Зачем нужны встречи 1 на 1 с подчиненным и как выжать из них максимум?

Индивидуальные встречи с подчиненными — ключ к развитию доверия и вовлеченности в команде. Узнайте, как правильно организовать такие встречи, чтобы они стали источником вдохновения и поддержки для ваших сотрудников. В этом руководстве вы найдете практические советы, шаблоны и вопросы, которые помогут сделать каждую встречу по-настоящему содержательной.

Найдите консультанта
для ваших целей

Расскажите, с чем вам нужна помощь (консалтинг по продажам, сервису или управлению, создание документов), и мы бесплатно подберем для вас консультанта из нашей базы экспертов

Подобрать

Любите вы их или ненавидите, но собрания заставляют мир бизнеса двигаться вперед. Они помогают нам общаться, решать проблемы, проводить мозговые штурмы, планировать, налаживать контакты, принимать решения и поддерживать правильное направление развития нашей команды.

Но из всех типов совещаний, которые вы можете внедрить в свой бизнес, одно стоит выше остальных по мере роста вашей команды - это встреча один на один.

Когда вы регулярно встречаетесь лицом к лицу с людьми, которыми руководите, вы показываете им, что вам не все равно, и у вас есть прекрасная возможность тренировать их для достижения новых высот. 

Еще лучше, когда встречи один на один дают возможность членам команды рассказать о том, как у них идут дела и где им нужна поддержка.

Результат? Больше доверия, выше вовлеченность, ниже текучесть кадров - и гораздо больше удовольствия от совместной работы!

Казалось бы, ничего сложного, верно?

Очевидно, нет.

Только 16% сотрудников говорят, что их последний разговор с руководителем был по-настоящему содержательным.

Суровая правда жизни.

Давайте разберемся, как спланировать и сделать ваши индивидуальные встречи более содержательными.

Что такое встреча «один на один»?

Встреча один на один - это регулярное время, когда сотрудники могут поделиться с руководителем своими успехами и проблемами в работе. Это также возможность обеспечить обратную связь и найти решение проблем.

Что делать, если у меня нет времени на индивидуальные занятия?

Сказать проще, чем сделать. Времени и так не хватает, а тут еще и дополнительные встречи.

Понимаю. Математика времени не всегда сходится. Во всяком случае, не сразу.

Вот что нужно делать, если встречи один на один кажутся невозможными:

- Оцените, сколько людей подчиняется непосредственно вам. Если штат слишком большой, чтобы регулярно встречаться с каждым, создайте помощников, готовых помогать развитию вашей команды. Это и есть здоровое делегирование. 

- Далее, освежите в памяти советы по эффективности, чтобы у вас было достаточно времени для работы над бизнесом, а не только в нем. 

Вы ведь всегда находите время для важных для вас дел, верно?

- Наконец, просто начните. Решите, как часто вы будете встречаться, сообщите своей команде о начале регулярных индивидуальных встреч и внесите их в календарь.

Вот тогда и начнется настоящая магия. По сути, это ваши инвестиции в бизнес, которые всегда окупаются.

Что если оставить все как есть и не проводить встречи 1 на 1?

Если взять коммуникацию, как  основу взаимодействия, то игнорирование встреч один на один приводит к распространенным проблемам, например, таким:

• Разногласия в команде

• Отсутствие ясности в целях

• Токсичная рабочая среда

• Низкая мотивация и низкая производительность

• Напряженность в отношениях

Знакомо? Вам обязательно нужны постоянные встречи один на один!

Если вдруг еще не убедил. Регулярные встречи один на один дают сотрудникам возможность:

• Поделиться личными победами и трудностями

• Прояснить ваши/свои ожидания от работы

• Обсудить идеи/конфликты/трудности

• Дать и получить обратную связь

• Обсудить препятствия на пути к целям

• Делится своими личными и профессиональными целями

Вам, как лидеру, это дает возможность:

• Отмечать победы и поддерживать в трудных ситуациях

• Обсуждать ожидания и обеспечивать их реализацию

• Оценивать идеи и помогать в расстановке приоритетов в работе

• Управлять конфликтами

• Давать и получать обратную связь

• Устранять препятствия и помогать решать проблемы

• Помогать в постановке целей

• Стать лучшей копией себя в коммуникации и управлении.

Как строить индивидуальные встречи?

Для встреч один на один не существует единого подхода. Вы с командой должны сформировать его в соответствии с вашими потребностями и особенностями. 

Главное - внести встречи в календарь и его придерживаться. Именно регулярные встречи запускают ту самую магию роста и позитивных изменений.

Следующие рекомендации помогут вам максимально эффективно использовать время, проведенное вместе.

Как часто нужно встречаться?

Планируйте от 30 до 60 минут каждую неделю или две с каждым подчиненным. Согласуйте оптимальный ритм общения один на один, чтобы всегда "быть в теме".

Где встречаться?

Это место может быть таким же разным, как и ваша команда. Прогуляйтесь, выпейте кофе или пообщайтесь в конференц-зале. Только убедитесь, что ваши разговоры будут приватными, а обстановка - безопасной и располагающей.

Какая нужна подготовка?

Даже если у вас плотный график, уделите несколько минут перед каждой встречей, чтобы просмотреть свои записи с последней встречи или наметить несколько тем, о которых вы хотите поговорить. Может быть, вам нужны актуальные данные/цифры по какому-то проекту или что-то уточнить? Хотите ли вы дать обратную связь по какому-то вопросу или обсудить детали по поводу возникшей проблемы?

Кто ведет встречу?

Позвольте подчиненному вести встречу и высказаться. Если он не знает, о чем говорить, задайте ему наводящие вопросы по теме разговора.

О чем говорить?

Меняйте темы разговора в зависимости от того, что наиболее актуально: налаживание отношений, прояснение непонятных моментов, отчетность, отклонения от целей, решение проблем. (Подробнее дальше).

Что делать, если нет ответа на вопрос подчиненного?

Если у вас нет ответа или его нужно обдумать - возьмите тайм аут. Особенно это актуально, если обстановка "накалена" и необходимо понизить градус.

Как я могу помочь им в решении проблемы?

Самое простое - это дать готовое решение. Быстро, но не эффективно в перспективе. Чем больше подчиненный погружается в проблему, тем больше вероятность, что он сможет ее решить.

Рекомендую использовать модель GROW, чтобы направить ваш разговор и помочь подчиненному развиваться в решении сложных проблем. Она поможет через вопросы найти ответы внутри себя:

G - Goal

Чего вы хотите? Попросите их озвучить наилучший сценарий, который поможет им двигаться в этом направлении.

R - реальность

Где вы сейчас находитесь? Помогите им увидеть, что их сдерживает, чтобы заострить внимание.

О - варианты решений

Что вы могли бы сделать? Задавая вопросы, отмечайте наиболее интересные варианты. Можете добавить свои идеи, но очень осторожно и только после всех вариантов подчиненного.

W - Will

Что вы сделаете? Каким будет первый шаг? Превратите обсуждение в решение и конкретные действия.

Какой структуры стоит придерживаться при проведении встреч, чтобы не уйти от темы?

Я подготовил 2 готовых шаблона с вопросами для вашего удобства. Вам остается лишь выбрать тему для обсуждения.  Свяжитесь со мной и я с удовольствием их вам отправлю.

Вы получите шаблоны/структуры с целевыми вопросами на два типа встреч: первую и регулярные встречи один на один.

Конечно, готовая структура не панацея, проводить встречи можно и без нее, но для начала очень полезный инструмент. Рекомендую.

Теперь, несколько слов о правилах - куда же без них.

• Встречайтесь регулярно.
• Способствуйте открытому разговору - это залог успешной встречи.
• Помните о том, что важно для вашего сотрудника (например, имена его близких, любимое хобби или спортивная команда, которую он любит).
• Поощряйте вопросы и давайте им высказаться.
• Активно слушайте и задавайте хорошие вопросы.
• Обеспечьте четкую обратную связь и свою позицию.
• Поддерживайте их в начинаниях.
• В конце встречи дайте четкие указания к действию.
• Выполняйте данные обещания (например, обеспечить ресурсами или в чем то помочь)

Чего делать нельзя

• Не отменяйте встречи. Можно переносить, но только в крайних случаях.
• Не делитесь конфиденциальной информацией - так можно потерять доверие.
• Не забывайте об эмпатии.
• Не отвлекайтесь на телефон - вы сможете ответить позже, а собеседник это оценит.
• Не доминируйте в разговоре - дайте высказаться.
• Не упускайте возможности что-то прояснить или выразить признательность.
• Не превращайте встречу в формальность.
• Не заканчивайте встречу без четких шагов к действию.
• Не забывайте действовать в соответствии с тем, что вы обещали.

Когда вы делаете для себя встречи один на один главным приоритетом, вы не просто руководите - вы создаете культуру, в которой все могут расти и раскрываться. Это время, потраченное с пользой, которое создает более сильную, сплоченную и высокопроизводительную команду.