Как организовать систему мотивирования в организации: подготовительная работа

Параметры эффективной системы
Для того чтобы система мотивирования была эффективной необходимо:
- сделать правила мотивирования простыми и понятными для сотрудников организации;
- сделать систему гибкой, дающей возможность поощрять каждый положительный результат работы в кротчайшие сроки после получения результата;
- разработать такие правила вознаграждений, которые сотрудники примут как справедливые;
- разработать систему мотивирования, способствующую повышению заинтересованности сотрудников в улучшении не только индивидуальной работы, но и работы с другими сотрудниками;
- сделать размеры поощрения экономически и психологически обоснованными;
- создать такие условия мотивирования, что бы сотрудники видели четкую взаимосвязь между результатами своей работы и деятельностью организации.  

Этапы организации системы

Организация системы мотивирования включает в себя три этапа:

- подготовительная работа;

- разработка системы мотивирования;

- внедрение системы мотивирования.  

Подготовительная работа

Для разработки и внедрения новой системы мотивирования предварительно необходимо:

- сделать анализ основных направлений деятельности организации и нормативных документов;

- определить основные потребности и мотиваторы сотрудников (составить мотивационные карты);

- выявить и исследовать ценности и цели аппарата управления (лидеров организации);

- сделать анализ полученной информации и выявить проблемные зоны мотивирования персонала;

- подготовить отчет с анализом ситуации в организации и предложить методы мотивирования персонала.

Анализ ситуации

Начните разработку системы мотивирования с общего анализа ситуации в организации. С этой целью проведите собеседования с руководителем организации, руководителями подразделений, ключевыми сотрудниками организации, а так же проведите опрос и (или) анкетирование сотрудников.

Первоначально сделайте анализа основных направлений деятельности организации: общая концепция бизнеса организации, строение организации, политика организации (распределение власти и информации, ключевые фигуры), корпоративная культура, персонал Для этого изучите локальные нормативные акты организации, которые определяют порядок и правила мотивирования сотрудников (Положение об оплате труда, премировании, льготах и компенсациях, другие правила поощрения сотрудников и т.д.). Уточните, используют ли указанные в них правила и нормы на практике, если нет, то выясните причину этого.

Далее изучите документы, которые описывают обязанности и взаимодействия сотрудников в организации (должностные инструкции, правила трудового распорядка и т.д.). Сравните официально закрепленные функции и роли сотрудников с теми, которые они выполняют в действительности. Сделайте выводы.

Далее оцените материальную составляющую системы мотивирования. Выявите основные потребности персонала и проверьте, насколько они удовлетворены.

Сделайте анализ особенностей корпоративной культуры организации, для этого выявите нормы и ценности, которые поддерживают сотрудники, оцените психологический климат в коллективе. Для этой цели проведите анкетирование сотрудников организации. Разработайте анкеты (опросники) с учетом специфики ситуации в организации, или примените универсальные анкеты, например, Анкету исследования социально-психологического климата в коллективе.

Оцените, как в организации планируют и реализуют карьерный и профессиональный рост сотрудников, разработан ли кадровый резерв, ведутся ли работы по составлению индивидуальных планов развития перспективных талантливых сотрудников и т.д. Проверьте, насколько развита в организации система индивидуального и коллективного поощрения, признают ли публично достижения сотрудников.

В результате анализа ситуации стремитесь получить ответы на приведённые ниже вопросы: 

1. Кто работает в организации (какие группы сотрудников: профессии, квалификация; стоимость их труда)? 

2.  Какие основные мотиваторы /потребности выявлены у сотрудников? 

3.  Какая ситуация с заработной платой и потребностью в персонале той или иной профессии и квалификации на рынке труда?

4.  Какова позиция руководства организации при определении уровня оплаты труда сотрудников?

5.  Каким пакетом материальных и нематериальных ресурсов располагает организация? 

6.   В чем плюсы и минусы имеющейся системы мотивирования и стимулирования труда сотрудников организации, как долго она работает, были ли изменения, кто выступал разработчиком и какие критерии учитывались? 

7. Каков уровень удовлетворенности сотрудников существующей заработной платой, социальным пакетом и системой льгот? 

8.  Ведется ли в организации работа по выявлению мотиваторов/потребностей сотрудников? 

9.  Какие требования предъявляют к персоналу? Какие в организации разработаны критерии оценки работы сотрудников? Какая связь критериев оценки сотрудников с системой подготовки и повышения квалификации?

10.  Какие схемы оплаты работают в организации? 

11.  Какие пропорции существуют при определении компенсационного пакета (соотношение между постоянной и переменной частями денежного вознаграждения, оплатой за личные и коллективные результаты, премиями и штрафами, распределение социальных льгот, доля формального расчета и расчета по усмотрению руководителя)? 

12.  Информация о заработной плате закрытая или публичная? И т.д. 

Сделайте анализ данных ответов, выявите основные проблемы в существующей системе мотивации персонала.

Что делать, если обнаружено несоответствие функционала сотрудников, указанного в должностной инструкции?

В случае обнаружения не соответствия функционала сотрудников с зафиксированными обязанностями в должностной инструкции, или ином документе, описывающем обязанности и взаимодействия сотрудников, проведите опрос сотрудников. Уточните, как они относятся к своим «негласным» обязанностям, обсудите данный факт с непосредственным руководителем сотрудников.

Если несоответствие фактических обязанностей с документальными являются демотиватором для сотрудников, зафиксируйте данный факт в отчете и совместно с непосредственным руководителем данных сотрудников разработайте программу по изменению ситуации.

В случае если незафиксированные обязанности сотрудников положительно влияют на результат работы сотрудников и организации в целом, приведите нормативные документы (должностные инструкции, правила трудового распорядка и т.д.) в соответствие с реальной ситуацией. 

Потребности сотрудников 

Определить основные потребности сотрудников можно с помощью:

-интервью с руководителем организации и руководителями подразделений (отделов, групп), ключевыми сотрудниками;

-опросов и анкетирования сотрудников организации;

-тестирования;

-анализа биографических данных сотрудников (возраст, пол, образование);

-анализа статистики и причин увольнений. 

Анализ материальной составляющей

Сделайте мониторинг заработной платы по должностям сотрудников организации на рынке труда. Сравните полученные данные с размерами заработной платы сотрудников организации. В том случае если размер заработной платы сотрудников организации меньше более чем на 10 процентов среднего размера по профессии (отрасли), при этом организация не предоставляет дополнительный компенсационный пакет, социальные гарантии, то вероятность того, что первоочередной потребностью сотрудников организации является повышение уровня финансового дохода, очень велика. Подтверждение этого могут дать руководители подразделений и ключевые сотрудники, а также анализ потребностей сотрудника. 

Цели руководстваПроведите исследование ценностей и целей аппарата управления (лидеров организации), их стратегии развития организации. Проверьте, соответствует ли структура организации, процессы в ней и мотивационные системы стратегическим планам руководства.Для этого проведите интервью с руководителем организации. Попросите его обозначить стратегические цели организации и его ожидание (видение) от результата мотивирования персонала. Уточните, какие факторы в работе персонала руководитель считает неприемлемым, на что готов «закрыть глаза».

Необходимо исключить случаи, когда система мотивирования не соответствует стратегическим целям организации. Например, система материального стимулирования на производстве поощряет выпуск количества продукции свыше установленного плана, при этом качество продукции на оплату труда не влияет. При этом руководитель организации обозначает основной целью организации – выпуск высококачественного продукта. В связи с этим система материального стимулирования нуждается в изменении за счет изменения критериев оценки труда сотрудников.

Дополнительно проведите фокус-группы с руководителями и ведущими сотрудниками организации. Задайте тему обсуждения «Мотивация персонала: предыдущий опыт, цели организации, желаемый результат, идеи для мотивирования». На фокус-группах выявите отношение каждого руководителя к тому или иному инструменту мотивирования, какое (позитивное и негативное) воздействие оказывает каждый на климат в коллективе и т.д.

Важно чтобы весь руководящий состав организации, во главе с ее руководителем, пришли к единому мнению по поводу необходимости новой системы мотивирования и стимулирования труда, ее целей, способов ее реализации и роли каждого из руководителей в ее внедрении и применении.

Проблемные зоны

Сделайте анализ проблемных зон в области мотивирования персонала. Для этого понаблюдайте за повседневной работой сотрудников и отделов в целом. Проведите индивидуальные беседы с сотрудниками, которые имеют максимально высокие показатели эффективности (или положительные отзывы руководства), и с теми, которые, по мнению непосредственных руководителей, демотивированы. Эти интервью помогут выяснить причины успехов и неудач сотрудников.

В ходе полной оценки ситуации в организации, выявите проблемы, требующие безотлагательного разрешения. Часто в список таких проблем входят: безынициативность сотрудников, текучесть кадров, конфликтность, халатное отношение к работе, сложности при создании проектных команд, низкий уровень межличностных коммуникаций, негативные отзывы со стороны клиентов и т.д.

Наиболее распространенные болезни системы мотивирования представлены ниже:

1. Цели организации не соответствуют целям сотрудников или сотрудники их не знают.

2.  Мотивирование носит стихийный характер и не соответствует запросам рынка и потребностям сотрудников.

3.  У персонала нет понятных критериев оценки результативности выполненной работы.

4.  Зарплата не систематизирована и определяется мнением руководителя |

5.  У персонала нет права выбора формы нематериального стимулирования.

6.  Показатели норм и планов завышены.

7.  Нет ресурсов и полномочий для реализации поставленных задач.

8.  Премии получают все.

9.  Разница в оплате труда лучших и худших сотрудников незначительна (т.е. составляет менее 20%).

10. Незапланированная текучесть кадров: в российской производственной компании нормой текучести считается 10%; в быстро растущей компании, особенно на стадии массового найма, уровень текучести может достигать 20%; в рознице, в ресторанном, туристическом, страховом и рекламном бизнесе нормальная текучесть составляет 30%; на уровне менеджмента текучесть не должна превышать 5%;в крупном промышленном городе норма текучести 10-20%, а в небольшом провинциальном городке – 5%.

11.  Долго не закрывающиеся вакансии.

12.  Минимальный разброс оценок, полученный в ходе аттестации.

13.  Слабая инициативность, трудности с инновациями.

14.  Руководители стремятся к раздуванию штата и бюджета своих подразделений.

15.  Низкая производительность труда.

16.  Сотрудники оценивают систему оплаты труда как несправедливую.

После выявления проблем в системе мотивирования персонала организации определите методы и инструменты материального и нематериального стимулирования.

Отчет о подготовительной работе

По итогам проведенного анализа подготовьте отчет, в который включите следующие сведения:

- этапы диагностики системы мотивирования и примененные диагностические методики (опрос, анкетирование, интервью, фокус-группы и т.д.);

- оценка состояния локальных нормативных актов, определяющих мотивацию персонала, в том числе их соответствие Трудовому законодательству;

- отчет о возможностях использования отдельных элементов существующей системы мотивирования при разработке новой;

- сведения о группах сотрудников (какие группы выделены, какие у них выявлены мотивационные потребности и т.д.);

- анализ существующих проблем;

- аргументированные предложения по внесению изменений в систему мотивирования и локальные нормативные акты с рекомендациями по оптимизации затрат за счет изменений. 

Статья размещена на: https://sdo-regional.ru/prof-post/kak-organizovat-sistemu-motivatsii-v-organizatsii