Приоритетные задачи на втором плане

Многим руководителям зачастую приходится работать в режиме многозадачности, в следствии чего приоритетные задачи могут незаметно сместиться на второй план, уступив свое место рутинным действиям. Для развития бизнеса же большую часть времени стоит уделять стратегическим задачам. Что делать, чтобы избежать этого? Ответ в статье.

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Бывает так, что каждая задача кажется важной, тогда появляется вопрос – с какой начать. Здесь возникает проблема с определением приоритетности задач. Рассмотрим несколько советов, которые помогут в приоритизации задач.

1. Составьте список всех имеющихся задач
Довольно очевидно, что расставлять приоритеты можно начинать только тогда, когда имеется список задач. Идеальный вариант – когда каждая задача описана подробно.

2. Обратитесь к целям компании
Вспомните о стратегических целях компании, а если такие не имеются, то отведите время на их определение. Каждая задача должна влиять на долгосрочную перспективу, и с учетом этого только тогда можно назначать ей уровень важности.

3. Выделите срочные задачи
Задачи с жесткими дедлайнами нужно выполнять в первую очередь, иначе ее результат, выполненный не вовремя, не принесет какой-либо ценности.

4. Избавьтесь от конкурирующих приоритетов
Когда сотрудники работают над несколькими проектами, может произойти такое, что один из них получит несколько задач с наивысшим приоритетом и дедлайном на одну дату. В такой ситуации можно пообщаться с руководителями и коллегами и выяснить, что одну задачу нужно завершить утром, а другую – к вечеру. Либо же кто-то из сотрудников сможет оказать помощь, при этом не нанося урон своим задачам. Также есть вероятность того, что руководитель может не знать о загруженности сотрудника. Если проинформировать его об этом, то, вероятно, дедлайн можно будет перенести или найти другого исполнителя.

5. Используйте календарь для планирования задач
Когда перед глазами имеется список дел, в котором указано, какую задачу нужно выполнять в первую очередь, вероятность забыть про нее сокращается в разы.

6. Будьте реалистичны в ожиданиях
Всегда нужно помнить о том, что случаются форс-мажоры, но при адекватном планировании, реалистичных дедлайнах и верно расставленных приоритетах ситуацию всегда можно изменить.

Если же объем срочных задач слишком велик, не бойтесь делегировать их членам своей команды, а сами сосредоточьтесь на самом важном.
Не забывайте о том, что перед сотрудниками нужно ставить конкретные задачи и четкие дедлайны, чтобы они имели представление о том, какие именно задачи у них в приоритете. С помощью этого действительно можно поднять эффективность работы всей команды.

Бывают и такие моменты, когда начальник намеренно ставит приоритетные задачи на второй план, что часто вызывает неудовольствие сотрудников. Это может приводить к тому, что проекты будут срываться, дедлайны не будут соблюдаться или бизнес будет идти на спад. В такой ситуации важно понимать, что делать и как правильно поступить.

В первую очередь стоит понять, почему руководитель ставит на первый план другие задачи. Возможно, это связано с тем, что эти задачи критичны для бизнеса, и, если их не выполнить, это может привести к катастрофическим последствиям. Начальник может просто более четко видеть картину и осознавать, что сейчас важнее. Поэтому, прежде чем делать какие-то выводы, необходимо пообщаться с руководителем и выяснить причины его решения.

Если после такого разговора все же становится понятно, что перенесенные на второй план задачи также важны, можно обратиться к своему руководству с вопросом о том, как можно совмещать разные задачи, чтобы ничего не страдало. В этом случае становится необходимо проконсультироваться со своими коллегами и попытаться распланировать свой рабочий день таким образом, чтобы все задачи успевали выполняться в срок.

Важно также понимать, что, будучи сотрудником, мы не всегда видим все картину. Начальник знает больше и глубже, поэтому его решения могут оказаться правильными в долгосрочной перспективе, хотя изначально они могут показаться не такими. Поэтому, важно доверять своей команде и руководству и не паниковать, если приоритеты меняются.

Также стоит помнить, что задачи можно выполнять поэтапно. Некоторые задачи могут быть перенесены на некоторое время, и тогда можно сосредоточиться на текущих задачах и производить первые шаги для выполнения перенесенных задач.

Итак, что делать, если руководитель ставит приоритетные задачи на второй план? В первую очередь необходимо понять причины его решения, а затем проконсультироваться со своими коллегами и руководством, чтобы найти оптимальный выход из ситуации. Не стоит паниковать и доверять своей команде и руководству. Каждая задача можно выполнить поэтапно, если приоритеты меняются. Главное помнить, что важно не просто выполнять задачи, но выполнять их качественно и в срок.