Алгоритм оптимизации численности персонала

В жизненном цикле любой компании могут возникнуть события, которые потребуют задуматься над необходимостью сокращения издержек. Например, кризис продаж;  неплатежеспособность заказчиков и, как следствие, высокая дебиторская задолженность; высокая конкуренция; изменение бизнес-процессов.
Одно из возможных управленческих решений – это оптимизация расходов на персонал и, в частности, численности.

Если под оптимизацией подразумевать избавление от «балласта» в виде нерадивых, демотивированных, нелояльных сотрудников, то все решается относительно просто, оптимизация начинается сразу с управленческих решений. HR-у остается только  юридически грамотно обосновать эти решения. Но такой подход потенциально несет конфликты, потерю квалифицированных кадров, снижение эффективности работы сотрудников в целом.

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Как же провести оптимизацию численности персонала, так, чтобы  сохранить лучшие кадры и достичь целей данного управленческого решения?

Предлагаю подойти к оптимизации как к процессу «инвентаризации» человеческих ресурсов, и как любой процесс он потребует системного подхода. Такая «инвентаризация» должна быть грамотно выстроена в соответствии с продуманным алгоритмом.

Оптимальный алгоритм будет выглядеть примерно так: 

1. Определение цели деятельности компании. Цель должна быть определена не только с точки зрения смысла существования компании вообще, но и с точки зрения достижимости этой цели исходя из оказывающих влияние факторов. Необходимо учитывать, что рыночная ситуация подвижна, и закладывать в перспективный план соответствующие изменения.
2. Четкое формализованное выстраивание бизнес-процессов, с критериями оценки их результатов. Это ключевой этап и от того, насколько полноценно он будет проработан зависит конечный результат оптимизации.
3. Определение функционала подразделений исходя из целей бизнес-процессов, его формализация. 
4. Аудит функционала, фактически выполняемого работниками. Выявление повторяющихся или излишних функций, определение недостающих.
5. Сверка фактического функционала с формализованным. Сопоставление функционала с требованиями и целями бизнес-процессов. При необходимости внесение изменений в формализованную часть описания функционала.
6. Тайминг работы и определение загруженности (фотография рабочего дня, определение, расчет нормативов, хронометраж, создание паспортов рабочих мест и т.д.).
7. Расчет численности персонала оптимальной в настоящее время и в выбранной перспективе.
8. Рациональное перераспределение функционала работников (удаление, перераспределение, добавление функций).
9. Принятие управленческих решений по оптимизации численности:

• Внесение изменений в штатное расписание;
• Запуск движения персонала (перевод, увольнение работников и др.) ;
• Изменение режима работы;
• Изменение системы оплаты;
• Привлечение заемного труда и др. 

В чем же польза такого подхода? Использование данного алгоритма позволяет:

1. Определить и выстроить в виде системы необходимый и достаточный функционал.
2. Сохранить ценных работников.
3. Сохранить уровень мотивации работников и, как следствие, эффективность их деятельности.
4. Снизить эмоциональную напряженность при принятии непопулярных решений.
5. Снизить  уровень сопротивления персонала, за счет того, что данный алгоритм требует существенных временных затрат.
6. Продемонстрировать бережное отношение ко всем работникам, дать работникам ощущение «справедливого» подхода. 

Существенным недостатком этого алгоритма являются значительные временные затраты. 

В результате различных причин от неэффективного руководства до изменения рыночной ситуации, а также на определенных этапах развития многие компании задумываются о сокращении издержек. Поскольку издержки на персонал зачастую составляют более пятидесяти процентов от общих затрат компании, то собственникам приходится идти на непопулярные решения, такие, как оптимизация численности персонала. Правильно  подготовленный и грамотно реализованный процесс оптимизации позволяет, сократив издержки, сохранить самое ценное - людей, а также выстроить систему, освобождающую от необходимости в дальнейшем повторно принимать непопулярные решения.