеченности и личной значимости.

Организационные сессии помогают компаниям выявить и устранить эти проблемы. Проведение такой сессии позволяет структурировать работу команд, распределить ответственность и создать общие правила взаимодействия между подразделениями. Участники учатся понимать роли друг друга, а значит, могут быстрее и более качественно решать вопросы, не дожидаясь вмешательства руководства.

Основные этапы организационной сессии

Организационная сессия обычно включает несколько этапов, каждый из которых направлен на проработку различных аспектов взаимодействия и распределения ответственности.

1.     Определение ценных конечных продуктов (ЦКП). Первым этапом сессии является работа с понятием конечного продукта. Каждый руководитель совместно с коллегами формулирует основной результат работы своего подразделения — то, что можно считать ключевым вкладом в работу компании. Этот этап позволяет командам осознать свою значимость в общей структуре компании и лучше понять свои задачи.

2.     Распределение ответственности. Следующий этап — это распределение ответственности и определение «владельцев процессов». Здесь каждая группа обсуждает, кто отвечает за выполнение каждого процесса, какие задачи и решения являются ключевыми, чтобы процесс мог считаться завершенным. Это важный шаг в укреплении ответственности каждого сотрудника, что, в свою очередь, ведет к улучшению дисциплины и прозрачности процессов.

3.     Презентация процессов и зон ответственности. На этом этапе руководители делятся результатами своей работы с коллегами, представляя им процессы, роли и распределение обязанностей в своем подразделении. Эта часть сессии позволяет сотрудникам разных отделов получить более полное представление о том, как устроена работа других подразделений. В результате, если возникают вопросы или задачи, требующие межфункционального взаимодействия, участники будут знать, к кому обратиться за поддержкой.

4.     Выявление и согласование взаимодействий между подразделениями. На этом этапе участники работают в смешанных группах, обсуждая необходимые горизонтальные и вертикальные взаимодействия. Они уточняют, какие подразделения должны взаимодействовать для выполнения общих целей компании и каких ресурсов или поддержек они ждут друг от друга. Определение горизонтальных связей (взаимодействий между равными по иерархии уровнями) и вертикальных связей (взаимодействий между уровнями иерархии) позволяет компаниям заранее предвидеть и устранить возможные конфликты и «узкие места» в структуре.

5.     Формулирование вопросов к другим подразделениям. В ходе сессии участники формулируют конкретные вопросы к коллегам из других отделов, тем самым уточняя требования и ожидания. Этот процесс улучшает коммуникации, позволяя не просто получить ответы, но и выработать «дорожные карты» взаимодействия, чтобы каждый сотрудник знал, как наилучшим образом использовать ресурсы и поддержку коллег.

6.     Итоги и план внедрения. Заключительный этап сессии — это подведение итогов и составление плана действий. Здесь участники фиксируют договоренности, обсуждают, как они будут реализовывать достигнутые договоренности на практике, какие дальнейшие шаги нужны для того, чтобы компания могла добиться более высоких результатов.

Как организационные сессии помогают повысить производительность?

Эффективность работы компании напрямую зависит от того, насколько точно распределены роли и обязанности между сотрудниками и как четко выстроены внутренние процессы. Организационная сессия позволяет компании достичь ряда важных улучшений:

1.     Снижение потерь времени и дублирования усилий

Участники учатся понимать структуру компании и свои роли в ней. Знание того, за что они несут ответственность и как это соотносится с работой других подразделений, помогает сотрудникам не тратить время на уточнение вопросов, которые можно решить напрямую. Это снижает количество ненужных совещаний и ожидания, что экономит ресурсы компании.

2.     Развитие ответственности и инициативы

Когда сотрудники понимают свои обязанности и цели, их мотивация работать на результат заметно возрастает. В процессе сессии сотрудники осознают свою зону ответственности и реальные процессы, на которые они могут повлиять. Это побуждает к инициативе и, как следствие, улучшает атмосферу и командный дух.

3.     Оптимизация коммуникаций

Важно не только определить, кто за что отвечает, но и наладить связи между подразделениями. Организационные сессии помогают установить «правила игры» в коммуникациях, определить, кто и когда может и должен вступать в диалог, какие вопросы кому можно адресовать и по каким каналам. Это ускоряет обмен информацией и снижает риск возникновения недопонимания и конфликтов.

4.     Снижение числа конфликтов и недоразумений

Один из важнейших результатов таких сессий — это прояснение обязанностей и ожиданий. Благодаря открытой коммуникации и четкому распределению ролей, вероятность того, что сотрудники столкнутся с конфликтными ситуациями, снижается. Кроме того, сотрудники лучше понимают не только свои задачи, но и специфику работы своих коллег, что помогает им быть терпимее и избегать лишних пререканий.

5.     Повышение адаптивности компании

В условиях меняющегося рынка важно, чтобы компания была гибкой и способной быстро реагировать на изменения. Организационные сессии позволяют компании быть более структурированной, а это означает, что любые изменения могут быть внедрены быстрее и с минимальными затратами на адаптацию.

6.     Развитие лидерских качеств

В данной сессии могут участвовать не только руководители, но и сотрудники (представители подразделения). В этом случае работа осуществляется в малых, которые являются моделью конкретного подразделения компании. В ходе сессии руководители оттачивают свои навыки делегирования, управления, работы в команде и эффективного взаимодействия с сотрудниками. Это способствует общему росту управленческих компетенций.

А сотрудники могут не только высказать своё мнение, но и имеют возможность проявить свои лидерские качества, инициативность, стать сопричастными к развитию компании. Впоследствии это положительно сказываются на всей команде.

Итак, организационные сессии — это важный инструмент, который позволяет компании структурировать свои процессы, улучшить взаимодействие между подразделениями и укрепить ответственность сотрудников. Сессии помогают выявить и устранить «слабые звенья» во внутренних коммуникациях, а также обеспечить, чтобы каждый знал свою роль и цель.

Компания, которая регулярно проводит организационные сессии, получает не только немедленные выгоды в виде повышения эффективности и снижения потерь времени, но и долгосрочные преимущества, такие как улучшение корпоративной культуры, увеличение вовлеченности и развитие персонала. В итоге, это помогает ей быть более конкурентоспособной на рынке, быстрее адаптироваться к изменениям и достигать своих стратегических целей.