Почему важно уметь делегировать и как это организовать?

Отсутствие навыка делегирования приводит к печальным последствиям. Руководитель может на несколько лет закопаться в решении бытовых, неважных, ежедневных хлопот. Когда человек занят мелкими делами, то он не способен видеть большие возможности и строить планы на будущее.

Финансовый рост приостанавливается, обороты постепенно уменьшаются. Становится труднее принимать качественные решения из-за фиксации на рутине. Если не научиться вовремя делегировать, то лучше тогда забыть про рост бизнеса и прибыли. Более того, свободного времени у руководителя тоже будет не хватать. Если не умеете организовать процесс поручения своих задач другим людям, то вы теряете в перспективе свое время и деньги. 

Неспособность и нежелание делегировать связаны с наличием ментальных ограничений. Есть разные ограничения, которые мешают собственнику включать в деятельность  других людей. Чтобы освободиться от этих мыслительных ловушек, необходимо осознать преимущества делегирования и недостатки его отсутствия. Без понимания «зачем» что-то менять, наша психика не способна измениться.

Давайте разбираться с основными причинами нежелания собственников бизнеса быть более продуктивными.

Почему руководители не хотят делегировать?

1. Считают, что только они способны сделать работу качественно.
2. Не желают тратить время на объяснение: им легче самостоятельно.
3. Не хотят учить других и исправлять за ними ошибки.
4. Считают, что нельзя вообще делегировать их задачи.

Если вы будете избегать делегирования, то потратите большую часть времени на решение оперативных задач. Рост компании в такой ситуации невозможен, так как рост не происходит сам собой. Без сомнения, на обучение человека новой задачи нужно потратить определенное время, но лучше два месяца инвестировать в обучение, а затем в течение нескольких лет иметь больше высвобожденных часов для более важных задач.

Сложность делегирования может быть объяснена отсутствием у руководителя навыков планирования. Решает дела по мере их поступления, откладывает до последнего, а затем разбирается с навалившейся кучей новых проблем. В таких ситуациях сложно разделить дела на важные и нет, на срочные и те, которые подождут. Этому навыку необходимо обучиться, потому что без него нельзя провести анализ всех задач.

Иногда нежелание вызвано недоверием людям. Возможно, вас подвели в прошлом, присутствует негативный опыт либо изначально критически относитесь к окружающим. Здесь следует менять установки на позитивные, способствующие другому отношению. В основе положить убеждение о том, что безопасно доверять. Благодаря взращиванию внутри доверия руководитель перестает вмешиваться в процессы исполнителей и давать советы.

Есть разница между делегированием и перекладыванием ответственности на других. Ключевое в первом случае — это передача именно части полномочий руководителя. Передавая ответственность, также следует передавать полномочия, они должны соотноситься друг с другом. Как правило, те, кто имеет склонности передавать слишком много дел подчиненным, не всегда получают 100% выполнение. Большая часть поручений рискует оказаться пропущенной мимо ушей, так как когда слишком много информации скидывают на работника, он путается и не может выделить основное. Делегировать слишком много функционала такая же крайность, как и не делать этого вообще.

Как провести диагностику себя перед организацией делегирования?

Ответьте на следующие вопросы:

• 1)Какую работу я могу поручить?

  Для этого согласно матрице Эйзенхауэра нужно разделить задачи на срочные, несрочные, важные, неважные. Важные и срочные — это такие дела, которые помогают избежать неприятностей и достигнуть поставленной цели. Важным и несрочным действиям следует уделять максимум внимания, так как они ведут вас к глобальным целям. Срочные и неважные, а также неважные и несрочные можно делегировать. Составьте подобную таблицу, увидите, на что тратите основное время. Разделите свою работу по степени важности и определите то, что можно поручить делать другим.

• 2)Какие ресурсы необходимы тому, кому я это работу собираюсь поручить?
• Определите, какие инструменты и специальные познания соответствуют каждой задаче.
• 3)Как я могу контролировать выполнение задач другими людьми? Как убедиться в том, что люди владеют полной информацией о деле?

Как подготовить себя к этому процессу?

Научиться доверять окружающим, а также правильно их выбирать.
Осознать непродуктивность самостоятельной работы. Также подумать над тем, каких целей вы достигнете в будущем с помощью высвобождения части времени.
Признать, что без делегирования невозможно растить компанию.

Как выбрать задания для делегирования?

Это те дела, которые вы привыкли делать самостоятельно. Они доставляют определенное удовольствие, входят в привычный уклад дня, однако ими вовсе не стоит заниматься.
Рутинные дела, которые вы даже не думали перепоручать, но оказалось, что это возможно.
Задания, которые могут выполнять другие при наличии у них специальных познаний в узкопрофильных сферах.

За собой оставьте ядро ваших компетенций. Сюда относятся постановка целей, планирование будущего компании, разработка системы контроля за сотрудниками.

Далее разделите каждое задание на составные элементы. Вы регулярно выполняете их почти автоматически. Для вас они не представляют труда. Но другой человек, при отсутствии необходимой информации, будет забирать ваше время, спрашивая о деталях выполнения задачи. Выделите следующие части в задаче: способности, действия, отношения с другими людьми. Напротив каждой задачи напишите, какие нужны способности для ее реализации, список действия и цепь взаимодействий с другими специалистами.

Оцените риски делегирования. Когда вы передаете часть своих обязанностей, то ответственность лежит на вас. В случае ошибки исполнителя, какие последствия вы понесете как руководитель? Насколько широкий объем полномочий передаете? Желательно просчитать все риски заранее и иметь запасной план на случай, если худшие опасения реализуются.

Какие преимущества делегирование дает сотрудникам-исполнителям?

1.Оно способствует их профессиональному росту. Причем рост может быть связан не только с увеличением объема обязанностей и полномочий, но и с занятием более высокой должности.

2.Делегирование ставит перед ними новые задачи, благодаря чему они становятся более квалифицированными специалистами.

В каких случаях вам пора задуматься о делегировании?

• Вы хотите растить бизнес, но не получается.
• Вы не можете управлять своим временем, вам его не хватает, забыли о личной жизни, так как все посвящаете работе.
• Хотите увеличить прибыль компании.

Предлагаю квалифицированную помощь собственникам компаний в организации процесса делегирования.

В результате сотрудничества со мной:

• вы получите алгоритм делегирования от постановки задачи до ее решения;
• высвободите время для себя и для развития бизнеса;
• увеличите прибыль за счет оптимизации процессов.

Обучение делегированию занимает месяц. Каждую неделю по две сессии, которые мы проводим в паре с узкопрофильным специалистом,согласно задаче и направлению.

Если Вам нужно качественно организовать,настроить и обучить процессу делегирования обращайтесь ко мне напрямую по контактным данным, через форму обратной связи на сайте или любым удобным для Вас способом, я с удовольствием помогу решить эту задачу. 

Наше общение заканчивается тогда, когда Вы достигаете своей цели.