Как повысить эффективность совещаний?

Приветствую, Олег
Для повышения эффективности совещаний важно:
Четкая повестка дня и цель.
Подготовка участников заранее.
Регламент времени для дисциплины.
Активное вовлечение всех участников.
Конкретные результаты и действия.
Обратная связь для улучшений.
Это помогает сделать совещания продуктивными и результативным

Специалисты компании UniSearch HR считают, что залог эффективных совещаний, это:
1. Совещания проводятся регулярно, по установленному графику (например, каждый вторник в 12.00)
2. Каждое совещание является тематическим. Т.Е. на совещании раскрывается одна тема. «Винигрет» из разных тем для совещаний не работает. (Например, обсуждаем только продажи. Если есть вопросы по остаткам товаров, это выносим на отдельное совещание)
3. Участники совещания, до совещания, знают повестку и расписание совещания. Готовятся.
4. Итогом каждого совещания являются СМАРТ задачи. Если этого нет, это не совещание а собрание.
5. По завершению совещания, кто-то ответственный всегда отправляет всем участникам резюме совещаний, и СМАРТ задачи с указанием задач, сроков и ответственных за выполнение.
6. Совещание не должно длиться более 45 минут. Как на уроках в школе. Если есть необходимость совещаться еще, нужно разносить совещания по времени и дням, но все равно не проводить их более чем по 45 минут каждое.
Мы считаем, что эти не хитрые рекомендации, значительно повысят эффективность Ваших совещаний.

Олег, коллеги, приветствую! Сразу вспоминается фраза, активно летающая одно время по интернету: "Даже самую простую задачу можно сделать невыполнимой, если провести достаточное количество совещаний"))
В дополнение ко всему сказанному коллегами хочу просто поделиться практикой одной из онлайн школ из России (название уточнять не буду ввиду разных соображений). Так вот в этой школе любая планерка и любое совещание, будь то еженедельная встреча руководителя группы и сотрудника или совещание директоров с руководителями - ОПЛАЧИВАЕТСЯ компанией как час работы! (нужно уточнить что мотивация сотрудников в данной школе не подразумевает типичного оклада, но есть фиксированная оплата за час). Если говорить с конца: совещания проводятся только по зафиксированным официально дням (без самодеятельности), 100% сотрудников всегда приходят готовыми, и каждый участник выходит с четким пониманием что он должен сделать, когда и почему.
Ни на что не намекаю, но думаю и так понятно, что когда процесс стоит денег, то отношение к нему глобально меняется, а продуктивность встреч кратко возрастает)

Олег, Коллеги, доброго времени суток!
Любое совещание имеет свою цену и может быть выражено в денежном эквиваленте:

С= N x (T+1) x Зср
Тр.ср

где:
С — стоимость совещания, рублей;
N — число участников, человек;
Т — длительность совещания, часов;
Зср — среднемесячная зарплата участников, рублей;
Тр.ср — среднее число рабочих часов в месяц;
1 — коэффициент скрытых потерь, связанных с участием в совещании.

Например, в совещании участвуют 10 руководителей, совещание длится 2 часа, средняя заработная плата руководителей — 160 000 рублей, среднее число рабочих часов в месяц — 160. В этом случае получаем:

С= 10 x (2+1) x 160000
160

То есть стоимость такого совещания — 30 000 рублей. Если совещание прошло безрезультатно, то деньги потрачены зря (а это месячная зарплата начинающего линейного работника). И таких совещаний может проводиться несколько в неделю. Такая нерациональная организация совещания приводит к тому, что производительность труда в данной организации будет снижаться. Можете посчитать по этой формуле стоимость общих собраний.
Всем успехов!

Коллеги, привет!

Заводя разговор о совещаниях сразу в голове возникает тирада мемчиков с закатанными глазами Роберта Дауни-младшего и репликами "зачем мы обсуждаем час то, что решается одним е-мейлом".

Расскажу про личный опыт эволюции в данном вопросе:

Начинал карьеру в российских крупных корпорациях, где в целом плохо с внутренней коммуникацией между подразделениями, все контакты через руководителя, и только согласно "погонам" и грейдам - в итоге совещания были цикличными, долгими и там частно кого-то уничтожали, так как информация долго зрела, ждала своего звездного часа. Встреча, чтобы раздать п*****лей - мало приятно мероприятие.

Вторая часть профессиональной жизни зеркально противоположная, международные компании, все nice, встречаемся каждую неделю множество раз и говорим "ни о чем", улыбаемся, даем обратную связь в формате "Бутерброд" и "Я - сообщение", small talk-и и митинги. Благо, если кто-то фиксировал "минутки", что случалось не всегда и по истечению 1,5 часов были какие-нибудь commitments :)

И третья (уверен не последняя) часть - работа в big-4 - пожалуй, идеальный баланс между, как сейчас модно, "человекоцентричностью" и ценностью для бизнеса - цикличная встреча, супер структурированная в рамках недельного спринта, с апдейтом по тому, что было, что есть, и что будет. Результат всегда план, ресурсы, сроки, ответственные. Говорим по делу, без лирики, для нее есть другие форматы.

В итоге среда приучила:
- 30-45 минут более чем достаточно, чтобы решить любой вопрос и "выровнять", проинформировать команду о чем угодно;
- есть повестка - и она закон, вопросы вне повестки решаются вне встречи, время на это не тратим;
- договоренности исходя из честной дискуссии, не берем обязательства "родить ребенка девятью женщинами за 1 месяц", а реально оцениваем ситуацию и формулируем задачи и ресурсы для их решения.

Олег, залог эффективного совещания:
1. Сформулированная цель совещания
2. Качественная подготовка всех участников
3. Модерация или Фасилитация, в зависимости от цели, но чаще Фасилитация нужна.
4. Тайминг выделю отдельно, хотя он вытекает из пункта 3.
5. Четкое завершение совещания с конкретными решениями и ответственными за их реализацию.

После совещания важно, чтобы все участники осознали, что будет обязательно предъявлен запрос о выполнении принятых на совещании решений.

Коллеги, здравствуйте!
Совещания действительно могут быть как продуктивными, так и настоящей потерей времени, всё зависит от организации. В моей практике важным фактором успеха совещаний является четкая повестка дня и подготовка участников. Если все знают, что будет обсуждаться, и приходят с готовыми решениями, результативность возрастает.
Также важны корпоративная культура и стиль управления. В компаниях, где ценится вклад каждого сотрудника, люди идут на совещания с энтузиазмом. А там, где атмосфера напряженная и авторитарная, участники чувствуют себя не очень.

Олег, коллеги, добрый день.
Согласна с ответами коллег.
Добавлю то, о чем еще не сказали:
Совещания должны быть изначально разделены по разным форматам и тематикам.
Например:
Еженедельная/ежемесячная/квартальная встреча
Встреча по обратной связи
Встреча по адаптации
Встреча по контрольным точкам
Встреча по плану развития
Фасилитация
Ретроспектива (подведение итогов)
итд
Каждая тема подразумевает определенный регламент и формат.
Есть гибкие и жесткие встречи.
Каждая встреча заранее отправляется в календарь участникам.
На каждой встрече есть: цель, регламент, тайминг, протокол(с ответственными и сроками)

Как есть роль личности в истории, так есть роль личности в бизнесе. Выделю две роли, которые напрямую повлияют на эффективность совещаний.
Первая роль - ЛПР, руководитель, кто проводит эти совещания. Он должен быть заинтересован в повышении результативности этого инструмента. (Это же касается и тех, кто инициирует и проводит совещания временных структур, например, рабочих групп по проектам).
Вторая роль - кто внедрит в жизнь изменения. Это может быть управляющий делами, руководитель аппарата, бизнес-помощник. Именно на него ложится вся подготовка, фиксация решений и контроль их исполнения. И именно от его позиции, рабочих компетенций, умения работать с людьми и с документами будет зависеть качество совещаний.
Причем вторая роль более важна для бизнес-процесса, чем первая!

Здравствуйте, Олег, коллеги!
Олег, спасибо за интересны вопрос!
Эффективность совещания зависит от продуманной подготовки, чёткой организации и активного участия всех участников. Важно, чтобы совещания воспринимались как ценный инструмент для достижения общих целей, а не как рутина или обязанность. Обязательно создание культуры, в которой каждый участник понимает значение совещаний и готов вносить свой вклад в их эффективность.
Из моего опыта и наблюдений, есть несколько ключевых факторов, которые могут значительно повысить результативность совещаний:
-Каждое совещание должно иметь ясную цель и заранее подготовленную повестку дня. Повестка должна быть разослана заранее, для подготовки участников.
-Четкое время начала и окончания совещания. Это дисциплинирует участников и помогает избежать затягивания обсуждений. Регулярные короткие совещания могут быть более эффективными, чем редкие, но длительные встречи.
-Все участники должны быть подготовленными. Это включает в себя прочтение необходимых документов, обдумывание вопросов и предложений, которые будут обсуждаться.
=Совещание должно быть активно модерировано, чтобы все участники имели возможность высказаться, а дискуссии оставались по существу. Модератор отслеживает соблюдение повестки и предотвращает отклонения от темы.
-Совещания должны быть ориентированы на поиск решений, а не просто на обсуждение проблем. Каждый пункт повестки дня должен завершаться конкретными действиями или решениями.
-Все принятые решения и назначенные действия должны быть зафиксированы в протоколе. Протокол с указанными задачами, ответственными и сроками выполнения, рассылается участникам совещания.
-Для улучшения проведения совещаний необходима регулярная оценка эффективности совещаний с целью улучшений.
-Формирование культуры уважения к времени и мнению других участников, в компании должна быть установлена практика, что совещания – это важный инструмент, к которому все относятся серьезно и ответственно.

Здравствуйте, Олег и коллеги!
Культура проведения совещаний эволюционировала очень серьёзно за 15 лет, которые я могла видеть и испытать на себе.
В итоге, что делает совещание эффективным и комфортным для всех:
+ чёткое планирование заранее, с возможностью корректировки времени события
+ жёсткий тайминг--время делится на количество вопросов--и соблюдать этот лимит
+ чёткий план встречи поминутный по каждому участнику
+ в плане должны быть вопросы, которые требуют ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ и выработки этих решений по проблемам, а не обсуждения "ни о чём растекаясь по древу"
+ если на совещании есть участники, которые не "в теме" или они не являются участником бизнес-процесса который обсуждается, то это серьёзная ошибка организации совещания
+ результатом совещания---каждый получит ответы на свои вопросы по обсуждаемым бизнес-процессам, чётко знает свои задачи, которые были приняты на совещании или откорректированы в результате совещания.
+ участниками совещания могут быть не все подряд, а только те, кто является участником бизнес-процесса, который в повестке совещания.

Уважаемый Олег,
Спасибо за тему!
С удовольствием прочитал мнение Ирины и Анастасии, не буду спорить с Екатериной, так как согласен с её тезисами.
Остановлюсь лишь на одном аспекте организации и проведения совещаний.
А именно. Эффективность совещания во многом зависит от работы, которую удалось провести до совещания.
Эта работа включает в себя, но не ограничивается:
- выявление реальной мотивации к тому или иному решению участников,
- создание микро союзов с будущими участниками совещания на основе учёта их интересов и обсуждения тактики борьбы на совещании за их позицию,
- подготовка экспертных заключений по наиболее сложным решениям,
- согласование проекта ключевых решений с участниками совещания, имеющими наибольший вес.
И тому подобное.

Добрый день, Олег, коллеги!

1. Оповещение всех участников совещания заранее, чтобы участники смогли подготовиться. Обозначена дата, время и место совещания.
2. Контактное лицо по орг.вопросам совещания и предложениям
3. Всем заранее известны тема и задачи совещания, а так же его продолжительность.
4. Здоровый эмоциональный фон совещания (уважение, возможность высказаться и пр.)
5. Структурированный подход к обсуждению вопросов и последовательное рассмотрение тем. Обсуждение альтернатив, выработка конкретных решений и определение ответственных лиц для их выполнения
6. Фиксирование решений (протокол совещания)

Олег, коллеги, приветствую!
Очень важный вопрос в российском бизнесе.
Я согласна с Анастасией в вопросе цели совещания. Если оно просто потому что так сложилось и должно быть-толку нет.
Я предпочитаю следующий формат (предположим совещание каждый понедельник):
1. В течение недели топ-руководители (руководители направлений/отделов) получают снизу вопросы, которые необходимо обсудить/внедрить и прочее, и на которые они сами не могут ответить.
2. К вечеру четверга все заинтересованные получают приглашение с главной темой совещания и период времени для обсуждения «вопросов снизу». Для совещания выделен определенный временный промежуток (в зависимости от темы).
3. К совещанию все готовы. У всех есть тема, каждое направление/ отдел знает свои задачи, сроки и прочее.
4. Совещание протоколируется. Вносятся задачи, сроки, ответственные.
5. Последующие совещания начинаются с результатов по задачам/срокам.
Все форс-мажоры обсуждаются вне совещаний.
В моем опыте только пару компаний не справились с этой задачей (но там вопрос в персонале и нежелание руководства менять «старых проверенных» на более компетентных и организованных).
Спасибо за тему

Добрый день!
Насущный вопрос для каждой компании.
На мой взгляд целесообразно проводить совещания в формате фасилитации.
Это возможно, при условии :
1. Определены цели совещания заранее. Это поможет фокусироваться на важных вопросах.
2. Определено количество необходимых участников, только тех, кто действительно нужен для решения поставленных задач. Также необходимо выбрать фасилитатора, который будет управлять процессом, не отклоняться от цели, следить за временем.
3. Четко определены временные границы совещания.
4. После завершения совещания зафиксирован список задач, ответственные и сроки.

Здравствуйте, коллеги!
Я считаю, что совещания нужны и важны, так как на них можно обсудить много вопросов, выслушать мнение каждого и прийти к общему решению.
Но совещания должны пройти не в пустую, а с пользой. Поэтому к ним нужно подготовиться, написать примерный сценарий)
Если немного углубиться, то можно понять, что совещания помогают улучшить отношения между сотрудниками, сблизиться с ними. А в работе это действительно важно, чтобы команда была сплоченной)
Что касается организации совещаний, во – первых, нужно понимать, для чего вы собираетесь, с какой целью?
Далее нужно, как я писала выше, подготовить сценарий, материалы, найти информацию, которую нужно проанализировать.
Также заранее стоит определить, сколько примерно времени займет совещание, чтобы все могли распределить свои дела и что – то запланировать или перепланировать.
Что касается маркеров, то тут самое главное быть дисциплинированным и ответственным. Четко придерживаться сценарию и временным рамкам, чтобы ни у кого не возникло возмущений.
Еще одним важным маркером является «подведение итогов». Чтобы еще раз напомнить и записать все, что было решено в процессе совещания, нужно подвести итог и сделать выводы.
Не менее важный маркер, это ваш настрой и степень открытости. Все на совещании должны чувствовать себя комфортно и быть активными. Если же в команде будет напряжение, то вряд ли совещание будет эффективным)
Желаю успехов!

Олег, добрый день!
Возможно, создать более комфортную атмосферу в бытовом плане. Если это совещания в одном кабинете, то климат- контроль, прохладительные напитки, кофе.
Если это онлайн, то без видео, коротко и по делу.
Не стоит отчитывать провинившихся прямо на совещании, лучше узнать , кто действительно виноват и "попросить остаться".
Если царит раздражение и непонимание, значит, действительно бестолковые совещания, по другому- пустая трата времени, а этого стоит избегать.