5 ошибок эффективного тайм-менеджмента

Самый ценный ресурс в жизни человека – это время. Оно спешит неумолимо, а мы зачастую просто теряем его, упуская многие возможности. Именно поэтому огромную популярность приобретают различного рода тренинги и мастер-классы по эффективному целеполаганию, планированию своих задач и грамотному распределению времени. Однако послушать советы с тренинга и реально построить на практике качественный распорядок – разные вещи. И ошибки в такого рода планировании могут только усугубить проблему отсутствия времени. Разберемся с этим подробнее.

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Главные проблемы, которые подталкивает людей начать заниматься тайм-менеджментом – это чувство вины за свою непродуктивность, ощущение, что жизнь проходит мимо, забирая массу возможностей, в то время как они не могут элементарно разрешить все свои базовые задачи. Мы удивляемся, как некоторые могут браться за несколько проектов по работе одновременно, поддерживать себя в хорошей физической форме на тренировках, иметь любимое хобби, а то и два, и при всей загруженности быть примерными семьянинами. Смотря на них, мы задаемся двумя вопросами: как они все успевают и почему мы не можем так же. Где та самая «батарейка», которая поможет жить в активном ритме и при этом избежать выгорания.

Если вы обнаружили в себе не только эту проблему, но и стремление к ее решению через правильную организацию своего времени, то вы уже сделали большой шаг на пути к своей продуктивности и избежали первой ошибки – отрицание необходимости планирования. Так как пренебрегание тайм-менеджментом очень распространено: люди думают, что в решении проблемы отсутствия времени лежит только тот факт, что в сутках всего двадцать четыре часа, что у них другие способности к работе, что остальным, более эффективным людям, просто повезло – одним словом, предпочитают жалобы реальным способ решения проблемы. На самом деле техник управления временем огромное количество и абсолютно корректно применять их для достижения своих целей.  

Второй момент после понимания необходимости построения плана заключается в том, чтобы правильно распределить свои задачи в распорядке. И здесь же возникает вторая ошибка – делать все в хаотичном, бессистемном порядке. Тогда вы можете столкнуться с тем, что сделаете сначала несрочные и неважные дела, оставив на самую «тяжелую» часть дня сложные задачи, выполнение которых потребует максимум сил и концентрации, когда ваша энергия уже исчерпывается. Для гармоничного расписания потребуется распределить свои дела на четыре категории – по принципу матрицы Эйзенхауэра – срочные и важные, несрочные важные, срочные неважные, несрочные и неважные. Выполнять их все можно в соответствующем порядке, но если в первых двух категориях ваши дела «переполняют» планер, то на последние две могут действовать правила «делегировать» или вовсе «не делать». Ведь не делать что-то не всегда означает провал. Если вы долгое время не можете найти в себе достаточный ресурс для дел из категории «несрочное и неважное», возможно это не стоит упреков самому себе и вам нужно научиться видеть приоритет в других задачах.

Из этого вытекает третья ошибка: стремление быть идеальным. Перфекционизм порождает два исхода: вы боитесь начать свои дела, так как в вас живет страх, что вы не сможете сделать их достаточно хорошо, откладываете до последнего и в конце концов вы действительно сталкиваетесь с отсутствием времени на все запланированное. Второй вариант – вы беретесь за все и сразу и вкладываете максимум своих сил в каждое дело без расставления приоритетов, что неминуемо приведет к выгоранию. Стремление к идеалу – нереалистичный настрой. «Лучшее – враг хорошего». 

Возвращаясь к делам из последних двух категорий матрицы Эйзенхауэра, напомним, что к ним хорошо применима техника делегирования. Здесь вновь может откликаться перфекционизм – в страхе, что никто не сможет сделать работу лучше вас, и в доверии только собственным силам. Но для роста бизнеса, для предпринимателей высокого уровня делегирование обязанностей точно необходимо. Можно контролировать каждый этап процесса, но доверить выполнение другим профессионалам. Это позволит вам сконцентрироваться на главном, расширить свои возможности и возможности развития своего дела, если вы предприниматель.

Если вы читали наши предыдущие статьи, то без труда догадаетесь, какой пункт будет логичным завершением в ошибках эффективного тайм-менеджмента. Естественно, мы говорим об отсутствии отдыха. Работа без остановки – это не повод для гордости. Распланировав свою неделю или месяц так, чтобы там не осталось времени лично для вас и вашего расслабления, — это опрометчивый шаг, ведущий к выгоранию, отсутствию вдохновения и нежеланию возвращаться даже к любимым проектам. Отдых – это естественное желание организма, он должен быть и физическим, и ментальным. Поэтому постоянная смена вида деятельности не заменит полноценное восстановление. Это хороший способ организации своих дел, если вы не любите долго сидеть над одним проектом. Но правильный отдых – это полное «отключение» от всех рабочих вопросов.

Это были основные рекомендации по эффективному тайм-менеджменту. Самое главное – ищите и вырабатывайте свою индивидуальную систему планирования, которая будет комфортна конкретно для вас. Управляйте своим временем и достигайте всего запланированного! Успехов!