Подготовка к проведению совещания: виды совещаний, тайминг, роли

Совещание - эффективный способ оперативного управления организацией, при условии, что к нему правильно готовятся и правильно проводят. Но тут как раз часто и возникает сложность - мало кто из руководителей представляет, как нужно готовиться к проведению планерки. Данная статья поможет вам найти верный алгоритм действий.

Разновидности совещаний

Перед проведением собрания нужно определить его вид.

1. Регулярные отчетные (ежедневные / еженедельные / ежемесячные).

• Ежедневные краткие встречи (до 15 минут) в начале трудового дня, где ставятся оперативные задачи коллективу. Для совещаний начальников отдела и подчиненных.
• Еженедельные собрания предусматривают подведение итогов за прошедшую неделю и составление планов на дальнейшую. Длительность планерки не более 120 минут.
• Ежемесячные собрания (например, в последний день месяца) проводятся для оценки результатов и обсуждения показателей за отчетный период. Длительность – не более 2,5 часов / обязателен перерыв 10 минут.

2. Информативные – регулярно проводятся для ознакомления персонала с актуальным состоянием дел в отделе или на предприятии.
3. Мозговые штурмы – применяются для поиска решений появившихся проблем.
4. Обучающие летучки – позволяют кратко разобрать какую-либо тему, укрепить важные навыки и др.

Тайминг 

На ежемесячной встрече каждого участника выделяется 15 минут.

На еженедельной встрече на каждого участника выделяется 10 минут.

Время строго ограничено. Если выступающий не уложился до сигнала таймера, фасилитатор (ведущий) должен передать слово следующему выступающему. Первое время можно внедрить поощрения (отличительный знак, флажок, рейтинг) тем руководителям, кто уложился в тайминг. 

Рекомендуемые правила, которые помогут проводить совещания быстрее и поддерживать позитивную атмосферу:

• Правило одного микрофона – говорим по очереди.
• Управление временем. Следуем повестке.
• Выключенные звук и вибрация мобильных телефонов.
• Говорим по делу.

Тайминг

Цели совещаний

Цель/проект:

Сюда относим стратегические цели из календарно-ресурсного плана. Отчет по движению стратегических целей 1 раз в месяц. Цель должна оглашаться каждым ответственным перед началом выступления.

• проанализировать движение и динамику по стратегическим целям компании и календарно-ресурсному плану их реализации;
• проанализировать выполнение планов продаж с начала месяца и ожидаемые продажи в конце;
• проверить выполнение задач, поставленных ранее, назначить новые задания или перенести сроки существующих;
• определить текущие проблемы и прописать пошаговые планы их решения, написать краткие инструкции, назначить ответственных за реализацию плана и контрольную точку (дедлайн);
• определить вопросы, которые важно обсудить и решить вне данного совещания (определенные в «парковку» - см. ниже);
• проконтролировать выполнение задач с прошлой недели;
• объявить о важных событиях и нововведениях в компании.

Цели по SMART: Название содержит аббревиатуру по названиям критериев, которыми обладает правильно поставленная задача: specific (конкретная), measurable (измеримая), attainable (достижимая), relevant (актуальная) и time-bound (ограниченная во времени).

Время проведения

Каждый понедельник, 13.00 – 15.30 (четко обозначен день недели/число и время).

Время проведения не сдвигается и не зависит от отсутствия части участников.

Время совещаний должно быть в календаре у всех участников как рекурентное (повторяющееся) собрание.

Кто проводит

Генеральный директор (либо другой руководитель), при его отсутствии – назначенное им лицо.

При отсутствии руководителя, после совещания ему направляется протокол.

Роли на совещании

• Фасилитатор (ведущий) – кто ведет собрание;
• Секретарь (кто ведет протокол);
• Спикер (кто докладывает / выступает).

Что иметь при себе участникам

• подготовленная отчетная информация;
• список вопросов и текущих проблем от каждого участника;
• ноутбук для записи заданий и принятых решений (сразу в Битрикс24).