Как организовать эффективные совещания с удаленной командой. Кейс из практики

ЗА 3 месяца были решены все узкие места в бизнесс-процессах, эффективность выросла в 3,5 раза.

Как именно нужно проводить совещания так, чтобы обсудить важное, не заснуть, пока говорит другой (ведь участников много)?

Главные принципы:

1. Регламент 20-30 минут на все совещание.

2. Желательно с видео всех участников, минимум с видео говорящего или презентацией.

3. Одновременно с докладчиком ведется в чате протокол: что обсудили, что решили, ответственные, сроки, ресурсы.

4. На каждое ежедневное совещание за 24 часа, еженедельное за неделю - выдается план-регламент совещания: темы, у кого сколько минут.

5. Начинать и заканчивать совещание с использованием положительной эмоциональной связи: похвалить, поблагодарить, рассказать краткую веселую историю по теме.

6. Во время совещания: если уходят в сторону - сразу останавливать, возвращать к теме совещания и плану выступления.

7. Обязательно итоги совещания подводятся в конце основным спикером, выкладываются в чат и в приложение, через которое команда ведет учет исполнения поручений: bitrix 24, amocrm, megaplan, trello, гугл-таблица, google-календарь - все что удобно именно вам.

8. В начале и процессе совещания регулярно повторяется регламент и правила: правило одного говорящего, без перебиваний, правило включенности - обязательного вопроса и подтверждения прослушанного всеми участниками совещаний, правило позитивной обратной связи, тайминг.

Остается вопрос -  как мотивировать на субботние совещания и нужны ли они? 

Мой личный опыт говорит, что в удаленных командах - это сверх-эффективный инструмент. Ведь на работе мы не просто работаем, но и общаемся за чаем, в курилках, за обедом, по дороге на совещание и по дороге домой. Большинство вопросов в оффлайн организациях решаются именно в кулуарах, в неформальном общении. При удаленной работе необходимо создавать инфо-поводы для неформального общения. В моем случае - это был конкурс на самый веселый казус недели на рабочем месте, самое значимое достижение недели, благодарность другому отделу. 

Для эффективного управления удаленной команды необходимо максимально усилить стандартные инструменты управления, в моей практике, когда коллектив вырос с нескольких человек до 53 постоянно работающих удаленно, сама задача - вызов, с которым пришлось справляться, это очень интересно и требует творческого подхода наряду с системным мышлением ежедневно. Именно поэтому я стала экспертом в создании и управлении удаленными командами.

Основные выводы:

Нельзя отрицать совещания как инструмент эффективного управления, но важно его применять системно с организацией рабочего дня и недели руководителя и команды.

В управлении удаленными командами важно целенаправленно компенсировать неудовлетворенные потребности, которые при оффлайн формате бизнеса удовлетворяются естественным образом.