Смысл планерок, темы и виды

Вы когда-нибудь пробовали проводить планёрки с сотрудниками? Если да, то уверен, вы сталкивались по окончании мероприятия с такими высказываниями, как “опять поговорили ни о чём”.  

Это классическая ситуация, и связана она с незнанием того, как проводить планёрки, а не с тем, что это в целом плохо и неэффективно. И чтобы сразу расставить все точки, давайте зафиксируем само понятие, что такое планерка.

И обратите внимание, мы берем его не из головы, а из любого словаря по типу: Ожегов, Ефремов. Все они дают, плюс-минус, одно и то же описание. 

Чтобы внедрение заработало и стало системным, нужно пройти четыре этапа:

• аудит (изучение вопроса);
• разработка гипотезы; 
• создание и внедрение инструмента;
• контроль соблюдения.

С задачей контроля прекрасно справляется отдел контроля качества. Сформированные отчеты следует донести до сотрудников, разобрать, как улучшить показатели, добиться положительной динамики в продажах. Сильный отдел продаж невозможно представить без руководителя, менеджеров и регулярных собраний, на которых корректируется действия, происходит зарядка мотивацией.

Отдел продаж – это люди, и, как ни стараться максимально автоматизировать работу, все равно заряд позитивной энергии ощутимо влияет на показатели.

Темы планерок. Помимо того, что планёрки делятся на временные промежутки, они ещё делятся на темы. Хотя для большинства планёрка - это оценка выполненных задач за неделю и подведение итогов по достижению плана продаж. такой формат тоже есть, но всё постепенно.

• распределение задач. Цель и результат такой встречи - это по-уши загруженные сотрудники задачами на ближайшее время;
• один вопрос. Чаще всего это внеплановые встречи, тема для которых - отдельно стоящие вопросы на повестке дня;
• мозговой штурм. Мы часто практикуем короткие собрания небольшой частью команды для генерации идей по поставленной теме;
• информационная. Та самая планёрка, к который мы все так привыкли, озвучивание фактической ситуации на данный момент времени;
• мотивационная. Людей нужно заряжать, особенно, если у них очень стрессовая работа. Через такие встречи у вас будет возможность это сделать потому, что это отличный метод мотивации;
• обучающая. Небольшие знания за короткий промежуток времени. это не наскучит и будет полезно, особенно, если это делать часто.

Виды планерок.

1. Ежедневная планерка. Цель – поставить план на день и мотивировать к его выполнению. Роп контролирует следующие показатели:

• факт за вчерашний день (отдельно по каждому сотруднику и всему отделу);
• план на завтра (отдельно по каждому сотруднику и всему отделу);
• что сделать, чтобы повторить / не повторить результаты вчерашнего дня;
• итоги по промежуточным показателям эффективности;
• небольшой блок по обучению и мотивации (если планерка происходит утром).

2. Пятиминутка. Проводится раз в три часа не со всеми сотрудниками, а выборочно с одним-тремя в зависимости от текущей занятости. при этом обсуждается:

• выполнение задач по сделкам;
• осуществление оплат.

3. Еженедельное собрание длительностью до 60 минут. Цель – задать настроение на неделю и скорректировать результаты предыдущей. На еженедельном собрании проходятся по следующим контрольным точкам:

• итоги недели;
• групповое обучение по кейсам недели (трудности, возражения, обратная связь по телефонным переговорам);
• планы на неделю по оплатам и задачам;
• промежуточные итоги конкурсов между сотрудниками отдела продаж (если такой вид мотивации внедрен).

Принципы проведения эффективных планерок. 

• планерки не должны превращаться в «посиделки» с коллегами. Их нужно проводить быстро и рассматривать все вопросы по существу;
• всех сотрудников важно собирать вместе. Здесь действует психология человека – он работает лучше, если другие знают о его успехах и неудачах. «гласность» стимулирует его к действиям;
• планерки нужно проводить один раз в день и еще два-три раза собирать менеджеров, чтобы быстро обсудить контрольные точки. Это должны быть короткие пятиминутки – желательно в 11.00, 14.00, 16.00. Они позволят руководителю скорректировать действия сотрудников и выполнить дневной план продаж;
• на совещании важно подвести промежуточные итоги по выполнению плана продаж, обсудить дальнейшие шаги, задать настроение на весь день, провести работу над ошибками. То есть пройтись по каждому этапу цикла деминга.

Необходимо определить четкий порядок проведения собраний:

• факт за вчера (по каждому сотруднику и отделам);
• план на сегодня (по каждому сотруднику и отделам);
• что предпринять, чтобы повторить успех или не повторять действие, связанное с неудачей;
• итоги по промежуточным показателям эффективности в разрезе выполнения месячного плана.

На собраниях руководитель отдела продаж должен записывать все, что сообщают сотрудники: когда и сколько клиент заплатит/сколько звонков/встреч уже сделано/ каковы результаты/на каких стадиях переговоров находятся разные сделки. Для строгого учета необходимо иметь лист с записями с прошлого собрания – тогда будет виден итог.

Все цифры по плану/факту продаж нужно отображать визуально, например с использованием dashboard (доски). Это поможет всем сотрудникам видеть полную картину, свое место и свои результаты в сравнении с остальными. Использование dashboard мотивирует менеджеров на улучшение результатов;

После собрания желательно отправить каждому сотруднику скорректированный план действий, чтобы он понимал: он несет ответственность за его выполнение.