Зачем нужны встречи 1 на 1 с подчиненным и как выжать из них максимум?

Индивидуальные встречи с подчиненными — ключ к развитию доверия и вовлеченности в команде. Узнайте, как правильно организовать такие встречи, чтобы они стали источником вдохновения и поддержки для ваших сотрудников. В этом руководстве вы найдете практические советы, шаблоны и вопросы, которые помогут сделать каждую встречу по-настоящему содержательной.

Любите вы их или ненавидите, но собрания заставляют мир бизнеса двигаться вперед. Они помогают нам общаться, решать проблемы, проводить мозговые штурмы, планировать, налаживать контакты, принимать решения и поддерживать правильное направление развития нашей команды.

Но из всех типов совещаний, которые вы можете внедрить в свой бизнес, одно стоит выше остальных по мере роста вашей команды - это встреча один на один.

Когда вы регулярно встречаетесь лицом к лицу с людьми, которыми руководите, вы показываете им, что вам не все равно, и у вас есть прекрасная возможность тренировать их для достижения новых высот. 

Еще лучше, когда встречи один на один дают возможность членам команды рассказать о том, как у них идут дела и где им нужна поддержка.

Результат? Больше доверия, выше вовлеченность, ниже текучесть кадров - и гораздо больше удовольствия от совместной работы!

Казалось бы, ничего сложного, верно?

Очевидно, нет.

Только 16% сотрудников говорят, что их последний разговор с руководителем был по-настоящему содержательным.

Суровая правда жизни.

Давайте разберемся, как спланировать и сделать ваши индивидуальные встречи более содержательными.

Что такое встреча «один на один»?

Встреча один на один - это регулярное время, когда сотрудники могут поделиться с руководителем своими успехами и проблемами в работе. Это также возможность обеспечить обратную связь и найти решение проблем.

Что делать, если у меня нет времени на индивидуальные занятия?

Сказать проще, чем сделать. Времени и так не хватает, а тут еще и дополнительные встречи.

Понимаю. Математика времени не всегда сходится. Во всяком случае, не сразу.

Вот что нужно делать, если встречи один на один кажутся невозможными:

- Оцените, сколько людей подчиняется непосредственно вам. Если штат слишком большой, чтобы регулярно встречаться с каждым, создайте помощников, готовых помогать развитию вашей команды. Это и есть здоровое делегирование. 

- Далее, освежите в памяти советы по эффективности, чтобы у вас было достаточно времени для работы над бизнесом, а не только в нем. 

Вы ведь всегда находите время для важных для вас дел, верно?

- Наконец, просто начните. Решите, как часто вы будете встречаться, сообщите своей команде о начале регулярных индивидуальных встреч и внесите их в календарь.

Вот тогда и начнется настоящая магия. По сути, это ваши инвестиции в бизнес, которые всегда окупаются.

Что если оставить все как есть и не проводить встречи 1 на 1?

Если взять коммуникацию, как  основу взаимодействия, то игнорирование встреч один на один приводит к распространенным проблемам, например, таким:

• Разногласия в команде

• Отсутствие ясности в целях

• Токсичная рабочая среда

• Низкая мотивация и низкая производительность

• Напряженность в отношениях

Знакомо? Вам обязательно нужны постоянные встречи один на один!

Если вдруг еще не убедил. Регулярные встречи один на один дают сотрудникам возможность:

• Поделиться личными победами и трудностями

• Прояснить ваши/свои ожидания от работы

• Обсудить идеи/конфликты/трудности

• Дать и получить обратную связь

• Обсудить препятствия на пути к целям

• Делится своими личными и профессиональными целями

Вам, как лидеру, это дает возможность:

• Отмечать победы и поддерживать в трудных ситуациях

• Обсуждать ожидания и обеспечивать их реализацию

• Оценивать идеи и помогать в расстановке приоритетов в работе

• Управлять конфликтами

• Давать и получать обратную связь

• Устранять препятствия и помогать решать проблемы

• Помогать в постановке целей

• Стать лучшей копией себя в коммуникации и управлении.

Как строить индивидуальные встречи?

Для встреч один на один не существует единого подхода. Вы с командой должны сформировать его в соответствии с вашими потребностями и особенностями. 

Главное - внести встречи в календарь и его придерживаться. Именно регулярные встречи запускают ту самую магию роста и позитивных изменений.

Следующие рекомендации помогут вам максимально эффективно использовать время, проведенное вместе.

Как часто нужно встречаться?

Планируйте от 30 до 60 минут каждую неделю или две с каждым подчиненным. Согласуйте оптимальный ритм общения один на один, чтобы всегда "быть в теме".

Где встречаться?

Это место может быть таким же разным, как и ваша команда. Прогуляйтесь, выпейте кофе или пообщайтесь в конференц-зале. Только убедитесь, что ваши разговоры будут приватными, а обстановка - безопасной и располагающей.

Какая нужна подготовка?

Даже если у вас плотный график, уделите несколько минут перед каждой встречей, чтобы просмотреть свои записи с последней встречи или наметить несколько тем, о которых вы хотите поговорить. Может быть, вам нужны актуальные данные/цифры по какому-то проекту или что-то уточнить? Хотите ли вы дать обратную связь по какому-то вопросу или обсудить детали по поводу возникшей проблемы?

Кто ведет встречу?

Позвольте подчиненному вести встречу и высказаться. Если он не знает, о чем говорить, задайте ему наводящие вопросы по теме разговора.

О чем говорить?

Меняйте темы разговора в зависимости от того, что наиболее актуально: налаживание отношений, прояснение непонятных моментов, отчетность, отклонения от целей, решение проблем. (Подробнее дальше).

Что делать, если нет ответа на вопрос подчиненного?

Если у вас нет ответа или его нужно обдумать - возьмите тайм аут. Особенно это актуально, если обстановка "накалена" и необходимо понизить градус.

Как я могу помочь им в решении проблемы?

Самое простое - это дать готовое решение. Быстро, но не эффективно в перспективе. Чем больше подчиненный погружается в проблему, тем больше вероятность, что он сможет ее решить.

Рекомендую использовать модель GROW, чтобы направить ваш разговор и помочь подчиненному развиваться в решении сложных проблем. Она поможет через вопросы найти ответы внутри себя:

G - Goal

Чего вы хотите? Попросите их озвучить наилучший сценарий, который поможет им двигаться в этом направлении.

R - реальность

Где вы сейчас находитесь? Помогите им увидеть, что их сдерживает, чтобы заострить внимание.

О - варианты решений

Что вы могли бы сделать? Задавая вопросы, отмечайте наиболее интересные варианты. Можете добавить свои идеи, но очень осторожно и только после всех вариантов подчиненного.

W - Will

Что вы сделаете? Каким будет первый шаг? Превратите обсуждение в решение и конкретные действия.

Какой структуры стоит придерживаться при проведении встреч, чтобы не уйти от темы?

Я подготовил 2 готовых шаблона с вопросами для вашего удобства. Вам остается лишь выбрать тему для обсуждения.  Свяжитесь со мной и я с удовольствием их вам отправлю.

Вы получите шаблоны/структуры с целевыми вопросами на два типа встреч: первую и регулярные встречи один на один.

Конечно, готовая структура не панацея, проводить встречи можно и без нее, но для начала очень полезный инструмент. Рекомендую.

Теперь, несколько слов о правилах - куда же без них.

• Встречайтесь регулярно.
• Способствуйте открытому разговору - это залог успешной встречи.
• Помните о том, что важно для вашего сотрудника (например, имена его близких, любимое хобби или спортивная команда, которую он любит).
• Поощряйте вопросы и давайте им высказаться.
• Активно слушайте и задавайте хорошие вопросы.
• Обеспечьте четкую обратную связь и свою позицию.
• Поддерживайте их в начинаниях.
• В конце встречи дайте четкие указания к действию.
• Выполняйте данные обещания (например, обеспечить ресурсами или в чем то помочь)

Чего делать нельзя

• Не отменяйте встречи. Можно переносить, но только в крайних случаях.
• Не делитесь конфиденциальной информацией - так можно потерять доверие.
• Не забывайте об эмпатии.
• Не отвлекайтесь на телефон - вы сможете ответить позже, а собеседник это оценит.
• Не доминируйте в разговоре - дайте высказаться.
• Не упускайте возможности что-то прояснить или выразить признательность.
• Не превращайте встречу в формальность.
• Не заканчивайте встречу без четких шагов к действию.
• Не забывайте действовать в соответствии с тем, что вы обещали.

Когда вы делаете для себя встречи один на один главным приоритетом, вы не просто руководите - вы создаете культуру, в которой все могут расти и раскрываться. Это время, потраченное с пользой, которое создает более сильную, сплоченную и высокопроизводительную команду.