Проработка должности - это фундамент найма

Проработка должности является фундаментом найма, что позволяет не просто составить вакансию, а создать должность, которая должна быть полезной, выгодной, приносить ожидаемый результат, с измеримыми задачами, с предсказуемым понятным человеком под нее. Этот процесс позволяет точно понять, кого именно нужно найти, зачем он нужен, какими характеристиками он должен обладать, какие результаты должен обеспечивать и какие условия ему предложить, с выгодой для компании и привлекательными для подбора кандидата высокого качества.

Без четкой и полной проработки должности поиск кандидатов превращается в хаотичный процесс, происходит наугад и удачу, что ведёт к ошибкам, потерянному времени и большим бесполезным затратам, выброшенным в никуда.

Зачем нужна проработка должности?

Это позволяет системно подойти к подбору сотрудников. Она фиксирует все параметры должности и требования заказчика (руководителя) и позволяет не просто взять на работу кого попало, а того, кто будет производить тот результат и в том количестве, который нужен компании. Благодаря этому HR-специалист получает четкое понимание, кого искать, а руководитель - инструмент контроля и согласования своих ожиданий.

Как правильно проработать должность и оформить заявку:

1. Определите цели должности. Опишите, для чего она нужна компании, к чему должен стремиться сотрудник на этой должности и какой результат должен обеспечивать сотрудник. Пример: «Цель должности - рост количества клиентов и увеличение продаж до уровня ______ до конца текущего года».

2. Опишите продукт или результат труда. Конкретизируйте, какой конечный результат должен быть получен. Например: «Вакансия закрыта в срок», «Клиент доволен обслуживанием», «Проект сдан вовремя», «Выполнен план по доходу» и тд.

3. Определите показатели эффективности. Укажите, как будет измеряться результат работы - по объему продаж, количеству закрытых вакансий, срокам выполнения задач, уровню удовлетворенности клиентов и т. д.

4. Составьте описание основных функций и обязанностей. Перечислите, что именно должен делать сотрудник, чтобы достичь ожидаемого от него результата.

Например: «Проводить собеседования», «Заключать договоры», «Контролировать выполнение планов».

5. Определите требования к сотруднику на данной должности. Разделите их на обязательные и желательные, что сотрудник на данной должности должен делать, соблюдать обязательно, а что было бы хорошо, если бы это было, но это не обязательно.

6. Проработайте систему расчёта оплаты труда. Оплата должна быть прозрачной, понятной, легко считаемой в любой момент времени, а главное интересной для сотрудника и выгодной для компании. Система, в которой человек видит, за что конкретно получает деньги и как может зарабатывать больше, формирует мотивацию и снижает текучку. Для компании это инструмент управления сотрудником и затратами: вы платите не «по ощущениям», а за результат. Проработанная система оплаты помогает привлекать кандидатов, удерживать сильных сотрудников и стимулировать рост эффективности.

7. Укажите условия труда. Опишите место работы, график, систему оплаты, срок стажировки и дополнительные бонусы. Убедитесь, что условия соответствуют рынку труда и являются конкурентоспособными.

8. Определите точный портрет кандидата удовлетворяющей для вашей вакансии, а также требования к кандидату на эту должность. Пропишите характеристики личности необходимого кандидата, его опыт, навыки, знания, личные качества, мотивацию, возраст и другие параметры. Разделите требования на обязательные и желательные. Если важен опыт, то чётко для себя определите, какой именно опыт важен, насколько точно и почему он так важен для вас. Часто подготовить кандидата проще и выгоднее, чем искать его с соответствующим положительным для вас опытом, так как это сокращает количество кандидатов и увеличивает сумму заработной платы.

9. Определите каким образом будет проходить подготовка и адаптация нового сотрудника на вашей должности. Составьте программу адаптации сотрудника, это сильно упростит и ускорит процесс адаптации, сотрудник значительно быстрее встанет на свой пост, станет полезным и будет приносить ожидаемый результат.

Программа адаптации позволяет не тратить время и внимание на нового сотрудника, его подготовка становится систематизирована, он двигается по контрольному листу шаг за шагом получая результат. Кандидат охотнее идёт на место, где ему понятен процесс подготовки, что придаёт ему уверенность.

10. Определите подчиненность и взаимодействие. Укажите, кому подчиняется должность, кем руководит и с кем взаимодействует в процессе работы, кто ставит перед ним задачи и планы, кому он отчитывается и в каком виде11. Разработайте для сотрудника на данной должности Инструкцию по продукту.

Это не просто формальная должностная инструкция, а документ регламентирующий и описывающий полный алгоритм действий для определённой должности, все бизнес процессы для сотрудника на данной должности, выполняя которые он не допустит ошибки, а будет действовать так, что его результат будет ожидаемым и предсказуемым, стабильным и на высоком уровне, соответствующим запросам компании, а так полностью описывающий саму должность, её продукт, показатели и тд. Это самый эффективный инструмент управления сотрудниками, их результатом, отсутствием ошибок и брака, определяющий действия и объём результата труда сотрудников на любой должности и компании в целом.

12. Установите срок закрытия вакансии и приоритеты поиска, отбора, оценки.

Важно зафиксировать, насколько срочно нужно закрыть позицию и что важнее - скорость или качество подбора. Насколько важны качества кандидата, тщательность и глубина отбора, оценка и тестирование кандидата на личные характеристики и потенциал, чтобы снять с кандидата Социальную маску, а так же понять его соответствие должности, интеллект, стремление работать на результат, целеустремлённость, уверенность, активность, ответственность, общительность и многое другое, чтобы заранее понимать будет ли он компании полезен и выгоден или может быть бесполезным, а так же источником различных проблем и раздора в коллективе.

ЧЕК-ЛИСТ ПРОРАБОТКИ ДОЛЖНОСТИ

 Определена цель должности и результат труда.

 Описан продукт и результат труда должности

 Прописаны критерии оценки эффективности (KPI).

 Сформулированы основные функции и обязанности.

 Выделены обязательные и желательные требования к кандидату.

 Определена четкая система расчета оплаты труда, мотивирующая на результат.

 Определены условия труда, и они могут быть привлекательны кандидату.

 Составлен точный портрет кандидата на должность

 Разработана программа адаптации и подготовки кандидата

 Определены подчиненность и взаимодействие.

 Разработана Инструкция по продукту для должности

 Установлены и согласованы сроки и приоритеты закрытия вакансии.

Рекомендации по использованию проработки должности.

• Используйте проработанную должность для составления объявления в продающей форме, цепляющего внимание хорошего кандидата и желающего вам откликнуться и прийти на собеседование.
• В случае изменений фиксируйте их в новой редакции заявки, чтобы избежать недопонимания.- Программу адаптации и Инструкцию по продукту используйте при найме, демонстрируя кандидату, для понимания что от него ожидается, а так же чтобы он понимал, что процесс его адаптации и работы систематизирован и отрегулирован, что обеспечит его уверенность в производстве необходимого результата
• Программа адаптации с обязательным контрольным листом используется для подготовки нового сотрудника и его адаптации
• Инструкция по продукту используется, как основное руководство к действию сотрудника в его постоянной работе, для достижения максимальной эффективности в работе, результативности, слаженности работы команды, отсутствию ошибок и тд.
• Создавайте систему оплаты труда, привлекающую хорошего кандидата и одновременно выгодную для компании, зависящую от результата и мотивирующую на его рост
• Не пускайте на самотёк процесс отбора кандидата, так как выбирая сейчас вы создаёте будущего сотрудника, от которого зависят результаты его и всей компании.

Многие кандидаты приходят подготовленные к собеседованию, и все приходят в Социальной маске, а вам нужно понять его истинное лицо и способность приносить компании пользу, а не вред. Тестируйте и оценивайте внутреннее содержание кандидата используя достоверные и точные тесты.

РЕЗУЛЬТАТ ВНЕДРЕНИЯ

Правильно проработанная должность обеспечивает поток хороших кандидатов, уменьшает количество ошибок при найме и повышает качество подбора персонала.

Руководители получают уверенность, что новый сотрудник будет полезен и выгоден, соответствует требованиям и даст результат, а HR - четкий ориентир для работы.