Как подобрать секретаря и личного помощника?

Подбор хорошего секретаря и личного помощника, который сэкономит время руководителя - достаточно сложная задача. Обычно на такие вакансии поступает множество откликов, но среди них мало грамотных специалистов. Чтобы достичь успешного результата и не допустить ошибку, нужно знать критерии отбора кандидатов.

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Образование

У кандидатов на позицию помощника руководителя и секретаря обязательно должен быть диплом высшего учебного заведения. Преимуществом станет образование, соотвествующее сфере деятельности компании. К примеру, для строительной фирмы лучше подойдет сотрудник с высшим строительным или другим техническим образованием. Наличие соответствующих знаний поможет адаптироваться на рабочем месте и быстрее войти в курс дела. Однако указывать в объявлении потребность исключительно в профильном образовании не стоит - так вы рискуете значительно увеличить сроки подбора, особенно если организация действует в узком сегменте рынка.

Также стоит выделять соискателей, которые указали в резюме о наличии документа, подтверждающего обучение на курсах делового общения, ведения документооборота и/или секретаря-референта.

Профессиональная компетентность

При подборе помощника руководителя необходимо проанализировать опыт соискателей: какие навыки были получены на предыдущих местах. Если нужен личный помощник, который будет, в числе прочих обязанностей, сопровождать директора в зарубежных командировках, стоит рассматривать кандидатов с действующим загранпаспортом и опытом подобной работы. Если же помощник нужен для помощи в переговорах и работы с документами, необходимо отбирать кандидатов, которые уже ранее выполняли аналогичные функции.

При подборе на позицию секретаря следует проверять у соискателей владение этикой делового общения, устного и письменного, а также умение работать с документами.

Требовать от кандидатов знание иностранного языка стоит лишь в том случае, если работа предполагает регулярное его использование. Иначе сотрудник может быстро расстаться с вашей компанией, так как захочет в полную силу использовать имеющиеся знания. Также есть большая вероятность, что необоснованное требование сделает процесс подбора сложным и длительным. 

Цели кандидита

Работу секретаря многие выпускники рассматривают как начальную точку своей карьеры, на которой они не планируют долго задерживаться. Поэтому во время интервью нужно обязательно выявлять мотивацию кандидатов. Если вам нужен секретарь для долгосрочного сотрудничества, отбирайте претендентов, которые хотят развиваться именно в данной сфере и нацелены на рост до позиции бизнес-консультанта или помощника руководителя.

Качества личности

Личные качества кандидата - в данном случае, один из ключевых критериев отбора. Секретари и помощники руководителя постоянно контактируют как с персоналом компании, так и с внешней средой (клиентами, гостями, подрядчиками). Поэтому на данные позиции хорошо подходят люди общительные и приветливые. Личному помощнику также не помешает стрессоустойчивость: работа в тесной связке с руководителем требует умения стойко переносить психологические перегрузки.

Внешний вид и возраст

Если требуется секретарь или личный помощник, который будет регулярно коммуницировать с клиентами и встречать посетителей офиса, лучше искать ухоженную девушку с приятной внешностью. Это важный аспект, потому что такой сотрудник будет олицетворять собой фирму в целом. Однако если общение с клиентами будет минимальным, а основной задачей нового сотрудника станет работа с документами, не стоит предъявлять слишком высокие требования к внешнему виду соискателя.

Для работы личным помощником прекрасно подойдут специалисты от 25 до 40 лет. С возрастом кандидаты становятся более опытными, устойчивыми к стрессам, мотивированными и склонными дольше трудиться на одном месте. Поэтому, если вам нужен помощник руководителя для долгосрочного сотрудничества, обратите внимание на кандидатов зрелого возраста. 

Семейное положение

Большинство работодателей, подбирающих личного помощника или секретаря, отказывают замужним женщинам, имеющим детей. Управляющие опасаются, что это приведет к регулярному отсутствию сотрудницы на рабочем месте. Однако опыт показывает, что такие претенденты в большей степени, по сравнению со "свободными" коллегами, нацелены на эффективную работу и готовы подстраиваться под требования работодателя. Поэтому не стоит сразу откладывать резюме подобных соискателей.