Помогите разработать kpi для рекрутера

у Вас проблема в корне!

рекрутер в единственном числе - это до 7 вакансий в единицу времени - и ТО! только для профессионалов с высокой лабильностью НС и системным многомерным мозгом...

в Вашем случае полезно описать весть бизнес процесс и разделить на 2-3 роли
и считать KPI по воронке - конверсии .
отдельно по роли ресечера
отдельно по роли рекрутера

третья роль не обязательная - но системообразующая! - это проектный менеджер, который будет нести ответственность за весть проект от начала и до конца.

если интересно - пишите в ЛС - поможем и подскажем...
в большинстве случаев руководство предприятий еще не готово к подобной трансформации рекрутинга..

удачи Вам.

Добрый день, Светлана! Я бы использовала несколько базовых показателей, которые можно заложить в матрицу KPI:
1) Скорость закрытия вакансий
Один из основных KPI для рекрутера — это время, за которое закрывается вакансия. Например, можно установить целевой срок закрытия вакансии (30, 45 или 60 дней в зависимости от сложности) и измерять процент закрытых вакансий в заданные сроки.

2) Количество закрытых вакансий
KPI по количеству закрытых вакансий за месяц или квартал. Этот показатель помогает следить за производительностью рекрутера в условиях постоянного притока вакансий.

3) Качество подбора
Поскольку у вас нет текучести, можно добавить показатель качества: например, сколько кандидатов успешно прошли испытательный срок. Это поможет оценить не только количество, но и качество подбора.

4) Скорость обработки заявок
Учитывая, что рекрутер у вас в единственном числе и выполняет полный цикл работы, полезным может быть KPI по скорости обработки новых заявок на подбор — от момента поступления заявки до согласования с руководством.

5) Воронка подбора
Отслеживать этапы процесса: сколько резюме рассмотрено, сколько интервью проведено, сколько кандидатов дошли до финальных этапов. Это даст вам понимание, где в процессе есть возможные задержки.

Надеюсь, это поможет вам сформировать начальную матрицу KPI

Показатели эффективности рекрутера будут работать только при условии, что рекрутер может влиять на эти показатели: у него есть ресурсы, возможности, всё зависит только от него.
Скорость закрытия вакансии разве зависит только от рекрутера? Бывает так, что условия оффера совсем не рыночные. Бывает дефицит кадров, а бывает нормальная ситуация. Бывает вакансия топ-менеджера, а бывает рядового сотрудника. Разных по статусу кандидатов по-разному "собеседуют", тестируют, и проводят через службу безопасности. Это все в конечном итоге влияет на сроки закрытия вакансии. Некоторые кандидаты могут просто не дойти до финала, получив предложение от более мобильных работодателей. Это важные вещи, которые нужно учитывать при разработке системы kpi для любого специалиста, а не только для рекрутера.

Добрый день, Александр Крымов! Спасибо персональное Вам за обозначенную позицию ! Огромное спасибо ! Уже не знают куда этот "KPI" вставить. Причины разные: мало опыта, информированности, профессионализма, административный "снобизм" и т.д. Ну что это за система вознаграждения, для поддержания корой надо вводить в штат еще пару статистов? Работу работать!
Нормировщик Галина Кирьянова

Светлана, дорогая, вопрос постоянный: как заставить рекрутёра работать как лошадь и пахать как можно больше?
А никак. Если девушка профессиональная и прилежная, она и так делает всё, что может.
Не получится лошадь добавкой сена пахать быстрее. Она может и постарается, но всё равно не справится, а может и сдохнет.
Вы пишете 15-20 вакансий. Каких? это принципиальный вопрос. Если это просто рабочие - одно. Специалисты - другое. Руководители - третье.
Добрый совет от старого рекрутёра: перестаньте маяться с КиПиАями. Просто платите девушке хорошую зарплату (по региону), чтобы держалась за работу + премию в квартал до 25% при выполнении плана. Нет выполняет - наймите ещё одну, или помощницу за меньшие деньги.
У вас ведь какая главная задача? Обеспечить набор. А как - тут куча инструментов. Может вы неправильно формулируете запросы, или репутация у компании не очень, или специалисты редкие? Подумайте лучше над этим.

Здравствуйте, Светлана и коллеги!
Светлана, вот Вам список важных KPI показателей:
8 основных KPI для рекрутера
Время закрытия вакансии
Время до принятия предложения
Стоимость найма
Качество найма
Уровень принятия предложений
Количество закрытых вакансий
Уровень удовлетворенности кандидатов
Уровень удержания новых сотрудников
+ Пример матрицы рекрутинга:
KPI--Время закрытия вакансии:
Цель: 30 дней для junior позиций, 45 дней для middle, 60 дней для senior.
KPI--Качество найма:
Цель: 90% сотрудников успешно проходят испытательный срок.
KPI--Разнообразие кандидатов:
Цель: Увеличить количество женщин-кандидатов на технические позиции на 20% за год.
KPI--Коэффициент принятия предложений:
Цель: 80% кандидатов принимают предложение работы.
KPI--Стоимость найма:
Цель: Уменьшить среднюю стоимость найма на 15% за год.
Эти KPI помогут рекрутерам фокусироваться на быстром и качественном подборе персонала, одновременно поддерживая цели компании по разнообразию и эффективности затрат.

Уважаемая Светлана! Уважаемые коллеги! Начать надо с самого работодателя. Что подразумевается под системой KPI? Многие показатели, перечисленные выше, не являются эффективностью. Эффективность- это относительный показатель затрат и результатов. В 90-егоды сама экономическая система придумала один такой показатель для рекрутеров - третья зарплата закрытой вакансии - рекруту ! Не первая, вторая - третья! Да, пока это звучит дико шуточно, но это работало. А сколько , за какое время и тому подобное - это не KPI. Спасибо за лайки !
Нормировщик Галина Кирьянова

Коллеги, добрый день! Из своего опыта работы я бы предложила следующие показатели для оценки эффективности работы рекрутера и дальнейшего анализа "слабых мест" процесса подбора:
- Среднее время на подбор (дн.) линейного сотрудника /рабочего персонала/ руководителей) или Средняя длительность вакансии;
- Количество дней на каждом этапе воронки;
- % выполнения плана найма;
- % сотрудников, успешно прошедших испытательный срок.

Светлана, здравствуйте!
Самые провальные ошибки в разработке KPI, всего 2:
Первая и самая грубая - это когда KPI вводятся на отдельные должности или отдельные подразделения. Тогда KPI становится системой наказания! А любая система наказания порождает вседозволенность!
- Иванов! Вы опоздали сегодня на 10 минут! С Вас штраф 200 рублей.
- Вот Вам 4400 и я буду опаздывать весь месяц.
Вторая и крайне серьёзная - это когда KPI не привязаны к целям бизнеса. Индивидуальные показатели по каждой позиции должны обязательно поддерживать достижение глобальных целей организации. Если целей нет, то и KPI быть не может. Если цели есть, то они обязательно должны быть каскадированы на весь персонал: от уборщицы и бухгалтера, до ТОП-менеджера и ГД.
Самая лучшая система BSC. Она содержит 4 группы целевых показателей:
- Финансы;
- Клиенты;
- Процессы;
- Персонал
Они же и составляют структуру KPI для каждой должности.
А показатели можете выбрать из материала, ранее напечатанного на портале: https://hrtime.ru/material/9-pokazateley-effektivnosti-sluzhby-upravleniia-personalom-49139/
Желаю успеха всем!

Добрый день, Светлана!
Спасибо за актуальный вопрос.

KPI для рекрутера очень много и все они лежат в призме всего 3 целей:
- скорость (насколько быстро рекрутер закрывает вакансии)
- количество (объем вакансий, которые нужно закрыть с учетом роста компании)
- качество (качество приходящих новичков)

Какой показатель лучше всего выбрать именно вам и именно в данный момент времени, зависит от того, какую цель/боль/проблему вы хотите закрыть. Для этого нужно собрать соответствующую статистику по текущей работе рекрутера. Только на цифрах вы можете увидеть, в чем именно у него есть зоны для улучшений и какие KPI ему нужно установить.
В противном случае, есть риск, что поставите KPI на скорость, а с этим как раз у рекрутера проблем нет, а есть, например, проблема с качеством кандидатов, которую вы не учли в KPI.

Важный момент: KPI по мере работы стоит периодически пересматривать, полагаясь на статистку и анализ.

Александра, добрый день.
Спасибо за ваш ответ, вы предложили интересные варианты.
Вместе с тем важно помнить методологию постановки КПЭ, например, не устанавливать КПЭ, на которые работник слабо влияет. Например, % принятия офферов или развитие HR бренда. Это показатели скорее для руководителя подразделения, который влияет на формирование конкурентного предложения для персонала в рамках компании.
Установление таких КПЭ рекрутеру может привести к негативным последствиям, например, рекрутер при подборе дает приукрашенную информацию о компании и условиях работы, в итоге мы имеем новых работников, чьи ожидания не оправдались и их текучесть на ИС. И это не просто повторные затраты на подбор, но и подрыв имиджа компании, особенно, когда сопровождается негативными отзывами на работных сайтах.
Что касается включения КПЭ показателя саморазвития, мне кажется более обоснованным включать его в систему оценки при пересмотре гарантированной части оплаты труда / грейда, поскольку речь идет именно о повышении уровня компетенций, но не факт, что в коротком периоде это повышает результативность.
Количество вакансий в работе - это показатель нагрузки, а не эффективности. Если вакансий на 1 рекрутера больше определенного норматива, то здесь 1) возможно ли перераспределить, чтобы снизить нагрузку 2) если нет, то в большей степени подойдет доплата за дополнительные объемы работ.
А вот показатель % прохождения исп. срока нанятым сотрудником, наоборот, отличный КПЭ, характеризующий качество подбора, даже если рекрутер не ведет адаптацию. Почему? Основной фактор адаптации - соответствие фактической квалификации и ожиданий кандидата фактическим требованиям вакансии и условиям в компании, правильный пребординг. А это как раз зона ответственности рекрутера.
КПЭ должны характеризовать конкретные оцифрованные результаты для бизнеса (есть достаточное количество работников необходимой квалификации или нет), все остальное от лукавого.

Добрый день!
Опираясь на ваше сообщение, я бы предложила следующие показатели:
1. Скорость закрытия вакансии (необходимо определить период, за который вакансия должна быть закрыта и назначить премию за закрытие в срок)
2. Ведение чек-листа по каждому кандидату, если есть CRM - качественное ведение воронки. (Задача рекрутера не только находить кандидатов, но и вести их до принятия оффера, получать обратную связь о причинах отказа кандидатом/заказчиком.)

Светлана, доброе утро! На мой взгляд, вот эти показатели отражают суть работы рекрутера:

- Количество вакансий в работе (качество рекрутера будет зависеть от того - он работает одновременно с 3 вакансиями или 100)
- Количество закрытых вакансий (план-факт)
- Сроки закрытия вакансий (здесь зависит - есть ли в компании стандарты по срокам или вы будете опираться на бенчмарк)
- Сроки прохождения кандидатов по этапам воронки (контакт с рекрутером - контакт с нанимающим менеджером - проверка СБ - оффер)
- Стоимость кандидата для компании
- Развитие бренда работодателя (формирование привлекательных объявлений о вакансиях, привлечение правильных кандидатов, а не всех подряд, налаженный процесс взаимодействия с соискателями)
- % прохождения исп. срока нанятым сотрудником (имеет смысл ставить, если рекрутер участвует в программе адаптации и может влиять на этот показатель)
- Качественный показатель - удовлетворенность заказчика взаимодействием (обычно меряется через анкетирование нанимающих менеджеров)
- Качественный показатель - удовлетворенность кандидатов взаимодействием с рекрутером компании ( длительность процесса подбора, количество этапов оценки, своевременная обратная связь)
- % принятия офферов кандидатами
- Саморазвитие рекрутера - сколько и каких рекрутинговых мероприятий он посетил в течение года, что применил в своей работе (изменений много, на них нужно реагировать - сорсинг по новым каналам поиска, специфика привлечения удаленщиков, все уехали за границу - как заниматься перемотивацией кандидатов, дефицит персонала - где и как ищем людей и тд)

Это список вариантов, не все из них нужно ставить в контракт рекрутеру, зависит от приоритетов, уровня развития компании и рекрутера. А вообще - хороший рекрутер - сейчас большая редкость - берегите своего :)

Светлана, здравствуйте! Очень часто сталкиваюсь в последнее время с тем,что работодатели пытаются выставить сотрудникам различные kpi, в том числе для специалистов по подбору персонала. К сожалению, часто работодатели пытаются таким образом урезать оплату сотрудника. Важно понимать ваши цели для введения данного показателя в работу.
Для любого специалиста важно видеть,что он несёт ценность для компании и может иметь возможности для дополнительного поощрения.
Показатели количества -это хорошо, но я согласна с коллегами выше. Количество -не является качеством. Ведь специалист может тщательно отобрать трёх кандидатов, провести собеседование с двумя, отправить на рассмотрение одного, который окажется идеальным и примет предложение о работе и ещё много лет отработает в компании. Но ведь в этом случае показатели отправленных резюме и проведенных собеседований будут несправедливы. Но при этом закрытие вакансии будет выполнено.
Самое эффективное в таком случае -премирование за вышедшего специалиста.
Но есть ещё немаловажный фактор-это ваши вакансии. Какие именно позиции необходимо закрывать.Есть ли приоритетность, срочность( за это тоже можно установить дополнительное поощрение).
Система должна быть максимально прозрачной. И система мотивации не должна превращаться в систему штрафов и пыток для самого сотрудника. Ведь вам важно не просто нанять данного сотрудника ,но и замотивировать на долгосрочное сотрудничество.
Также важно понимать какие именно вакансии в работе и насколько они соответствуют опыту сотрудника, а также текущему рынку труда.
Иначе сроки закрытия также не играют роли. Это будет бесполезно.
Уверена, что в вашей компании есть немало вакансий, по которым уже есть определенная статистика, в соответствии с которой можно оценивать эффективность. Но опять же этот показатель тоже индивидуальный.
Потому при подборе персонала может быть немало вариантов ,какой KPI мы можем предлагать сотрудникам, но важно отталкиваться именно от реалий вашей компании и на основании аналитики принимать решение. Важно не забывать ,что ваш KPI должен быть выполним для всех сотрудников подразделения, а также мотивировать на эффективную работу.

Светлана, добрый день.
Я бы предложила следующие KPI:
1. Сроки закрытия вакансий
2. Кол-во закрытых вакансий
3. Кол-во, прошедших испытательный срок и оставшихся в компании
4. Стоимость источников найма
Но начать можно с простого - определить что болит в рекрутинге и его в первую очередь зашить в мотивацию.
Больше 5 показателей не берите.

Светлана, начните с определения целей, для чего вы/руководитель, хотите установить KPI, какого результата вы оба хотите добиться, согласуйте ваши задачи. Расставьте приоритеты, что важнее скорость закрытия, стоимость или качество. Сформулируйте либо фиксированные критерии, например, процент закрытых вакансий — 90%, либо относительные, например, на момент введения KPI этот показатель составляет 60%, а через 6 месяцев планируется достичь 90%, что означает необходимый ежемесячный прирост в 5%.

Коллеги, я предложила подход, привела пример. Я буду очень признательна за отсутствие оценок: "вы еще и людей учите". Заранее благодарю за понимание.
Второе. Я нигде не написала, что предложенные KPI являются конечными и могут быть только количественными. Это примеры, которые также дополняются и которые я привела, чтобы показать принцип формирования KPI.
Конечно же, я не знаю ни квалификации рекрутера, ни уровня его компетенций, ни его места в структуре компании, ни уровня вакансий.
Рекрутеры могут работать по шаблонам и скриптам, если это массовый подбор. И здесь в приоритете будут количественные показатели. Плюс качественный показатель прослушки.
Я не пишу того, чего не знаю и могу точно сказать, что в массовом подборе имеют место количественные показатели, так как сама работала в сфере, где было необходимо массовое закрытие вакансий и количество имело большое значение. Количество, от которого любой рекрутер устает и этот показатель надо стимулировать.

Согласна с Юлией на 100%.
Галина Беловодченко, Вы пишите про процесс, а не про результат. KPI стимулируют людей на достижение результата. Важно, чтобы было закрыто определенное количество вакансий , в определенный срок, чтобы люди выходили и проходили испытательный срок и т.д. В противном случае, упирая на вами предложенные KPI, рекрутер
замотивирован на процесс работы. Все равно сколько он проведет собеседований или обработает резюме или источников поиска задействует, если производство будет не укомплектовано и встанет производственная линия.

Галина, не вполне поняла ваш подход к установлению КПЭ, которому вы еще и людей учите. Вы пишете, что имеет смысл премировать за:
Количество обработанных резюме
Количество проведенных интервью
Количество используемых ресурсов для поиска.
При этом совершенно очевидно, что можно выполнить показатели, но не принять на работу ни одного нового работника. При этом вопрос качества подбора просто не рассматривается. То есть премия у рекрутера есть, а результата нет.
Налицо логическая ошибка: если А есть результат Б, то не все Б неизбежно приводят к А.
Если нужен результат А, его и оценивайте, а не косвенные признаки.

Возможно, это что-то из разряда вредных советов.

Светлана, коллеги, приветствую.
Я прочитав ниже коллег, хочу чуть дополнить.
В производственной компании, по моей практике, не всегда сроки закрытия вакансий стоит ставить в KPI (чаще по рабочим специальностям). Объясню: часто бывают специалисты не в рынке (например чистильщик-точильщик) или совсем ниже рынка условия труда, а выровнять оплату на данный момент не получается.
Качество закрытия возможно выставить как прохождение ИС.
При вводе KPI рекрутеру я бы посоветовала вести еще данные по этапам воронки (сколько времени тратится с момента первой встречи с руководителем до принятия итогового решения). Бывает часто, что рабочие быстро принимают решение о работе, а руководители думают. По итогу кандидат принял другое предложение.
Удачи Вам.

Светлана, могу поделиться достаточно простым и эффективным способом разработки KPI, которому обучаю своих клиентов.
Снимите запрос у руководителя или определите самостоятельно: какие результаты работы сотрудника вы будете считать успешным?
Например:
За месяц закрыто не менее четырех вакансий
Далее смотрите, какие действия сотрудника позволят достичь ему этих показателей
Например:
- Чтобы назначить интервью на одну вакансию, необходимо провести ресечинг 10 резюме
- Чтобы закрыть вакансию, необходимо по каждой провести не менее 8-10 интервью (с учетом того, что ЛПР может не одобрить с первого раза каких-то кандидатов)
- Чтобы расширить выбор, есть смысл искать на различных ресурсах (ярмарки вакансий, работа с ВУЗам и т.д.)
Вот у вас получилось три показателя:
Количество обработанных резюме
Количество проведенных интервью
Количество используемых ресурсов для поиска
Далее, вы присваиваете каждому показатели процент, в зависимости от важности для вас, и делаете "вилку" выполнения, чтобы показатели не были абсолютными и недостижимыми.

Светлана, добрый день.
Наиболее универсальными КПЭ для рекрутера, по моему мнению, являются:
1) соблюдение норматива или сокращение срока закрытия вакансии в днях
или
количество вакансий, закрытых в нормативный срок - показатели количества
2) % текучести новых работников на испытательном сроке - показатель качества подбора
3) % заполнения штатного расписания

Здравствуйте, коллеги! Могу предложить такой вариант. КПИ может состоять из таких пунктов как: скорость закрытия вакансий( то есть, если закроет быстрее среднего), качество закрытия вакансии(то есть, если кандидат, например, сразу пройдет отбор), количество закрытый вакансий. Как вариант) Базовые пункты, но очень важные)

Добрый день, Светлана.
Количество закрытых вакансий, сроки закрытия план/факт, процент укомплектованности штата, процент текучести на испытательном сроке. Процент текучести важен, так как отражает качество подбора и адаптационных мероприятий.
Хочется Вас предупредить, что любое изменение системы мотивации вызывает сопротивление. Это нормально. Человека выводят из зоны комфорта. Вводить KPI только одному сотруднику отдела не совсем правильно. Если система не будет сбалансирована и покажется ему невыполнимой, то вместо мотивации получите демотивацию. Очень внимательно отнеситесь к размерам fix и flex, а так же к тому насколько плановые показатели по KPI достижимы, и на все ли показатели может влиять только рекрутер.

Светлана, здравствуйте. Сделать кпэ для рекрутера, без стыковки со смежниками - задача не из легких.
Самые простые показатели из ваших вводных:
1. Количество закрытых вакансий
2. Количество проведенных собеседований
3. % исполнения заявок
4. % - процент укомплектованности.