Как контролировать работу сотрудников кроме KPI: новые методы для офисников и удаленщиков

Одна из функций руководителя – контроль. Как контролировать работу сотрудников на удаленной работе – это вопрос особенно остро стоит перед управленцами. Старые методы «вызова в кабинет» точно не работали и нужно было переориентироваться на иной формат. Очень классно себя зарекомендовала история с проведением регулярных встреч с командой в формате он-лайн. Индивидуальные встречи в оф-лайне также претерпели изменение. 

Очень классно себя зарекомендовала история с проведением регулярных встреч с командой в формате он-лайн. Четкий временной регламент он-лайн площадки обязывал к более тщательной подготовке для проведения встреч со стороны всех участников: подготовка общих вопросов на обсуждение, краткая информация об итогах работы подразделения и сотрудников за неделю, планы на предстоящую неделю, важные вопросы, требующие совместных знаний и решений. 

Отсутствие живого общения в офисе сказалось на повышении активности участников в подобных встречах. Сами предлагали идеи о форматах предоставления отчета о проделанной работе, становились активными участниками обсуждения новых идей по текущим процессам. Чувствовалось, что коллеги понимают важность того, что происходит, свой вклад в общее дело и свою ответственность в происходящих событиях. 

Индивидуальные встречи в оф-лайне также претерпели изменение. И здесь для каждого из подчиненных я предложила свой формат на выбор. Кто-то присылал мне итоги своей работы в течении рабочего дня, кто-то выбрал для себя формат он-лайн встреч или звонков. И как мне кажется, здесь также сработала история погруженности сотрудников в процесс, в ситуацию, их знание своего вклада в работу и вовлеченность в процесс не требовала каких-либо дополнительных напоминаний с моей стороны по направлению отчетности. Сотрудники сами делились результатами своей работы. В общем–то мы и сейчас оставили такой подход, несмотря на то, что работаем уже работаем в офисе.   

Мы столкнулись с тем, что сложно обеспечить эффективное использование рабочего времени сотрудникам на «удаленке». Сотрудники легко отвлекаются — вместо того, чтобы выполнять рабочие задачи, они проверяют почту, делают покупки в Интернете или постят в соц.сетях. 

Как контролировать? Самый очевидный показатель, — это время, которое сотрудник проводит за компьютером. Его можно легко измерить по тому, например, когда он регистрируется в сети и выходит из нее. На рынке имеется множество специализированных решений для отслеживания рабочего времени. Кроме того, такие инструменты встроены во многие пакеты для управления проектами.

Отслеживание рабочего графика удалённого сотрудника — непростая задача сама по себе. Различные программные обеспечения и другие подобные решения устанавливается на пользовательские компьютеры, и позволяет компаниям контролировать действия удаленных сотрудников. Большинство программ отслеживает нажатия клавиш, электронную почту, передачу файлов, используемые приложения и время, затрачиваемое сотрудником на выполнение каждой задачи. Многие способны периодически делать снимки экрана, чтобы менеджеры могли посмотреть, чем занят сотрудник.

Согласитесь со мной, что достижение баланса между мониторингом производительности сотрудников и их автономией — трудная задача. Но без доверия невозможно ожидать от сотрудников эффективной работы.

Поэтому отчёты о времени и действиях сотрудников — ненадёжный источник информации о том, насколько эффективно они работают. Один человек может просидеть за компьютером весь рабочий день и ничего ни сделать, другой же справиться с задачей за пару часов. Учет рабочего времени имеет смысл при почасовой оплате. Вознаграждение же за результат заставляет сотрудников сфокусироваться на выполнении большего количество задач за минимальное время.

Одним из рабочих инструментов взаимодействия и контроля выполненных задач мы на производстве выбрали CRM, где замечательным образом можно не только создавать и планировать встречи, вести календарь, но и заводить задачи для коллег со сроками, комментариями, участниками и т.п. Это ресурс стал хорошим подспорьем в работе над проектом «Наставничество/Корпоративный университет производства». 

По ходу реализации проекта вносила в электронный продукт все принятые решения и фиксировала в нем сроки обязательств, которые брали на себя участники проекта – руководители и специалисты подразделений. Программа в нужный момент давала напоминание о необходимости выполнения той или иной задачи, а ответственному сотруднику оставалось лишь выполнить в срок то, что он наметил.  

Мне же оставалось только проконтролировать выполнение задачи. Тоже происходило и с основными отчетными сроками подразделения. Все они вносились в календарь исполнителя и руководителя, обозначается период напоминания и период отчета. 

В текущем моменте мы продолжаем использовать данный инструмент и как кажется, многим коллегам сотрудникам нравится эта система. Нравится прежде всего тем, что есть регулярное «касание»  к работе над тем или иным процессом, целевым показателем и это позволяет вовремя понять где и как нужно подкорректировать процесс, чтобы обеспечить выполнение задачи четко в установленный срок и с высоким качеством.