Делегирование задач - важный инструмент для эффективного управления. Если вы планируете расширяться - без него не обойтись, вы не сможете вечно тащить все на себе. В этой статье мы с вами рассмотрим когда, кому и как стоит делегировать, как правильно ставить перед сотрудником цели и давать обратную связь, а также ошибки, которых стоит избегать.
Делегирование - передача части задач вашим подчиненным
Зачем руководителям важно делегировать задачи? В первую очередь для освобождения собственного времени для более приоритетных задач и повышения собственной эффективности. Но есть и вторая важная причина - развитие самостоятельной и независимой команды. С делегированием части задач на плечи исполнителя ложится и часть ответственности за их результат.
Все просто - когда вы чувствуете, что вы выгорели и перегружены.
Признаки перегрузки:
1. Вы просыпаетесь уже уставшим
2. Вы замечаете за собой вспышки раздражения на окружающих.
3. Вам сложно сконцентрироваться
4. Вы не помните когда последний раз нормально отдыхали, не думая о работе
С выгоранием разобрались, теперь стоит разобраться какие задачи подходят для делегирования, а какие – нет. Ведь не всё можно спихнуть на своих подчиненных.
Сначала разделите ваши задачи на операционные (работают на поддержание работы бизнеса) и стратегические (работают на развитие и расширение бизнеса). И делегируйте первое. То, что уже отлажено и это надо просто нормально воспроизводить: заполнение документации, отчетов, коммуникация с подрядчиками, контроль выполнения работ линейным персоналом. Все это можно и нужно делегировать доверенному лицу или лицам, которые будут нести ответственность.
Теперь разберемся кого стоит выбрать для наших целей. Можно взять во внимание интересы и карьерные целей членов команды. Посмотрите на свою команду и оцените их навыки и компетенции: кто более ответственный, исполнительный, структурированный и имеет лидерские качества?
Не стоит недооценивать отзывы и мнения сотрудников при выборе исполнителя задач - эти люди работают друг с другом каждый день и видели как кто себя проявляет. К тому же им потом работать под началом этого человека, хорошо бы чтобы его авторитет был органическим.
Теперь когда вы назначили лицо, которому можно делегировать часть ваших задач - перед ним надо правильно поставить цели. Задачи и ожидания от работы должны быть четко оговорены и прописаны, цели должны быть конкретными, а сроки адекватными. Для постановки цели рекомендую использовать систему SMART.
Имейте ввиду, что человек, только вступивший в роль операционного менеджера, может еще не ориентироваться во всех тонкостях вашей работы так хорошо как вы, поэтому не ожидайте от него сверхрезультатов ни по срокам ни по исполнению.
После того как вы ввели человека в новую должность важно открыто говорить на эту тему с командой. Это их вчерашний коллега, который теперь с одной стороны может их контролировать, а с другой несет за них ответственность. Социальные роли поменялись и не все к этому могут быстро привыкнуть.
Нужно поддерживать сотрудника, который берет на себя новые задачи и помогает с делегированием.
Проводите регулярные проверки в адаптационный период (3-6 месяцев) и собирайте обратную связь с линейных сотрудников. В связи с новыми полномочиями некоторые сотрудники могут начать злоупотреблять своим положением, а такого нельзя допускать.
Держите баланс между контролем и автономией - человек должен без вашей указки делать все необходимые задачи, но при этом отчитываться перед вами о проделанной работе и работе других сотрудников.
Используйте электронные инструменты для мониторинга, чтобы отслеживать работу вашей команды не погружаясь в микроменеджмент.
Наиболее распространенные ошибки при делегировании:
1. Недостаточная четкость в формулировках
Это обычно бывает, когда руководитель думает, что все и так понятно, но это искажение. Нет, ваш сотрудник не поймет, он только вчера вступил в новую для себя должность и ему нужно время.
Расписывайте все подробно и только по SMART
2. Отсутствие контроля
Если вы решили передать ответственность за операционные задачи и забыть об этом навсегда, то спешу вас расстроить - контролировать придется. Хотя бы первое время. Даже если вы 100% доверяете человеку и он того правда заслуживает - человеческий фактор никто не отменял, все могут ошибаться.
3. Гиперконтроль
Обратная сторона той же медали. Если вы будете контролировать каждый шаг вашего ответственного лица - то вы зря передавали свои задачи этому лицу. Цель делегирования расслабить вас и разгрузить от дел, поэтому позвольте части ответственности спадать с ваших плечей.
Каковы выводы? Делегирование очень важно для успешного управления и развития команды. Надеюсь, после этой статьи вы задумались о том как делегировать часть своих полномочий. Попробуйте внедрить принципы делегирования в повседневную практику и расскажите в комментариях о своем опыте делегирования. Как вы распределяете нагрузку и какие задачи оставляете помощникам?
Отправляя данные вы подтверждаете пользовательское соглашение