Как корректно дать обратную связь кандидату, если он не прошёл отбор?

Отказ от прохождения следующего этапа в процессе подбора — это всегда неприятный момент как для кандидата, так и для рекрутера. Для кандидатов это может быть разочарованием, особенно если они вложили много усилий в подготовку и ожидание результата. Для компании важно не только грамотно передать решение, но и сохранить положительное восприятие бренда работодателя, так как репутация компании играет ключевую роль на рынке труда.

📌 В этой статье мы рассмотрим, как правильно давать обратную связь кандидатам, если они не прошли в следующий этап, и какие шаги предпринять, чтобы сделать этот процесс как можно более деликатным и уважительным.

1. Зачем важна обратная связь и как она влияет на репутацию компании

Дать обратную связь — это не просто обязанность рекрутера, а важный элемент профессиональной культуры компании. Корректная обратная связь помогает не только поддержать репутацию, но и оставляет возможность для дальнейшего взаимодействия с кандидатом. Хорошо оформленный отказ может стать основой для взаимного уважения и оставить открытой дорогу для кандидата, если в будущем откроются другие вакансии, которые ему подойдут.

1.1. Положительное воздействие на репутацию компании

Когда кандидат получает четкую и конструктивную обратную связь, это демонстрирует ему уважение со стороны компании. Даже отказ может быть воспринимаем как положительный опыт, если он был донесён корректно. Это создает лояльность кандидата и может способствовать тому, что он в будущем всё равно захочет работать в вашей компании, если появится подходящая вакансия.

1.2. Возможность для кандидата улучшить свои навыки

Если кандидат получил полезную обратную связь, это позволяет ему оценить свои слабые стороны и работать над улучшением. Это может быть мотивирующим фактором и даже повысить его шансы на успех в будущем.

2. Как правильно подготовить отказ?

Перед тем как сообщить кандидату о том, что он не прошёл в следующий этап, важно тщательно подготовиться и структурировать информацию, которую вы будете ему передавать.

2.1. Подготовьте кандидатуру для отклика

• Прежде чем сообщить отказ, уточните результаты процесса отбора: что именно не подошло кандидату и каковы причины отказа.

• Определите, какой из вариантов отказа будет наиболее подходящим для этого кандидата, и как вы будете подавать эту информацию. Например, может быть отказ из-за неподходящих навыков, необходимости в более подходящем опыте, или, возможно, это просто была неудачная совпадение с командой.

Пример:

«К сожалению, в данный момент мы не можем предложить вам дальнейшее участие в процессе подбора, так как выбрали другого кандидата, который лучше соответствует потребностям проекта по определённым критериям».

📌 Прямота и конкретизация причин помогает кандидату понять, что именно было не так и помогает ему лучше подготовиться к будущим интервью.

2.2. Соблюдайте профессиональный тон

Отказ должен быть подаваем корректно и с профессиональным уважением. Избегайте использования фраз, которые могут быть восприняты как критика личности кандидата.

Что важно сделать:

• Используйте нейтральный, деловой язык.

• Избегайте субъективных формулировок, таких как: «Вы не подходите», «Мы решили, что вы не совсем соответствуете». Лучше сказать: «Мы решили продолжить с кандидатом, который имеет больше опыта в X».

Пример:

«Спасибо за участие в нашем процессе подбора. После внимательного рассмотрения мы приняли решение двигаться вперёд с другим кандидатом, который более соответствует текущим требованиям проекта».

📌 Объективный подход помогает кандидату не воспринимать отказ как личную неудачу, а скорее как естественную часть процесса подбора.

3. Когда и как сообщать отказ кандидату?

3.1. Дайте ответ как можно скорее

Не откладывайте сообщение кандидату, если решение о его отказе уже принято. Чем дольше вы тянете с отказом, тем более неопределённой и неприятной будет ситуация для кандидата.

Что важно сделать:

• Уведомите кандидата как можно быстрее после принятия решения.

• Если решение задерживается, сообщите кандидату, что на данный момент процесс ещё продолжается и он будет оповещён о результате в ближайшее время.

Пример:

«Хотим сообщить вам, что в настоящий момент мы завершили первый этап отбора, и, к сожалению, решили продолжить с другим кандидатом. Спасибо за проявленный интерес к нашей компании».

📌 Быстрая и чёткая обратная связь помогает снизить напряжение и позволяет кандидату перейти к новым возможностям.

3.2. Как сообщить отказ — по телефону или по email?

Отказ по телефону — это более личный подход, который может быть воспринят как более уважительный и профессиональный. Однако для кандидатов, которые по каким-либо причинам не могут принять звонок, будет удобно получить отказ через email.

Что важно сделать:

• Если кандидат принял участие в длительном процессе и вложил много усилий, позвоните, чтобы дать обратную связь.

• Для кандидатов, которые участвовали в краткосрочных отборочных процессах, можно отправить email, но он обязательно должен быть конструктивным.

Пример звонка:

«Здравствуйте, [Имя]. Благодарим вас за участие в нашем процессе подбора. Мы очень ценим ваш интерес, но в этот раз решили продолжить с другим кандидатом. Хотели бы пожелать вам удачи в дальнейших поисках, и будем рады снова пообщаться, если появятся подходящие вакансии».

📌 Телефонное общение может добавить более персонализированный и тёплый оттенок к общению.

4. Как дать конструктивную обратную связь

Если кандидат интересуется, почему именно он не прошёл отбор, важно предложить конструктивную обратную связь, которая поможет ему в дальнейшем.

4.1. Будьте честны, но тактично указывайте на недостатки

Обратная связь должна быть позитивной и конструктивной. Не указывайте на недостатки кандидата прямо, лучше выделите сильные стороны, которые могут быть улучшены.

Что важно сделать:

• Оцените, какие навыки кандидата можно развить, и подскажите, как это можно сделать.

• Если нужно, предложите ресурсы или тренинги, которые помогут ему улучшить свои навыки для следующей возможности.

Пример:

«Мы решили, что на данном этапе нам нужен кандидат с большим опытом работы в [определённой области]. Рекомендуем вам продолжать развивать свои навыки в этой области. Мы уверены, что с вашим опытом и желанием улучшаться, у вас будет много хороших возможностей в будущем.»

📌 Конструктивная обратная связь помогает не только мягко сообщить отказ, но и мотивирует кандидата на дальнейшее развитие.

Заключение

Отказ в процессе отбора — это неизбежная часть рекрутинга, но важно, чтобы он был подан с уважением и профессионализмом. Быстрая и чёткая обратная связь, объективность, конструктивные советы и тактичность помогут вам сохранить хорошие отношения с кандидатами и укрепить репутацию вашей компании как работодателя.

📌 Обратная связь, даже если она касается отказа, может стать ценным инструментом для поддержания доверия и позитивного восприятия вашей компании на рынке труда.