Как внедрить в компании понятные всем правила: 4 ключевых шага

Представьте себе компанию без правил – хаос, бардак, каждый делает то, что ему вздумается! Конечно, звучит ужасно, правда?

Правила помогают нам жить и работать вместе, но вот беда: часто эти самые правила формулируются так, словно их писали для роботов, а не для людей. 

В этой статье простые шаги, как внедрить правила в компании, чтобы сотрудники не только знали их, но и следовали им.

Что такое правила?

Правила – это установленные нормы поведения, которые определяют, как мы должны действовать в различных ситуациях. Они могут касаться всего: от того, как одеваться на работу до того, как общаться с клиентами.

Почему они важны? Потому что они создают порядок и предсказуемость. Когда все знают, что делать и чего ожидать друг от друга, работа идет гладко.

Но правила – это не просто ограничения. Это основа нашей корпоративной культуры, так как правила регулируют поведение, то есть это как раз про культуру. Они показывают, какие ценности компания считает важными, и помогают достичь поставленных целей.

Рекомендации для внедрения правил

Теперь давайте разберем, как правильно внедрять правила, чтобы они были понятны и эффективны.

1. У правила есть однозначный критерий выполнения и невыполнения

Правило должно быть четким и конкретным. Если оно оставляет пространство для интерпретации, люди будут трактовать его по-разному, и возникнет путаница.

Примеры:

• Плохо сформулированное правило: «Сотрудники должны приходить вовремя».

Что значит «вовремя»? Кто-то может считать, что прийти за пять минут до начала рабочего дня – это нормально, а кто-то будет в 9:00 будет ещё стоять на проходной.

• Хорошо сформулированное правило: «Все сотрудники должны быть на своих рабочих местах не позднее 8:55 утра».

Здесь всё ясно: либо вы пришли до 8:55, либо нет. Никаких вопросов!

2. Рассказывать о правиле нужно на языке получателя сообщения

Люди разные, и то, что понятно одному, может быть совершенно непонятно другому. Поэтому важно адаптировать сообщение под аудиторию. 

Рассмотрим пример из моей практики. 

Как можно адаптировать правило о правильном использовании раковины по её прямому назначению (не ссать в раковину, если проще говорить) для разных групп сотрудников, сохраняя при этом его однозначность и простоту.

• Для руководителей: «Использование раковины в туалетной комнате исключительно для мытья рук. Любые другие действия строго запрещены.»
• Для синих воротничков: «Раковина предназначена только для умывания. Прошу вас пользоваться туалетом по назначению.»
• Для рабочих: «Раковина — только для мытья рук. Все остальные дела делайте в туалете.»

Эти формулировки сохраняют суть правила, но адаптируют его под язык и контекст каждой группы сотрудников, делая его легко понимаемым и выполнимым.

3. Обязательно приводить примеры соблюдения и несоблюдения правила из практики

Теория – это хорошо, но практика всегда нагляднее. 

Приведите реальные примеры, чтобы сотрудники поняли, как применять правило в жизни. 

Пример:

• Соблюдение правила: «Когда Петя пришел на встречу с клиентом на 10 минут раньше, он успел подготовиться и провести переговоры на высшем уровне. Клиент был доволен, и сделка состоялась».
• Несоблюдение правила: «Маша забыла обновить данные о клиенте в системе, и когда коллега попытался связаться с ним, оказалось, что контактная информация устарела. Из-за этого мы потеряли возможность заключить контракт».

Такие истории помогут людям увидеть последствия своих действий и понять важность следования правилам.

4. При внедрении правил управлять изменениями

Изменения – это всегда стресс. Даже если новые правила кажутся логичными и полезными, сотрудники могут сопротивляться. Чтобы избежать проблем, необходимо грамотно управлять процессом изменений. 

Пример из моей практики:

• Удачное управление изменениями: «Перед введением новых правил мы провели серию тренингов и консультаций, чтобы объяснить, зачем они нужны и как их соблюдать. Сотрудники активно участвовали в обсуждениях и вносили свои предложения. В результате внедрение прошло гладко, и большинство сотрудников поддержали нововведения».
• Неудачное управление изменениями: «Новые правила были введены внезапно выпуском соответствующего приказа, без предварительного уведомления. Сотрудники оказались в замешательстве и начали игнорировать их, считая, что руководство просто хочет усложнить им жизнь. В итоге эффективность работы снизилась, и пришлось срочно пересматривать подход».

Исследования показывают, что успешное управление изменениями увеличивает вероятность принятия новых правил на 70%. Поэтому не стоит недооценивать этот этап!

Надеюсь, теперь стало немного яснее, как внедрять правила в компании.

Главное – помнить, что правила существуют для нас, а не против нас. Если они понятны, логичны и поддерживаются всей командой, они станут мощным инструментом для достижения успеха.