Какие документы нужны в компании для проведения оценки персонала?

Предлагаемый мной список документов для проведения оценки персонала может быть востребован как при проведении оценки собственными силами компании, так и при работе внешнего консультанта. Нижеперечисленные документы позволят вам сориентироваться в механизме данной HR-технологии, понять причинно-следственные связи и правильно оформить результаты. Вы получите пошаговый алгоритм работы, который поможет вам сделать процесс прозрачным как для HR-ов, так и для оцениваемого персонала. 

Итак, какие документы должны быть в компании для проведения оценки персонала?

1. Профиль должности
2. Модель компетенций
3. Регламент проведения оценки (положение об оценке)
4. Описание и шаблоны оценочных заданий
5. Оценочные листы
6. Организационно-распорядительный документ по итогам проведения оценки

1. Профиль должности

Это документ, описывающий все параметры должности:

1. Цель должности 
2. Требования для ее замещения
3. Функционал по должности
4. Алгоритмы работы / бизнес-процессы
5. Показатели эффективности
6. Размеры компенсации
7. Бенефиты

Для целей оценки нам потребуется п.3.

2. Модель компетенций

Я рекомендую включать данный документ в профиль должности. Модель компетенций перечисляет дополнительные навыки и компетенции (т.н. «soft skills» - «мягкие навыки») к профессиональным навыкам и компетенциям («hard skills» - «жестким навыкам»).

А вот куда включать жесткие навыки - в профиль должности или в модель компетенций - решайте сами. Я включала в модель компетенций.

Что может входить в модель компетенций: 

• Профессиональные навыки и компетенции (опционально)
• Теоретические знания по должности
• Практические навыки по должности
• Мягкие навыки для реализации функционала по должности
• Корпоративные компетенции

Именно профиль должности с входящей в него моделью компетенций станут эталоном, идеальным образцом, с которым вы будете сравнивать навыки и компетенции сотрудников, которые они продемонстрируют в ходе оценки.

3. Регламент проведения оценки (положение об оценке)

Здесь нужно зафиксировать правила и процедуры проведения оценочных мероприятий для единого понимания как со стороны руководства, так и со стороны персонала.

Примерное содержание документа:

• Термины и понятия
• Категории персонала, подлежащие оценке
• Основания для проведения оценки
• Сроки проведения оценки
• Критерии оценки (балльная шкала)
• Привязка к результатам работы
• Лица, проводящие оценку
• Перечень оценочных мероприятий
• Ход оценочных мероприятий
• Возможные итоги оценки

С данным документом необходимо познакомить сотрудников компании (вывесить на внутреннем сайте, учебном портале, отправить в чат, т.д.).

4. Описание и шаблоны оценочных заданий

Для оценки жестких навыков применяют профессиональное тестирование, беседу с непосредственным руководителем, ответы в свободной форме.

Описание кейсов, упражнений, список проекционных вопросов, тем для групповых дискуссий - все это нужно зафиксировать на бумаге, формируя таким образом базу знаний.

Если в оценке вы используете результаты работы, то вы должны определить, за какой период будут собраны результаты работы оцениваемых сотрудников, в каком формате они будут представлены, откуда будут взяты данные (CRM, ERP, т.д.).

Отдельный шаблон должен быть для оценки компетенций по модели компетенций.

5. Оценочные листы

Оценочные листы должны быть по каждому блоку оценочных заданий: жестким навыкам, модели компетенций, т.д. Если вы проводите оценку в формате ассессмент-центр, то оценочные листы должны быть подготовлены для каждого члена оценочной комиссии.  

Итогом этого этапа оценки будет итоговый оценочный лист по всем блокам оценочных заданий.

6. Организационно-распорядительный документ по итогам оценки

Какова была цель проведения оценки? Сформировать кадровый резерв, обосновать размер заработной платы, подтвердить грейды, проверить на соответствие должности?

Подготовьте организационно-распорядительный документ (приказ генерального директора, распоряжение руководства), фиксирующий итоги проведенной оценки.  Так вы придадите официальный характер этому проекту.

Не менее важными должны быть выводы о проведении коллективного обучения, создании индивидуальных планов развития, целей по повышению компетенций персонала. Эти выводы могут быть оформлены от лица руководства HR-подразделения.

Выводы

Проверено не раз, когда берешь в руки ручку (в наше время - садишься за компьютер) и начинаешь составлять документ, то выстраивается логическая цепочка проведения всего проекта. Так составляются планы, так пишутся регламенты. Поэтому, начав составлять вышеперечисленные документы по оценке персонала, вы разработаете дорожную карту оценки, поймете технологию процесса, после чего фактическое проведение самой оценки станет делом техники.