Как определить норму численности работников для выполнения объемов работ

Каждого руководителя интересует вопрос, сколько должно быть работников, как оптимально их расставить на рабочем месте, сколько заплатить и как мотивировать?

И как сделать так, чтобы снизить издержки на персонал и повысить производительность труда и рентабельность бизнеса.

Норма управляемости –  это оптимальное число работников, подчиненных одному руководителю.

Другое известное определение- норма управляемости – это численность работников, деятельностью которых может эффективно управлять при заданных организационно-технических условиях один руководитель.
 

Когда необходимо определять норму управляемости?

• при разработке и утверждении ШР.
• при разработке и оптимизации орг.структуры.
• при сокращении штата.
• при оптимизации бизнес-процессов.
• при планировании стратегии  найма.
• при распределении ФОТ и построении системы мотивации.
• при изменении объемов работ, расширением сферы деятельности, увеличением
• спектра оказываемых услуг.
• при централизации функций

Не путать с нормой выработки!

Норма выработки (нагрузки) - это установленный объем работы, единиц, который работник или группа работников соответствующей квалификации обязаны выполнить в единицу рабочего времени в определенных организационно-технических условиях. То есть это про результаты труда в определенных единицах измерения за единицу времени.

Кейс.

Необходимо определить численность работников для обслуживания оздоровительного комплекса, при условии, что полезная площадь в кирпичных домах со сроком эксплуатации свыше 10 лет – 59000 кв. м, в крупнопанельных домах со сроком эксплуатации до 10 лет – 39500, в каркасно-засыпных домах со сроком эксплуатации свыше 10 лет – 25000 кв. м.

Нормы обслуживания для указанных домов составляют:

• для кирпичных домов (первая группа зданий) со сроком эксплуатации свыше 10 лет – 9000 кв. м;
• для крупнопанельных домов (вторая группа зданий) со сроком эксплуатации до 10 лет – 13 000 кв. м;
• для каркасно-засыпных домов (четвертая группа зданий) со сроком эксплуатации свыше 10 лет – 6000 кв. м.

Норма управляемости рассчитывается по формуле:
Нч = Т / F1, где. Нч — норма численности,  Т — объем отдельных видов  работ,  F 1 — нормы обслуживания;

Итого, по нашему примеру получаем

Нч = 59 000/9000 + 39500/1300+25000/6000=13, 74 = 14 чел.

Исходя из общей полезной площади всех зданий и норм обслуживания планируемая численность персонала составит 14 человек.

Численность руководящего состава определяется исходя из норм управляемости, которые зависят от сложности функций, выполняемых подчиненными. Если подчиненные выполняют сложные разноименные функции, то оптимальным считается число 7, при упрощении функций эта норма может быть увеличена.

Для руководителей среднего звена норма управляемости составляет до 11 человек, для руководителей низшего звена (например, мастер производственного участка) при условии однотипности выполняемых подчиненными функций – до 15–20 человек.

Количество сотрудников в подчинении показывает наличие потенциала экономии.

А теперь рассмотрим пример с точки зрения норм выработки и стоимостного определения работ. Исходя из объемов определим, сколько нужно человек.
Дано: небольшая типография с 30 чел. В штате 20 дизайнеров.

Нужно ли менять численность работников?

Дано: 20 дизайнеров за неделю (40 часов)  справляются с 20 книгами, 10 журналами, 30 календарями  и 25 блокнотами.

За дизайнерское оформление книги издательство получает 5000 ₽, за журнал — 4000 ₽, за календарь— 3000 ₽, а за блокнот — 2000 ₽.

На новый год увеличились заказы книг на 30%, блокнотов – на 45%, календарей – на 55 %.

Итого:

20 книг *5000 руб =100000 руб.

10 журналов *4000 руб= 40000 руб.

30 календарей *3000 руб= 90000 руб.

25 блокнотов*2000 руб.=50000 руб.

 В таком случае еженедельная производительность их труда составит:
(5000 × 20 + 10 × 4000 + 3000 × 30 + 2000 × 25) / 20 = 14 000 руб и  56000 руб в месяц.

При увеличении объемов работ в связи с новогодними праздниками необходимо выпустить:

• Книги – увеличение на 35 %  - 27 штук.
• Блокноты – на 45 %, что составляет 36 штук.
• Календари – на 55 % , что составляет 47 штук.

Итого:
27 книг *5000 =135000 руб.

10 журналов*4000 = 40000 руб.

47 календарей *3000 = 141000 руб.

36 блокнотов*2000 = 72000 руб.

В таком случае еженедельная производительность составит (27*5000+10*4000*47*3000+36*2000)/20 = 19400 руб.

В этом случае нанимать в штат сотрудника нет необходимости. 
Мы видим, что увеличился объем работ, увеличится время на производство и изготовление. Но исходя из увеличения производительности труда сотрудникам необходимо назначить премирование от нормы выручки.
Если бы сумма в два раза превышала еженедельный показатель, то либо нужен был бы временный сотрудник, либо требовались бы большие временные затраты. 

Чтобы не быть привязанным к инфляции, то можно оценивать производительность не в рублях, а в единицах.
Например:
Если оценить оформление книги в пять условных единиц, то ценность остальной работы считаем по соотношению реальной стоимости: журнал — четыре ед, календарь — три ед., блокнот — две  ед.

Производительность составит 14 единиц на работника.

Когда цены вырастут, можно продолжить использовать те же условные единицы без дополнительного пересчета.