Тайм-менеджмент для рекрутера

Работа рекрутера состоит из множества разнообразных дел: обсуждение вакансий с заказчиком, размещение объявлений и отбор резюме, телефонные и личные интервью с соискателями, представление кандидатов заказчикам… Если ты ещё и HR– «всё в одном флаконе», времени катастрофически не хватает. Рабочий день HR редко ограничивается 8-ю часами, и как правила продолжается дома по вечерам: звоним соискателям.
В каждой из функций рекрутера есть свои классические «пожиратели времени», но там же кроются и резервы. Вот несколько советов, как рекрутеру повысить свою эффективность. Они могут быть полезны для любого рекрутера, корпоративного или из агентства.

Общая организация работы. Наш главный инструмент – матрица Эйзенхауэра! Все вакансии надо делить по схеме «срочно – важно». Но за её исполнением надо следить ежедневно, иначе не срочные и не важные вакансии неожиданно могут поменять статус до наоборот!

Воспитай своих заказчиков. Им, конечно, всё необходимо вчера, в лучшем случае – сегодня. Это не значит, что когда вы нагоните им пул кандидатов для интервью, они немедленно накинутся. Скорее наоборот, ты будешь уговаривать их выделить время для встреч. Поэтому сразу сообщай, что реалистичное время закрытия вакансии – месяц (лучше 1,5). Скорее всего, они отреагируют с пониманием. Если потребуют быстрее – торгуйтесь до 3-х недель.

Пользуйся воронкой рекрутмента. Продолжительность и сложность каждой работы по поиску и оценке кандидатов нарастают сверху вниз. Анализ резюме проходит относительно просто и быстро, интервью отнимают время и силы, а представление кандидатов заказчику – самый сложный и длительный процесс. Старайся максимально использовать ранние стадии отбора.

Отобрав пул резюме, начни обзвон и переписку с самых «проходных», а менее подходящих откладывай на потом. Может, к ним и не придётся обращаться.

Не жалей времени на телефонные интервью, выясняй максимум сведений о кандидате, и в деталях представь предлагаемую работу. Этим ты сэкономишь время на личные встречи.

Заготовь детальное описание работы и анкету для кандидатов. Таким образом большинство важных вопросов и взаимных требований можно выяснить перепиской.

Чем точнее сформируешь профиль вакансии, тем больше сэкономишь времени. Это касается как объявления, так и «пассивного» поиска по резюме. Не секрет, что на любую «вкусную» вакансию немедленно следуют сотни откликов, большинство из которых – явный «мусор». Заранее определи, какие признаки явно не проходные, и не трать времени на чтение резюме, если непригодность соискателя видна уже из краткого описания.

E-staff  - хорошо, но не достаточно. Учись у менеджеров по продажам! Они продавцы, а ты – снабженец Компании в части трудовых ресурсов. Они все имеют помимо требуемых записей в CRM свои личные блокнотики и таблички в Excel. Заведи себе то же самое. И передвигай вакансию в Excel вверх (по принципу срочности), только если заказчик в течение недели о ней напомнит. Иначе – она не такая важная.

Пользуйся автоматическими сервисами! Очень удобные функции – «Автопоиск» и «Конструктор поисковых запросов».

Не все знают, например, что в разделе «Ключевые слова» можно указать и такие, которых НЕ ДОЛЖНО встречаться в заголовке или тексте резюме. А это сильно сокращает трудозатраты. Например, если вы ищете себе помощника – рекрутера, указав, как нежелательные, слова: «руководитель, начальник, директор, HR-partner, ведущий, главный, инспектор», вы сразу ограничите поток резюме наиболее пригодными.

Чередуй виды работы. Лучше всего чередовать задачи, связанные с личным общением, например, интервью и переговоры с заказчиками, и работу за компьютером. И то и другое утомляет, но лучший отдых – смена занятия.

Никогда не спрашивай соискателей и заказчиков, когда им удобно встретиться. Всегда назначай время, удобное лично тебе, иначе вечно будешь идти на поводу у других!

Не назначай больше 5-6 интервью в день (если, конечно, речь идёт не о массовом наборе). Общение с людьми – самый стрессовый вид работы. К концу дня соискатели так надоедают, что интервью будут не эффективными: глаз «замыливается».

Используй пробелы в своём расписании. Соискатели обожают договариваться, а потом не являться на интервью. Это время можно плодотворно использовать.

Устраивай перерывы. Обязательно делай чайно-кофейные паузы (только не за рабочим столом) и ходи на обед. И то и другое снижает утомление, повышает эффективность, и, как ни странно, экономит время.