Разбор ошибок проведения стратегической сессии в образовательном учреждении

Какую стратегическую сессию можно считать удачной?

Чем она отличается от обычного совещания?

Поговорим об ошибках при проведении сессии, хотя обычно все предпочитают рассказывать о достижениях.

Что делает стратегическую сессию незабываемым опытом?

Разберем основные ошибки проведения стратегической сессии, которая превратилась в обычное обсуждение результатов деятельности.

 

Принято рассказывать об успешных результатах и достижениях, тем не менее неудачи бывают тоже полезными. 

    Разберем основные ошибки проведения стратегической сессии, которая превратилась в обычное обсуждение результатов деятельности.

Назначенный новый ректор одного из академических образовательных институтов обратился с запросом о проведении стратегической сессии для разработки новых направлений в деятельности института. Ректор производил впечатление харизматичного, деятельного человека с множеством идей, в реализацию которых он хотел вовлечь коллектив института.

     Предполагалось, что на сессии будут разработано несколько сценариев, которые станут основой для карты проектов.

Согласован график подготовки и проведения стратегической сессии. Местом проведения сессии выбран зал ученых советов. Помещение достаточно просторное, чтобы вместить всех участников сессии.

     Добросовестно подготовленные презентации на тему острых проблем на разных кафедрах вызвали критические оценки и поиск недочетов в аргументации.

Выяснилось, что большинство сотрудников института не знают ничего о процессах, происходящих на других кафедрах и в институте.

Предлагаемые новым ректором изменения вызывают сопротивление. 

Некоторые руководители, стремясь сохранить свой статус -кво, просто саботируют распоряжения. 

   Время от времени руководителей, принимающих участие в сессии, вызывали подчиненные для принятия оперативных решений.

При работе в группах был нарушен общий тайминг, из-за рабочих телефонных звонков.

В конце первого дня сессии заказчиком было принято решение провести следующую сессию через неделю, чтобы дать возможность коллективу провести исследования по заданным направлениям.

    Возможность для проведения второй части сессии появилась через две недели.

На это раз презентаций не было, большая часть участников забыла о результатах первой части сессии. 

    К концу сессии разработаны сценарии и план шагов по сформулированным и выбранным направлениям.

Стратегическая сессия превратилась в отложенное обычное совещание.

Какие ошибки привели к тому, что сессия стала упущенной возможностью?

Казалось бы, клиент получил результат, оговоренный в контракте, но была ли стратегическая сессия успешной?

У меня осталось ощущение поражения, поэтому я еще раз просмотрела и проанализировала материал сессии. 

«Понять состав борща можно только если вылезти из него».

Ошибки были следующими:

1. Сессия проводилась в форме поиска сценариев, при отсутствии общего взаимопонимания на развитие. Это вызвало сопротивление, на которое потрачен был ресурс команды. Полезнее было бы сначала найти общее видение развития для команды.
2. В процессе подготовки сессии был упущен важный фактор исключения оперативных процессов во время проведения сессии. Необходимо выделить отдельно время для проведения стратегической сессии, а не проводить ее в перерывах решения текущих задач. Вопросы стратегии требуют замедления.
3. Для проведения стратегической сессии в целях экономии затрат было выбрано место обычного проведения заседаний.

   Привычное пространство обуславливает привычную стратегию поведения.

   Необходимо проводить стратегические сессии в местах отличных от тех, где протекают рабочие процессы.

   Кроме того, место проведения зависит от задачи, которую решает стратегическая сессия.

4. При проведении стратегической сессии был сделан большой перерыв в две недели между частями сессии.  Ресурс, полученный в первой части, был утрачен, большинство идей забыто. Необходимо проведение стратегической сессии в течение двух дней подряд для повышения ее эффективности.

Я поняла, что при учете всех перечисленных выше ошибок в процессе подготовки стратегической сессии можно повысить ее эффективность и сделать разработку стратегии незабываемым процессом.

Теперь я знаю, что нужно проявлять настойчивость и объяснять клиенту значимость важных составляющих процесса, которые влияют на качество услуги. 

Я убедилась, какую эффективность имеет правильно организованное пространство для стратегической сессии.

Это позволило мне по-другому организовать проведение еще одной стратегической сессии.