Как сделать так, чтобы ассистент стал вашим помощником, а не добавил забот?

Как правильно выстроить работу с ассистентом

Найти помощника — просто. Найти надежного партнера, которому можно доверить бизнес-процессы, финансы и даже репутацию компании, — куда сложнее.

Но даже самый профессиональный ассистент не сможет читать ваши мысли. Как избежать ошибок при делегировании? Как правильно обсудить условия работы, оплату и контроль? Какие задачи можно передавать сразу, а какие — только после адаптации?

В этой статье — пошаговый гайд для руководителей:

✔ Как подготовиться к старту сотрудничества: от стажировки до NDA.
✔ Как делегировать задачи, чтобы не переделывать работу.
✔ Какие инструменты использовать для эффективного контроля.
✔ Как мотивировать ассистента и избежать конфликтов.

Начинаем сотрудничество

Для руководителя крайне важно найти не просто помощника, а партнера, которому можно делегировать ответственные задачи, практически доверить свой бизнес.

Помощник отвечает за организацию рабочего дня руководителя, бизнес процессов компании, финансов, поэтому любая его ошибка может привести к серьезным финансовым и имиджевым  потерям для компании.

Но не всегда все зависит от навыков, знаний и качеств ассистента. Иногда руководитель сразу включает режим “прочитай мои мысли и выполни задачу” или “ты же профессионал, вот и сделай как задачу как считаешь правильно”.

К этому можно прийти чуть позже, через месяц-два. А сначала передайте свою модель мышления, объясните, что такое хорошо на ваш взгляд. Так как это понимание очень субъективно и может отличаться от вашего.

Либо когда ставите задачу впервые, переспросите как ассистент будет ее выполнять и как будет выглядеть результат.

Но, обо всем по порядку!

Итак, что вам необходимо сделать перед тем, как сотрудник начнет работу?

1. Обсудите эти условия работы во время финального собеседования с кандидатом:

- график работы

- заработную плату

- задачи основные и дополнительные

- правила работы

- форма оформления сотрудничества

- особенности предоставления и оплату больничных и отпусков

- частоту командировок, если предполагаются

2. Обсудите, как будет проходить процесс стажировки

По итогам беседы должно быть понятно обеим сторонам:

• сколько будет длиться стажировка

• какие задачи и в какой срок надо будет сделать

• какой результат вы хотите видеть

• как будут оплачиваться дни во время стажировки

3. Обсудите, как будет проходить процесс адаптации, если вы с кандидатом по итогам 5 дней стажировки примите решение о продолжении сотрудничества.

4. Обсудите регламент и инструкции работы ассистента

5. Заключите соглашение о неразглашении, если это для вас важно

2. Регламентация времени.

Вопрос времени играет важную роль. Если вы наймете сотрудника без обсуждения вопроса о рабочем времени, то он может не соответствовать вашим ожиданиям. Это не означает, что он плохо работает, а скорее то, что он готов уделять работе меньше времени, чем вы ожидали, либо выполнять задачи дольше, чем вы это представляли. Например, он может работать только 3 часа вместо положенных 6.

Поэтому следуйте следующим шагам:

1. Определите, сколько времени требуется вашему ассистенту для работы. Если это небольшой объем задач, то имеет смысл нанять помощника на частичную занятость - 2-6 часов в день. Если же задач достаточно много, то можно рассмотреть полную занятость - 6-8 часов в день.

2. Сразу обговорите с сотрудником, в течение какого времени он должен быть доступен. Может быть, он должен быть на связи 24 часа в сутки, или только в рабочие часы. Например, сотрудник может работать всего 4 часа в день, но вы можете договориться, что он будет на связи с 9 до 18 часов, чтобы оперативно реагировать на срочные задачи.

3. Установите четкие сроки для каждой задачи, чтобы сотрудник знал, когда нужно закончить работу и как отчитаться о проделанной работы. Это поможет избежать задержек и неопределенности в выполнении задач.

4. Предоставляйте обратную связь по результатам работы: что нравится в работе, что надо скорректировать и делать лучше, быстрее, точнее, красивее и тд. Обратная связь, особенно во время адаптации - ключ к быстрому переходу к самостоятельности ассистента и вывода вас из операционки.

Раздел 3. Сколько платить ассистенту?

Оплата будущему помощнику зависит от его местоположения, опыта и квалификации, обязанностей, типа занятости, ситуации на рынке труда и, конечно же, от ваших возможностей.

Забудьте про % с продаж или прибыли без оклада для ассистента!

Это не тот сотрудник, с который напрямую влияет на продажи, иначе это не ассистент, а менеджер по продажам, а если точнее - агент по продажам.

Сложно выстраивать команду при таком отношении к друг другу.

Лучше разработайте комплексную мотивацию для своего ассистента.

Варианты оплаты труда:

1. Вы можете установить почасовую оплату труда, исходя из расчета оклада, например за базовые задачи оклад может составлять 25 000-30 000 рублей в месяц (8-ми часовой рабочий день), тогда час будет равен 156-187 р, здесь уже на ваше усмотрение.

2. Можно установить твердый оклад. Например, как указывалось выше 25 000-30 000 рублей за 8-часовой рабочий день. Или 12 500-15 000 рублей за 4 часовой рабочий день.

3. Можно комбинировать варианты. Установить оклад + доплачивать за переработанные часы (если переработка свыше 8 часов в день, час будет стоить дороже стандартного)

4. Также можно определить дополнительную мотивацию в виде KPI, которые помогут сфокусироваться сотруднику на приоритетных задачах в этот период времени(месяц, квартал, год)

РАЗДЕЛ 4. КАК ПРАВИЛЬНО ДЕЛЕГИРОВАТЬ ЗАДАЧИ? КАКИЕ ЗАДАЧИ НУЖНО ОТДАВАТЬ ПОМОЩНИКУ?

Удивительно, как много рутинных задач, которые отнимают много времени, можно передать своему помощнику.

Основные правила:

1. Всегда устанавливайте крайний срок выполнения задачи (Deadline).

2. Передавайте помощнику только рутинные задачи. Многие руководители ошибочно передают своим ассистентам  важные задачи, и потом недовольны, когда они не выполняются или выполняются неправильно. Это происходит потому, что ассистент просто не компетентен в данных вопросах.

3. Объясните ассистенту, как точно выполнить каждую задачу. Предоставьте ему необходимые инструкции, материалы и доступ к информации, чтобы он мог успешно выполнять задачи.

4. Убедитесь, что ассистент имеет все необходимые навыки и ресурсы для выполнения задач. Если нужно, предоставьте ему обучение или доступ к специализированным инструментам.

5. Регулярно проверяйте прогресс выполнения задач ассистентом и предоставляйте обратную связь. Будьте готовы объяснить или корректировать инструкции, если что-то не получается или требует уточнения.

Чтобы понять, какие задачи можно передать ассистенту, на протяжении 2-3 дней, просто записывайте все задачи, которые вы выполняете в течение дня. Затем отметьте, является ли каждая задача стратегической или рутинной.

Все рутинные задачи можно безопасно передавать, но стратегические задачи ни в коем случае нельзя делегировать!

Раздел 5. Уровни задач

Задачи бывают совершенно разнообразными.

- Есть базовые рутинные задачи к которым относится: редактирование текста, поиск и сбор информации, ведение документов (заполнение, корректировка) и т.д. - это обязательные задачи каждого ассистента

- Есть узкоспециализированные задачи, такие как: монтаж и обработка фото и видео, написание статей (копирайтер), создание сайтов, продвижение (маркетолог) - это навыки, которыми обладают не все ассистенты.
Это будут своего рода зоны роста и развития для вашего сотрудника.

Задачи можно разделить на 2 уровня: обязательные навыки и продвинутые навыки, и рассмотрим разницу возложенных на сотрудника обязанностей.

Обязательные навыки

• Напоминание руководителю о встречах, звонках и т.д.

• Ведение календаря руководителя

• Поиск исполнителей на различные задачи

• Поиск и сбор информации по запросу

• Подготовка простых презентаций по ТЗ

• Размещение объявлений на предоставленных площадках

• Помощь в коммуникации с другими сотрудниками компании

• Выполнение рабочих и личных поручений руководителя

• Покупка любых билетов, бронирование гостиниц/ресторанов и т.д.

• Составление и подготовка писем, запросов, договоров и иных документов, отправка коммерческих предложений клиентам и партнерам

• Работа в CRM (контроль)

• Заказ товаров/поставок и т.д. по распоряжению руководителя

• Ведение социальных сетей, проверка

• Проверка работы и ошибок на сайте, составление простых одностраничников

• Аналитика показателей, статистика и отчетность (посещений, конверсий и др.)

• Контроль оплаты счетов и прочее

• Свод информации в таблицы

• Ведение общих папок организации

• Рутинный контроль

• SMS-, Е-mail-рассылки

• Мониторинг конкурентов

• Ведение клиентской базы

• Приём звонков, подготовка встреч руководителя

Продвинутые навыки

• Планирование  и ведение календаря руководителя

• Поиск исполнителей, поручение задач, составление ТЗ, контроль выполнения

• Сбор информации, обработка и дальнейшие действия

• Составление презентаций, оформление

• Написание текстов объявлений, размещение, стратегия продвижения, анализ и выбор площадок

• Самостоятельное составление ТЗ, постановка задач, ведение задачи, достижение цели

• Самостоятельное планирование задач, согласование, выполнение, отчет

• Полная организация поездок руководителя

• Ведение переписок, договоров и иных документов по согласованию, переговоры, ведение электронной документации

• Самостоятельная работа в CRM, анализ, постановка задач
  Самостоятельный заказ товаров/поставок и т.д.

• Самостоятельное написание постов по тематикам, планирование размещения и продвижения, подбор хештегов, SEO слов

• Создание продающих лендингов, наполнение сайта

• Разработка стратегий, внедрение

• Ведение календаря счетов, контроль, оплата

• Сотрудничество, работа с блогерами, продвижение

• Управление отдельными проектами

• И все узкоспециализированные задачи

Задачи могут быть абсолютно разнообразными.
Но не менее важно знать, какие задачи не следует давать ассистенту с простыми базовыми навыками.

Некоторые задачи, которые не рекомендуется делегировать своему помощнику, включают:

1. Принятие стратегических решений: задачи, требующие принятия важных стратегических решений, обычно лучше оставить на себя в качестве руководителя. Это может включать определение долгосрочных целей, разработку бизнес-планов или принятие финансовых решений.

2. Установление приоритетов: определение, какие задачи являются наиболее важными и требуют большего внимания, обычно лучше оставить на себя. Помощник может помочь вам с управлением задачами и организацией рабочего времени, но принятие окончательного решения о приоритетах должно быть вашей ответственностью.

3. Коммуникация с ключевыми заинтересованными сторонами: если вам нужно установить контакт с важными клиентами, партнерами или другими заинтересованными сторонами, лучше самостоятельно общаться с ними. Ваш помощник может помочь вам подготовить материалы, планировать встречи и координировать расписание, но вы должны принять активное участие в коммуникации.

4. Предоставление конфиденциальной информации: если задача требует доступа к конфиденциальным данным или информации, которую не следует раскрывать, лучше не делегировать ее своему помощнику. Вы должны быть осторожны и обеспечить безопасность такой информации.

В целом, помощник может выполнять большинство рутинных задач, освобождая ваше время для более стратегических и важных задач. Однако, важно иметь ясное представление о том, какие задачи требуют вашего личного вмешательства и контроля.

Раздел 6. Как контролировать ассистента, не тратя на это кучу времени?

Контролировать ассистента без траты большого количества времени можно следующими способами:

1. Установите четкие ожидания: обсудите с ассистентом ваши ожидания относительно качества работы, сроков выполнения задач и коммуникации. Убедитесь, что помощник понимает, что от него требуется, и какие результаты вы ожидаете.

2. Установите систему отчетности: запросите у помощника регулярные отчеты о выполненных задачах и прогрессе проектов. Это поможет вам быть в курсе происходящего и контролировать продвижение работ.

3. Используйте подходящие вам средства коммуникации: воспользуйтесь различными средствами связи, такими как электронная почта, мессенджеры или видеоконференции, чтобы поддерживать связь с помощником. Регулярно общайтесь, задавайте вопросы и давайте обратную связь.

4. Дайте обратную связь: регулярно обсуждайте с ассистентом его работу и предоставляйте конструктивную обратную связь. Поощряйте его успехи и помогайте ему улучшать свои навыки.

5. Используйте средства управления проектами: используйте специальные программы или онлайн-инструменты для управления проектами, которые позволят вам отслеживать прогресс задач и контролировать выполнение работ.

6. Доверьтесь своему интуитивному ощущению: если у вас есть ощущение, что что-то идет не так или помощник не соответствует вашим ожиданиям, обсудите это с ним открыто и ищите пути улучшения ситуации.

Важно помнить, что контроль ассистента должен быть сбалансированным. Дайте ему достаточно свободы для самостоятельной работы, но одновременно поддерживайте контроль и обратную связь, чтобы быть уверенным в качестве и результативности его работы.

7. Обязательно пропишите стандарты работы в вашей компании.

Помощники могут меняться, а цикл работы не придется с нуля рассказывать каждому.

Для этого:
- поставьте помощнику задачу оцифровать всю свою работу по этапам, с приложением скриншотов или видео, вы можете сделать это в любой удобной для вас программе, хоть в простом Google-документе)
- внесите свои коррективы

Вуаля, инструкции для ассистентов по работе в вашей компании готовы, и вы потратили на это не более 30 минут.

Эти простые правила помогут вам сохранить кучу вашего времени для более важных, стратегических задач и немного даже для себя :)

Раздел 7. Какие программы удобно использовать в работе?

Сейчас интернет переполнен разными программами, софтами и прочим. Вы можете выбрать любую удобную на свой вкус.

А мы предложим вам программы, которые по опыту работают и упрощают процесс постановки задач и контроля их выполнения.

1)  Trello https://trello.com/ru

2)  Tick Tick https://ticktick.com/

3)  Any.do https://www.any.do/

4)  Notion https://www.notion.so/

5)  Google Keep https://keep.google.com/u/0/

6)  Microsoft To Do https://todo.microsoft.com/tasks/

7)  Todoist https://todoist.com/ru

8)  Remember the milk https://www.rememberthemilk.com/

9)   Омнифокус https://www.omnigroup.com/omnifocus/

10)   WeDo https://wedo.com/

Сервисы Google - календарь, Google-документы и прочее

Ну и самое распространенное и удобное на сегодняшний день, это ставить задачи с помощью мессенджеров (WhatsApp, Telegram и т.д.) - это удобно для текущих задач, не глобальных. Вы можете просто записать аудио, там же можно посмотреть данные, когда сообщение было доставлено, когда помощник прослушал его.

Все эти рекомендации помогут вам не только найти помощника, но и научиться правильно делегировать ему свои задачи, добиться ответственного их выполнения без долгих проверок и вырастить своего личного ассистента, которому вы сможете доверить полный спектр задач и быть в нем уверенным.

ПРИЯТНОГО СОТРУДНИЧЕСТВА!