Выбор и внедрение электронной системы документооборота для компании - как выбирали?

Наталья, Коллеги, всем доброго времени суток!
За 17 лет практики в области бизнес-аналитика и организационного консультанта (как и за более предыдущие 17 в качестве наёмного работника) знаком со всеми системами, существующими на сегодняшний день. Как мировыми, так и российскими.
Последние 3 года предпочтение однозначно Битрикс24. И в области КЭДО с Госключом и области оценки эффективности персонала, так и в области управления исполнительской дисциплиной в рамках бизнес-процессов.
Самое главное, что на сегодня это единственное ПО полностью интегрирующееся со всеми существующими. Как 1С, так и другие.
Очень рекомендуем более внимательно присмотреться, тем более, что Б24 не сложнее, чем освоить новый телефон!
Всем добра!

Наталья, добрый день!
«Работа в России» как КЭДО — легально, но неудобно. Формально всё работает и документы имеют юрсилу, но в реальности система сырая: сайт часто тормозит, ошибки при отправке без понятных пояснений, отчётность в ЦЗН регулярно «падает».

Интеграция с 1С слабая. Прямой нормальной связки нет — либо ручной перенос, либо доработки. Как полноценную замену коммерческому КЭДО это почти никто не использует.
Техподдержка есть, но медленная. Ответы шаблонные, конкретные кейсы разбирают долго.
ЭП для сотрудников — не быстро. Каждому нужна персональная подпись, оформление занимает время и требует отдельной организации процесса.

Для маленьких организаций с простыми процессами — можно рассмотреть. Для среднего и крупного бизнеса — скорее формальный вариант «для галочки», а не рабочий инструмент. Платные КЭДО выигрывают за счёт интеграций, скорости и удобства.

Я внедряла СЭД во всех вариациях и на всех известных на рынке платформах, включая кадровый ЭДО, в течение 15+ лет, как со стороны интеграторов, так и инхаус; как "тяжелые" системы для крупного бизнеса за X млрд., так и облачные для стартапов и малого бизнеса.

И если коротко про выбор системы, то - нет "лучшей" системы. Никакой "чужой" рейтинг вам не поможет сделать правильный выбор.
Все системы на вкус и цвет. Для кого-то Битрикс это предел мечтаний, а кто-то годами допиливает Directum, подключая все больше и больше бизнес-процессов.

Поэтому, в первую очередь следует составить для себя, как для функционального заказчика, требования в простом виде (не уходим в глубину, если нет опыта):
1) что мы ждем от внедрения: зачем? (какую проблему решаем? что хотим достичь/изменить?) и для кого? (кто будет этим пользоваться и как?), а также - как мы поймем, что эта та самая СЭД (какие метрики/результаты это покажут)?.
2) что именно нам важно в системе в части функционала и технических возможностей. Например:
- удобный интерфейс для руководства компании (грубо говоря, это входящие документы/отчеты и список контрольных поручений/проектов и две кнопки "принять" и "отказать");
- должна быть бесшовная интеграция с ERP/CRM и т.д.

А после сделать несколько референсов-визитов к другим компаниям, которые уже внедрили СЭД. Желательно, что бы в этот визит там не было представителей вендоров/интеграторов, а был честный разговор с функц.заказчиком - что получилось и какие сложности были. Идеально, если Вам еще покажут как в СЭД они работают.

Какие ошибки чаще всего совершают:
- выбирают СЭД после "красивой" презентации вендором/интегратором. Поэтому обязательно просим демо, пилот, референсы до подписания контракта;
- просто "ставят" СЭД и не делают оптимизацию процессов, т.о., просто переносят хаос из бумажного в электронный документооборот и получают "автоматизированный хаос";
- ставят популярную СЭД (ту же самую 1С), у которой нет современного и удобного интерфейса для руководителя. В результате: исполнители работают в системе, а руководителю объективно долго заполнять миллион спец.полей и он предпочитает делегировать эту работу - получаем вновь полубумажный полу электронный документооборот. И часто от этого эффективность процессов еще и падает.
Таких примеров масса.