Как делегировать задачи? Советы для руководителей

Делегирование задач - важный инструмент для эффективного управления. Если вы планируете расширяться - без него не обойтись, вы не сможете вечно тащить все на себе. В этой статье мы с вами рассмотрим когда, кому и как стоит делегировать, как правильно ставить перед сотрудником цели и давать обратную связь, а также ошибки, которых стоит избегать.

Понимание искусства делегирования

Делегирование - передача части задач вашим подчиненным

Зачем руководителям важно делегировать задачи? В первую очередь для освобождения собственного времени для более приоритетных задач и повышения собственной эффективности. Но есть и вторая важная причина - развитие самостоятельной и независимой команды. С делегированием части задач на плечи исполнителя ложится и часть ответственности за их результат.

Когда стоит делегировать?

Все просто - когда вы чувствуете, что вы выгорели и перегружены.

Признаки перегрузки:

1. Вы просыпаетесь уже уставшим

2. Вы замечаете за собой вспышки раздражения на окружающих.

3. Вам сложно сконцентрироваться

4. Вы не помните когда последний раз нормально отдыхали, не думая о работе

С выгоранием разобрались, теперь стоит разобраться какие задачи подходят для делегирования, а какие – нет. Ведь не всё можно спихнуть на своих подчиненных.

Сначала разделите ваши задачи на операционные (работают на поддержание работы бизнеса) и стратегические (работают на развитие и расширение бизнеса). И делегируйте первое. То, что уже отлажено и это надо просто нормально воспроизводить: заполнение документации, отчетов, коммуникация с подрядчиками, контроль выполнения работ линейным персоналом. Все это можно и нужно делегировать доверенному лицу или лицам, которые будут нести ответственность.

Выбор подходящего человека для делегирования

Теперь разберемся кого стоит выбрать для наших целей. Можно взять во внимание интересы и карьерные целей членов команды. Посмотрите на свою команду и оцените их навыки и компетенции: кто более ответственный, исполнительный, структурированный и имеет лидерские качества?

Не стоит недооценивать отзывы и мнения сотрудников при выборе исполнителя задач - эти люди работают друг с другом каждый день и видели как кто себя проявляет. К тому же им потом работать под началом этого человека, хорошо бы чтобы его авторитет был органическим.

Четкое определение задач

Теперь когда вы назначили лицо, которому можно делегировать часть ваших задач - перед ним надо правильно поставить цели. Задачи и ожидания от работы должны быть четко оговорены и прописаны, цели должны быть конкретными, а сроки адекватными. Для постановки цели рекомендую использовать систему SMART.

Имейте ввиду, что человек, только вступивший в роль операционного менеджера, может еще не ориентироваться во всех тонкостях вашей работы так хорошо как вы, поэтому не ожидайте от него сверхрезультатов ни по срокам ни по исполнению.

Коммуникация и поддержка

После того как вы ввели человека в новую должность важно открыто говорить на эту тему с командой. Это их вчерашний коллега, который теперь с одной стороны может их контролировать, а с другой несет за них ответственность. Социальные роли поменялись и не все к этому могут быстро привыкнуть.

Нужно поддерживать сотрудника, который берет на себя новые задачи и помогает с делегированием.

Проводите регулярные проверки в адаптационный период (3-6 месяцев) и собирайте обратную связь с линейных сотрудников. В связи с новыми полномочиями некоторые сотрудники могут начать злоупотреблять своим положением, а такого нельзя допускать.

Держите баланс между контролем и автономией - человек должен без вашей указки делать все необходимые задачи, но при этом отчитываться перед вами о проделанной работе и работе других сотрудников.

Используйте электронные инструменты для мониторинга, чтобы отслеживать работу вашей команды не погружаясь в микроменеджмент.

Ошибки, которых следует избегать

Наиболее распространенные ошибки при делегировании:

1. Недостаточная четкость в формулировках

Это обычно бывает, когда руководитель думает, что все и так понятно, но это искажение. Нет, ваш сотрудник не поймет, он только вчера вступил в новую для себя должность и ему нужно время.

Расписывайте все подробно и только по SMART

2. Отсутствие контроля

Если вы решили передать ответственность за операционные задачи и забыть об этом навсегда, то спешу вас расстроить - контролировать придется. Хотя бы первое время. Даже если вы 100% доверяете человеку и он того правда заслуживает - человеческий фактор никто не отменял, все могут ошибаться.

3. Гиперконтроль

Обратная сторона той же медали. Если вы будете контролировать каждый шаг вашего ответственного лица - то вы зря передавали свои задачи этому лицу. Цель делегирования расслабить вас и разгрузить от дел, поэтому позвольте части ответственности спадать с ваших плечей.

Заключение

Каковы выводы? Делегирование очень важно для успешного управления и развития команды. Надеюсь, после этой статьи вы задумались о том как делегировать часть своих полномочий. Попробуйте внедрить принципы делегирования в повседневную практику и расскажите в комментариях о своем опыте делегирования. Как вы распределяете нагрузку и какие задачи оставляете помощникам?