Методы повышения производительности HR-процессов через Lean и Six Sigma

HR-функции воспринимались раньше, как рутинная работа с не слишком видимым "профитом". Сегодня HR-отделы стоят "на передовой", и их влияние зависит от способности быстро адаптироваться к новым вводным во внешней среде. Для развития HR-процессов можно использовать методологии Lean и Six Sigma — подходы, которые с 1990 годов успешно применяются на производстве, сервисах для оптимизации процессов. Сегодня мы с вами рассмотрим, как применять эти методы и как они могут улучшить производительность HR-процессов.

Перед тем как погрузиться в детали, давайте разберем основные принципы этих подходов и что они из себя представляют.

Lean manufacturing — это система управления, в основе которой лежат такие принципы, как создание ценности продукта, устранение потерь и постоянное совершенствование. 

Рассмотрим на примерах 👇

❌ Обычное маркетинговое агентство, на котором не используют метод Lean. Утром специалисты в течение часа на планёрке распределяют задачи, устанавливают, кто с какими задачами работает. Каждый день 30–50 минут у них уходит на то, чтобы найти нужные документы и нужные в них задачи, получить доступы к рекламным кабинетам и профилям. Из-за этого эффективность падает, один специалист за рабочий день не успевает сделать все задачи. Сотрудникам приходится надолго погружаться в поиск необходимой информации и прочего, в результате чего могут забыть важные данные или потерять их из-за деорганизованности.

✔️ Маркетинговое агентство, на котором используют метод Lean. Каждый вечер ответственный сотрудник (например, тимлид) составляет задачи на следующий день, распределяет необходимую информацию для работы между работниками. Утром они получают готовое задание и сразу приступают к работе. Компания внедрила CRM и единое хранилище документов, а также и автоматизацию их поиска. Теперь сотрудники тратят 5 минут, чтобы найти нужный документ. Скорость и эффективность выполнения задач выросла на 10%.

Принципы бережливого производства просты, но за ними стоит система тщательного планирования бизнес-процессов и их постоянного улучшения. 

1. Ценность продукта для потребителя. В случае HR-процессов необходимо оценить запросы кандидатов и адаптировать компанию под них. Например, соискателям важен гибкий график работы, и тогда HR-специалисты могут обсудить подобные условия работы с руководством, проанализировать эффективность данного подхода.
2. Устранить ненужные действия, которые не делают продукт ценным. 
3. Создать непрерывный поток работы. 
4. Учитывать желания потребителей. 
5. Совершенствовать процесс работы. Lean концепцию должны изучать все сотрудники вашей компании, чтобы применять ее в работе.

Методология six sigma — часть концепции Lean. 

Цели методологии:

1. Сделать продукт качественным
2. Увеличить скорость производства продукта
3. Улучшить условия работы
4. Снизить затраты на производство

В случае HR-процессов можно использовать цель под номером 3.

Первый шаг во внедрении данных методологий — определить, что именно представляет собой ценность для ваших сотрудников. Например, каким образом можно улучшить процесс найма? Может, стоит отказаться от лишних этапов собеседования, если они не дают существенной информации о кандидате?

Следующий шаг — проанализировать текущие HR-процессы на наличие потерь. Необходимо задать себе вопрос: «Где мы теряем время и ресурсы?». В этом пункте может помочь методика создания карты потока (Value Stream Mapping), которая визуализирует каждый шаг бизнес-процесса, позволяя выявить ненужные или дублирующиеся действия. Например, долгие согласования с начальством или недостаточная автоматизация бизнес-процессов.


Полученные данные необходимо взять в работу. HR-специалисты должны разработать план по улучшению нынешней ситуации в компании. К тому же, после определения списка потерь, важно понять, почему это происходит. Например, данные о текучести кадров могут указать на проблемные зоны (низкая заработная плата, неразвитая в компании корпоративная культура), и, основываясь на этих данных, HR сможет принять меры для повышения удержания сотрудников.

Внедрение методологии не может произойти просто так. Важно поставить сотрудников в известность, предлагать им обучения в данной сфере. HR-ы могут проводить обучения по этим темам, семинары, вебинары и прочее, а также привлекать сторонних специалистов в данных сферах. Это определенно повысить вовлеченность работников в проблемы компании и многие могут помочь с их устранением и минимизацией потерь, а также не возникнет сильного отторжения при нововведениях.

Регулярно оценивайте результаты проведенных работ. Может быть так, что Lean и метод шести сигм не сработают поначалу. Может, что-то не так поняли в данных философиях, что-то внедрили не так или не донесли ключевую ценность эйчарам и в целом сотрудникам. Оценка и наблюдения помогут поменять ориентиры и "направить корабль" по нужному курсу.

Не удалось разобраться и внедрить методологии в работу? Нужна помощь? 

Обратитесь к нам, консалтинговой компании Upgrade Consult. Мы уже более 12 лет улучшаем HR-процессы в компаниях наших клиентов. Я, Пётр Коробицын, помогу разобрать Вашу текущую ситуацию, а также наметить план дальнейших действий, состоящий из нескольких этапов, для наилучшей эффективности.

Предлагаю Вам бесплатную онлайн-консультацию, на которой мы разберём Вашу ситуацию и поймем перспективы сотрудничества.

Если интересно, оставляйте свой отклик или пишите в комментариях - обязательно с вами свяжемся!