Снижаем абсентеизм

Уверена, что почти каждый HR так или иначе сталкивался с понятием Абсентеизма, знаю, что многие компании даже «подходили к снаряду» и включали в мастер план.

Хотелось бы узнать, кто из компаний реально знаком с этой проблемой и на практике вел проекты по выявлению причин, снижению этого показателя. С удовольствием ознакомлюсь с практикой.

В моей практике снижение Абсентеизма был одной из важнейших задач в течение нескольких лет. Поэтому буду говорить именно о своем опыте.

Необходимо разработать политику - полноценный документ, регламентирующий ответственных и т.д. В политике вы можете прописать, что есть для вас Абсентеизм, с которым вы действительно можете бороться, а с чем – нет. Так, например, с респираторными заболеваниями вы можете бороться, а с отсутствием по беременности родам – нет.

Абсентеизм – это отсутствие сотрудника на рабочем месте. Все просто, но, если мы посчитаем, сколько стоит отсутствие сотрудника для компании, мы увидим, что это очень дорого. И лучше бы сотрудники не отсутствовали.

Отсутствия бывают запланированные (на которые компании закладывают траты) – например, отпуск. Или незапланированными (на которые компания несет дополнительные траты) – например, больничный лист.

Договоримся, что будем рассматривать пример производственного персонала, где отсутствие одного сотрудника привод к выходу другого – в свой выходной день, а тут и двойная оплата.

Итак, зачем снижать уровень абсентеизма:

Снижение производительности

• сотрудники могут нести дополнительную нагрузку, совмещая должности или заменяю полностью отсутствующего
• трата времени на обучение, ввод в курс дела сотрудника, выполняющего обязанности
• моральный дух сотрудников, кому приходится дополнительно совмещать

Финансовые расходы

• сверхурочные или агентские расходы для заменяющих работников
• оплата больничных, если компания доплачивает до оклада

Административные расходы

• рабочее время руководителя, необходимое на поиск замены
• рабочее время руководителя, необходимое для контроля присутствия/ отсутствия персонала

Казалось бы, как HR может повлиять на заболеваемость. А вот может и должен.

Здесь задача – тщательно анализировать и стратифицировать данные относительно, на каком участке, у какого мастера, в какое время года, какие сотрудники чем болеют. И тогда, имея очень детальную картину, можно строить план по снижению уровня абсентеизма.

Есть ориентир, что «нормальный» уровень должен быть равным 1,5 – 1,8%. А с подсчетом есть много подводных камней. То есть Абсентеизм, равный нулю, у вас никогда не будет. И в данном случае, ставить реалистичные планы по снижению - тоже важно.

В борьбе с Абсентеизмом используем цикл PDCA и 7 шагов:

1. Стратификация проблем (P) – анализ данных за последние 12 месяцев. Например, важно выявить, кто имеет хронические заболевания, кто часто уходит на больничный по уходу за ребенком.
2. Выбор наиболее критичных зон (P) – 2-3 наиболее критичных участка, смены, заболевания. Например, мышечные заболевания на этапе загрузки
3. Анализ корневых причин (P) – сезон. Возраст, пол, условия работы и т.д.  Например, грузчики вручную засыпают материал в бочки.
4. Действия по снижению корневых причин (D) – для каждой причины необходим план действий – разработать автоматическую загрузку.
5. Мониторинг выполнения действий (С) -
6. Мониторинг результата внедрения действий (С)
7. Поддержание условий внедрения данных действий и их влияния (A) -

На самом деле, снижение абсентеизма очень часто требует ресурсов, в том числе финансовых, времени, изменения производственных процессов и глубокой проработки, просто выдать витамины и организовать йогу в офисе - не получится.

Необходимо разработать политику - полноценный документ, регламентирующий ответственных и т.д. В политике вы можете прописать, что есть для вас Абсентеизм, с которым вы действительно можете бороться, а с чем – нет. Так, например, с респираторными заболеваниями вы можете бороться, а с отсутствием по беременности родам, участии в обучении – нет.

Необходимо плотное взаимодействие с производством, охраной труда, мед пунктом и др, чтобы вносить какие-либо изменения в методы работы или рабочую среду, чтобы снизить дальнейшее заболевание, например, эргономичные сиденья или более длительные перерывы.

Важно помнить, что есть разные категории сотрудников, в т.ч. с подлинными причинами, которые нужно принимать во внимание и уважать, страдающие длительными заболеваниями или инвалидностью.

Важно обращать внимания на прогулы. Проанализируйте любые существенные корреляции, например, высокие уровни прогулов по понедельникам или среди определенной группы сотрудников.

Прежде чем ожидать, что сотрудники перестанут болеть ввиду того, что вы ввели политику снижения абсентеизма, убедитесь, что вы обеспечиваете здоровые условия труда: убедитесь, что у вас хорошее освещение, вентиляция и безопасные методы работы.

Таким образом, высокий Абсентеизм – это существенная потеря в финансах компании. А четкое понимание его причин и возможностей по снижению этих причин – реальная возможность экономить средства компании. 

А также - создания здоровых условий труда и повышения лояльности сотрудников к компании, которая реально заботится о них.