Как не потерять успешного кандидата или зачем компаниям нужен пребординг

С 2016 года устойчивые позиции в числе трендов процесса онбординга (адаптации) новых сотрудников занимает пребординг (преадаптационные мероприятия). Пребординг – комплекс мероприятий по взаимодействию с кандидатом в период, который начинается с момента принятия кандидатом предложения о трудоустройстве и длится до фактического выхода сотрудника на работу. Это период, когда компания находится в очень уязвимом положении: законных рычагов воздействия на кандидата у компании пока нет, соответственно, всегда есть большой риск того, что даже тот кандидат, который на собеседовании активно убеждал вас в том, что работать в вашей компании – мечта всей его жизни, в последний момент откажется от предложения в пользу другой компании или покинет организацию после вводного дня. По сути, пребординг – фаза онбординга, которая начинается на этапе рекрутмента. Основные задачи пребординга – сведение к минимуму рисков потери кандидатов на финишной прямой рекрутмента, а также облегчение процесса входа нового сотрудника в организацию.

Около 22% процентов кандидатов, которые принимают джоб оффер, согласовывают с вами дату и время выхода на работу, вдруг внезапно исчезают с радаров, не отвечают на звонки и письма и не появляются на работе в оговоренные сроки. В итоге мы имеем незакрытую позицию, потерянные впустую дни, недели и денежные средства.  Более того, 4% новых сотрудников уходят после первого дня работы в компании. В первую неделю, согласно исследованию BambooHR, уходит 16, 45% новых сотрудников. Цифры неприятно удивляют, не правда ли?

Зачастую такие показатели связаны с тем, что в первые дни работы сотрудник сталкивается с большим количеством стресса: огромные объёмы новой информации, новые знакомства, задачи, которые сначала кажутся неподъемными и многие другие факторы. В этот период происходит столкновение ожиданий сотрудника и реальности работы в компании. Не стоит забывать и о том, что сейчас на рынок соискателей выходит большее количество представителей поколения Z, которые требуют к себе внимания уже на этапе подбора, и для удержания которых необходимо приложить массу усилий. Пребординг помогает решить все вышеописанные проблемы.

Работа с кандидатами до их выхода в компанию даёт компании ряд преимуществ: эмоциональная привязка кандидата к компании до фактического старта работы, повышение эффективности вводного дня и системы онбординга в целом, предупреждение возможных проблем, которые не всегда получается спрогнозировать по результатам собеседований: ценностная несовместимость, проблемы с коллективом и т.д., укрепление HR-бренда организации, экономия финансовых и временных ресурсов в случае внезапного отказа кандидата.

По результатам исследования компании Tydy до старта работы будущие сотрудники хотят получить следующую информацию:

-роль сотрудника в организации – 81%

-профиль команды – 58%

-политика компании, правила поведения – 47%

-бонусы и бенефиты – 45%

-профиль менеджера – 45%

Рассмотрим основные элементы процесса пребординга, которые удовлетворят ожидания кандидатов и подготовят их к продуктивному онбордингу.

1) E-mail рассылки.

Если выход сотрудника не запланирован в ближайшие 2-3 дня, рекомендуется делать как минимум две рассылки до первого дня работы. Первая рассылка делается в день принятия предложения о работе или на следующий день. Формат рассылки – краткое приветственное письмо. Это может быть несколько предложений о том, как вы рады, что сотрудник принял предложение вашей компании, и что вы с нетерпением ждёт встречи в первый день работы (прописываем в письме оговоренную дату и время выхода).

Вторая рассылка делается за день до выхода сотрудника на работу. По формату это письмо-напоминание, которое подтверждает дату и время выхода сотрудника на работу, точный адрес, контакты человека, с которым необходимо связаться по прибытии. Поставьте себя на место человека, который впервые приходит в ваш офис, какие вопросы у вас возникают? Опишите подробно всю информацию, которая может быть полезна сотруднику в первые минуты прибытия в офис (где можно оставить машину, как найти офис, где оставить одежду, где расположиться и др.)

Такая рассылка обязательна даже если вы проговорили с сотрудником все моменты.

2) Установление контакта с buddy до старта работы.

 Если политика вашей компании предусматривает баддинг, наставничество или менторинг в качестве адаптационных мероприятий, предложите бадди (наставнику, ментору) познакомиться с сотрудником до его фактического выхода. Это может быть также письмо, подписка в любых социальных сетях с сопроводительным приветственным сообщением. Будьте готовы, что у новичка будет много вопросов, но получив на них ответы до начала работы сотрудника вы сэкономите много сил и времени на рабочем месте.

3) Приглашение на обед с будущими коллегами

Вспомните себя в первый день работы: всё как в тумане, новых коллег представили 5 минут назад, а вы уже точно и не помните, как их зовут… а вдруг я им не понравился? а уместно ли будет пошутить? вот бы знать заранее!

Обед - возможность познакомиться и пообщаться с коллегами и руководителем в неформальной обстановке до старта работы. 

4) Соблюдение принципа keep in touch.

Сроки выхода сотрудника после получения оффера разнятся: кому-то необходимо здесь и сейчас, кто-то может предложить вакантную позицию через 2 месяца и больше. Среднее время пребординга составляет от 2-х недель до одного месяца. Чем больше разрыв между приглашением и фактическим выходом сотрудника на работу, тем больше потребность в постоянном контакте.

Политика keep in touch это не про ежедневные назойливые сообщения «как дела?». Это про постепенную подготовку сотрудника к первому рабочему дню и мониторинг серьезности настроя кандидатов. Можно создать специальную новостную рассылку для новичка на темы, которые будут полезны в ходе работы. Это могут быть книги, которые будут полезны к изучению перед стартом работы в компании, информация о проекте, к которому новый сотрудник присоединится. Если новый коллега выходит в период, когда в компании намечается праздник, можно направлять актуальную информацию о мероприятии, подключать к опросам и обсуждениям.

5) Рассылка Welcome Book до старта работы в компании

Хранение информации для новичков только на бумажных носителях уже в прошлом. Практически во всех компаниях, которые используют WB для адаптации новичков, есть электронная версия книги. Зачем дожидаться первого дня работы? Направьте книгу заранее, попросите подготовить список вопросов, которые остались у кандидата после прочтения книги и будьте готовы ответить на них в первый день.

 Преадаптационные мероприятия просты в организации и не требуют больших дополнительных вложений. Список не ограничивается только лишь перечисленными мероприятиями. При изучении практики пребординга зарубежных компаний, можно найти массу интересных и удивительных вариантов: приглашение на ужин с будущими коллегами, направление сотруднику продукции компании ( компания-производитель мороженого направляет успешным кандидатам несколько килограммов пломбира) или даже организация отдыха для кандидатов перед стартом работы!

 Пребординг – это период, когда вы ухаживаете за кандидатом и убеждаете его в том, что ваша компания – лучшее место работы. Чем раньше вы начнёте работу с лояльностью и чувством принадлежности будущего сотрудника, тем быстрее он вольётся в компанию и продемонстрирует высокие результаты работы.