Как не ошибиться в выборе бизнес-ассистента

Подбор бизнес-ассистента требует профессионального подхода, потому что для успешного решения это задачи нужно учесть множество факторов.

Для правильного решения требуется:

1. Определить цели должности.
2. Сформировать обязанности и требования к кандидатам.
3. Определить уровень заработной платы.
4. Сформировать профиль компетенций.
5. Определить EVP.

1. Определить цели должности.

При одном и том же названии вакансии, цели могут существенно отличаться и важно определить их с самого начала.

Варианты целей:

• Функции секретаря, совмещенные с минимальными функциями личного помощника (тревел поддержка, несложные личные поручения (подарки, напоминания о важных датах и т.д.). Это задачи, для которых больше бы подошло название «личный помощник», так как бизнес задач здесь нет, только административные и простые поручения. Но, примерно в 15 процентах случаев, поступают такие запросы с названием должности именно бизнес-ассистент.

• Функционал, сочетающий в себе контроль выполнения поручений руководителями и сотрудниками компании, аналитические и маркетинговые задачи, проектные задачи.

• Функции руководителя секретариата. Когда у руководителя есть несколько секретарей и нужна координационная роль, плюс решение задач, с которыми не удалось справится секретарям, а также задачи по ведению календаря руководителя.

В зависимости от целей, мы определяем список обязанностей и требований к кандидатам.

2. Сформировать обязанности и требования к кандидатам.

Важно, чтобы оба этих списка включали только то, что действительно важно на искомой должности.

Приведу пример описания вакансии:

Обязанности:

• Выполнение бизнес-задач от непосредственного руководителя
• Создание документов (офферы, отчеты и т.д.)
• Создание презентаций совместно с дизайнером
• Сбор аналитической информации по запросу
• Контроль дедлайнов по выполнению задач сотрудниками компании
• Ассистирование руководителю на встречах (фиксация повестки, контроль исполнения достигнутых договоренностей)
• Контроль и фиксация графика отпусков, дней рождений, больничных и отгулов в отчете
  (без кадрового делопроизводства)
• Сбор статусов по задачам и проектам, системный апдейт статусов по проектам
• Публикация анонсов поздравлений, ведение канала внутренних коммуникаций совместно с отделом обучения
• Личные поручения (не более 15% от общего объема задач).

Требования:

• Удаленный опыт работы бизнес-ассистентом или PA от 2 лет
• Экспертность в тайм-менеджменте, безошибочность в работе с документами, высокоразвитые коммуникативные навыки, лояльность непосредственному руководителю
• Опыт работы в CRM
• Опыт разработки документов (офферы, положения, инструкции)
• Опыт создания презентаций, отчетов
• Опыт контроля дедлайнов сотрудников компании
• Гибкость, энергичность и позитивный настрой
• Уровень владения английским языком от С1.

3. Определить уровень заработной платы.

Каждый пункт требований и обязанностей влияет на стоимость кандидата на рынке труда. Например, владение английским языком повышает ожидания кандидатов на 15-20%, опыт в создании маркетинговых материалов – на 5-10% и так далее.

Уровень заработной платы варьируется, при полном рабочем дне, от 100 000 до 300 000 рублей на сегодняшний день. Именно поэтому так важно, верно определить то, что нам действительно нужно, чтобы не переплачивать, и, с другой стороны, предлагать кандидатам, обладающим дорогостоящими навыками, достойный уровень вознаграждения.

Для того, чтобы оценка была верной, нужно проанализировать рынок труда, основываясь на выборке соискателей с релевантными навыками и опытом работы.

4. Сформировать профиль компетенций.

Если для секретаря важна ориентация на процесс (он выполняет много рутинных, повторяющихся задач и не влияет на результат напрямую), то для бизнес-ассистента, ведущего, в том числе, проектную работу, важна ориентация на результат. Кроме того, у этих сотрудников будет разный искомый тип референции: для секретаря он должен быть преимущественно внешним (80/20 или 70/30), а для бизнес-ассистента высокого уровня – смешанным или с некоторым превалированием внутреннего (50/50 или 60/40).

5. Определить EVP.

Ценностное предложение, которое может привлечь релевантных кандидатов и обеспечить достаточный выбор, может включать: гибридный или удаленный формат работы, возможности для развития (обучение, карьерные перспективы), ДМС и так далее. Кроме того, для многих кандидатов важна корпоративная среда и доброжелательные, уважительные отношения в коллективе, а также развитая система наставничества в компании.

Когда вся подготовительная работа выполнена и вы приступили к оценке резюме, необходимо обращать внимание на следующие аспекты:

1. Опыт на аналогичной должности. Для бизнес-ассистента высокого уровня – не менее двух лет.
2. Отсутствие частых смен работы (работа менее года на одном месте) без объективных причин
3. Опыт выполнения задач, необходимых на данной должности
4. Для БА высокого уровня обязательно указание результатов проектов, которые сотрудник курировал с ответственностью за выполнение.

На собеседовании ключевыми для оценки параметрами являются:

1. Способность структурировано рассказывать о своем опыте и отвечать на вопросы
2. Способность устанавливать контакт с собеседником
3. Способность выделять главное при анализе кейсов
4. Стрессоустойчивость.

Выбор бизнес-ассистента – это каждый раз новая задача, потому что необходимо найти человека, работающего в плотной связке с руководителем большую часть времени. От качества работы рекрутера зависит, насколько эффективно БА сможет высвободить время руководителя для решения стратегических задач.

Желаю удачного выбора сотрудника и готова помочь в подборе и в решении любой другой HR-задачи.